Softwarelösung für Seminare

Passendes Bildungsmanagement

| Autor / Redakteur: Jens Gieseler / Susanne Ehneß

Erwartungen übertroffen

Das KIVBF-Team managt Veranstaltungen mit jährlich 13.000 Teilnehmern: Ursula Höfflin, Maria Blaeß, Verena Böckle, Sabine Prenißl, Bettina Munz (v. l.)
Das KIVBF-Team managt Veranstaltungen mit jährlich 13.000 Teilnehmern: Ursula Höfflin, Maria Blaeß, Verena Böckle, Sabine Prenißl, Bettina Munz (v. l.) (Bild: KIVBF)

Ihre Erwartungen an die Arbeit mit der neuen Software sind nach einem Jahr weit übertroffen. Blaeß: „Alle ­Infos zu den Seminaren können wir flexibel eingeben und online veröffentlichen“. Zudem können sich ­Kunden direkt online anmelden. „Die Daten werden von uns einfach per Knopfdruck übernommen.“ Früher kamen Kursbuchungen per Mail oder Papier rein und mussten in zeitraubender Arbeit händisch erfasst werden. Die direkte Datenübernahme ist nicht nur schneller, sie verhindert zudem Erfassungsfehler oder Doppelanmeldungen.

Die gewonnene Zeit nutzt das Team, um weitere kundenspezifische Seminare auf die Beine zu stellen. Dabei unterstützt die Benutzerverwaltung des Programms, das eine benutzergruppenbezogene Daten- und Veranstaltungssicht ermöglicht. So werden nun etwa speziell auf Bürgermeister zugeschnittene Veranstaltungen angeboten. „Wir benachrichtigen sie gezielt per Mail. Über einen Link gelangen sie direkt auf das Angebot im Onlineportal und können hier problemlos buchen“, erklärt ­Blaeß. Andere Kunden sehen diese speziellen Veranstaltungen erst gar nicht. Das Verfahren wird so individueller und kundenfreundlicher.

Online informieren

Ein weiteres Plus: Die Kunden ­können sich online über die Anmeldezahlen informieren. Sagt ein Teilnehmer kurzfristig ab, rücken andere Interessierte automatisch nach. Bei Bedarf können außerdem Zusatzseminare angeboten werden. Auch den 225 Dozenten, die für die KIVBF im Einsatz sind, erleichtert dies ihre Planung.

Zunächst wurden nur externe ­Seminare über Easysoft umgesetzt. „Seit Oktober nutzen wir das Online-Portal zudem für Mitarbeiterveranstaltungen“, erzählt Blaeß. Besonders interessant für die interne Personalentwicklung seien die Programmfunktionen des automatischen Berichtwesens, das Auswertungen zu Auslastung, Teilnehmern oder kurzfristigen Absagen bietet. „Unser ­Personalmanagement kann so seine Angebote sehr viel genauer planen und weiterentwickeln.“

Mittelfristig könnte die KIVBF zudem einen weiteren Programmbaustein einsetzen, den Easysoft speziell für die individuelle Personalentwicklung in Unternehmen entwickelt hat. „Unser Kompetenz-Modul bietet beispielsweise eine genaue Übersicht darüber, ob Mitarbeiter notwendige Schulungen bereits durchgeführt haben. Damit lässt sich auch planen, welche Maßnahmen im ­Sinne einer zielgerichteten individuellen Personalentwicklung für den einzelnen Mitarbeiter jetzt sinnvoll sind“, erläutert Nau.

Für Blaeß steht fest: „Wir haben einen großen Schritt nach vorn ­gemacht.“ 850 Seminare mit 13.000 Teilnehmern werden derzeit mit ­Easysoft umgesetzt.

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