Softwarelösung für Seminare Passendes Bildungsmanagement

Autor / Redakteur: Jens Gieseler / Susanne Ehneß

Der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) hat auf eine neue Veranstaltungs- und Seminarsoftware umgestellt. „Wir sind kundenfreundlicher und effektiver geworden“, urteilt Maria Blaeß, die seitens der KIVBF maßgeblich an der Einführung beteiligt war. Bisher wurden bereits 13.000 Teilnehmer mit der neuen Software betreut.

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Die KIVBF schult ihre Kunden in Standard- und Individualseminaren
Die KIVBF schult ihre Kunden in Standard- und Individualseminaren
(Bild: © pressmaster - Fotolia)

Die KIVBF bietet ihren 539 Mitgliedern aus Städten, Gemeinden, Landkreisen und sonstigen Körperschaften des öffentlichen Rechts IT-Fachlösungen auf höchstem Niveau. Dazu zählen Lösungen und Dienstleistungen etwa in den Bereichen Bürgerservice, Finanzverwaltung oder EDV.

Geschult werden die Kunden ­hierfür in Standard- und Individualseminaren. „In den vergangenen zehn Jahren haben wir die Teilnehmerzahl auf heute 13.000 glatt verdoppelt“, sagt die gelernte Bürokauffrau Maria Blaeß, die zum fünfköpfigen Team des KIVBF-Veranstaltungsmanagements gehört.

Grenze erreicht

Bis 2012 plante das KIVBF-Team seine Veranstaltungen mit einem SAP-Programm, das nur für interne Veranstaltungen konzipiert worden war. Damit stießen Blaeß und ihre Kolleginnen, die das Aus- und Fortbildungsangebot der KIVBF an vier Standorten betreuen, an ihre Grenzen. „Wir mussten unsere Arbeitsweise nach der Software richten“, so die Heidelbergerin. Beispielsweise liefen eMails an Kollegen parallel, Anmeldeformulare konnten nicht schnell genug angepasst werden.

„Wegen der massiv gestiegenen Teilnehmerzahlen mussten wir eine neue Lösung finden“, erzählt Blaeß. „Uns war wichtig, dass die neue Veranstaltungsmanagement-Software sowohl die gesamte Kommunikation als auch die nötigen Interaktionen im Unternehmen und an unseren Standorten unterstützt und voranbringt.“

Weiterbildung zahlt sich aus

Nach Prüfung verschiedener Angebote entschied sich der Verband für Easysoft. Der IT-Entwickler aus dem schwäbischen St. Johann ent­wickelt seit 20 Jahren Programme für Seminarmanagement und Personalentwicklung. „Aus- und Fortbildung sowie eine gezielte Personalentwicklung sind ein Megathema“, weiß ­Geschäftsführer Andreas Nau. Die Innovationsspirale drehe sich immer schneller, gleichzeitig werde es schwerer, geeignete Fachkräfte zu finden. Deshalb werden die eigenen Mitarbeiter als hauseigener Talente-Pool immer bedeutender. „Wer am Ball bleiben will, muss gezielt und strategisch in die Weiterqualifizierung seiner Mitarbeiter investieren“, so Nau.

Im vierten Quartal 2012 wurde die Software installiert und an die Bedürfnisse des Zweckverbandes an­gepasst. Nach wenigen Wochen im Parallelbetrieb wechselte die KIVBF komplett auf Easysoft. Seit Februar 2013 setzen ihre Mitarbeiter alle Veranstaltungen über das Managementsystem um.

Kurze Zeit später ging zudem das Modul „Online-Anmeldeportal“ an den Start. Damit kann jetzt das Veranstaltungsteam den kompletten Schriftverkehr, wie zum Beispiel Empfangs- und Anmeldebestätigungen oder Teilnehmerzertifikate, ohne einen Medienbruch erstellen. Die Arbeitsabläufe sind stark vereinfacht und optimiert.

Erwartungen übertroffen

Das KIVBF-Team managt Veranstaltungen mit jährlich 13.000 Teilnehmern: Ursula Höfflin, Maria Blaeß, Verena Böckle, Sabine Prenißl, Bettina Munz (v. l.)
Das KIVBF-Team managt Veranstaltungen mit jährlich 13.000 Teilnehmern: Ursula Höfflin, Maria Blaeß, Verena Böckle, Sabine Prenißl, Bettina Munz (v. l.)
(Bild: KIVBF)

Ihre Erwartungen an die Arbeit mit der neuen Software sind nach einem Jahr weit übertroffen. Blaeß: „Alle ­Infos zu den Seminaren können wir flexibel eingeben und online veröffentlichen“. Zudem können sich ­Kunden direkt online anmelden. „Die Daten werden von uns einfach per Knopfdruck übernommen.“ Früher kamen Kursbuchungen per Mail oder Papier rein und mussten in zeitraubender Arbeit händisch erfasst werden. Die direkte Datenübernahme ist nicht nur schneller, sie verhindert zudem Erfassungsfehler oder Doppelanmeldungen.

Die gewonnene Zeit nutzt das Team, um weitere kundenspezifische Seminare auf die Beine zu stellen. Dabei unterstützt die Benutzerverwaltung des Programms, das eine benutzergruppenbezogene Daten- und Veranstaltungssicht ermöglicht. So werden nun etwa speziell auf Bürgermeister zugeschnittene Veranstaltungen angeboten. „Wir benachrichtigen sie gezielt per Mail. Über einen Link gelangen sie direkt auf das Angebot im Onlineportal und können hier problemlos buchen“, erklärt ­Blaeß. Andere Kunden sehen diese speziellen Veranstaltungen erst gar nicht. Das Verfahren wird so individueller und kundenfreundlicher.

Online informieren

Ein weiteres Plus: Die Kunden ­können sich online über die Anmeldezahlen informieren. Sagt ein Teilnehmer kurzfristig ab, rücken andere Interessierte automatisch nach. Bei Bedarf können außerdem Zusatzseminare angeboten werden. Auch den 225 Dozenten, die für die KIVBF im Einsatz sind, erleichtert dies ihre Planung.

Zunächst wurden nur externe ­Seminare über Easysoft umgesetzt. „Seit Oktober nutzen wir das Online-Portal zudem für Mitarbeiterveranstaltungen“, erzählt Blaeß. Besonders interessant für die interne Personalentwicklung seien die Programmfunktionen des automatischen Berichtwesens, das Auswertungen zu Auslastung, Teilnehmern oder kurzfristigen Absagen bietet. „Unser ­Personalmanagement kann so seine Angebote sehr viel genauer planen und weiterentwickeln.“

Mittelfristig könnte die KIVBF zudem einen weiteren Programmbaustein einsetzen, den Easysoft speziell für die individuelle Personalentwicklung in Unternehmen entwickelt hat. „Unser Kompetenz-Modul bietet beispielsweise eine genaue Übersicht darüber, ob Mitarbeiter notwendige Schulungen bereits durchgeführt haben. Damit lässt sich auch planen, welche Maßnahmen im ­Sinne einer zielgerichteten individuellen Personalentwicklung für den einzelnen Mitarbeiter jetzt sinnvoll sind“, erläutert Nau.

Für Blaeß steht fest: „Wir haben einen großen Schritt nach vorn ­gemacht.“ 850 Seminare mit 13.000 Teilnehmern werden derzeit mit ­Easysoft umgesetzt.

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