Am Anfang steht der Scanner

Papierlos in Zürich

07.08.2008 | Autor / Redakteur: Dr. Richard Cop / Gerald Viola

Das größte kommunale Steueramt der Schweiz im Züricher Steueramt verarbeitet jährlich die Steuererklärungen von über 220.000 steuerpflichtigen natürlichen Personen. Früher bestimmte das Papier die Arbeit: Die Weiterreichung der Steuerakte regelte den Arbeits- und Informationsfluss. Das ist Vergangenheit.

Denn dieses Verfahren bedingte lange Transport- und Verfahrenswege und eine Akte wurde zwangsläufig mehrmals in die Hand genommen. Zu den größten Kostenfaktoren in der Bearbeitung zählten die Dauer der Bearbeitung, die Qualität der Informationen und deren Verfügbarkeit. Zu Fragen wie „Wer bearbeitet welche Steuererklärung?“, „Wie viele unverarbeitete Steuererklärungen sind noch vorhanden?“ oder „Wann, wo und wie wird was verarbeitet?“ waren nur mit hohem Aufwand Antworten zu finden.

Das ehrgeizige Ziel der Projektarbeiten bestand darin, künftig jede Steuererklärung nur noch einmal in die Hand zu nehmen, nämlich beim Posteingang und die Arbeiten nach Menge und Qualität neu zu verteilen, um das Personal kosteneffizient einsetzen zu können. Mit dem Projekt TIM „Total Image Management“ wurde im Posteingang ein Bestandteil der Prozesskette automatisiert: Die Gewinnung der Angaben der Steuerpflichtigen aus den Steuererklärungen und die Überführung der papiergestützten Steuererklärung in eine elektronische Akte. Damit wurde die Basis geschaffen, um die nachgelagerten Prozesse hochgradig zu automatisieren.

Täglich bis zu 300.000 Seiten

Das Steueramt der Stadt Zürich erneuerte die gesamte Verarbeitungskette über mehrere Phasen. In einer ersten Etappe wurden ausgewählte Kenndaten der Steuererklärungen beim Posteingang durch Datenerfassungskräfte manuell in die bestehende Steuerveranlagungslösung übertragen. Dies entlastete die Steuerfachpersonen, indem sie sich auf die Beurteilung dieser Kennziffern konzentrieren konnten und die zusätzlichen Angaben der weiterhin in Papierform weitergeleiteten Steuererklärungen nur noch bei Bedarf sichteten. Im Jahr 2000 erprobte das Amt das Scanning von Steuererklärungen sowie das Auslesen der Angaben der Steuerpflichtigen (Selbstdeklarationsdaten). Der Test zeigte allerdings, dass die Layouts der Original-Steuererklärungen sowie der PC-Hilfsprogramme (PrivateTax etc.) für eine Formular- und Schrifterkennung nicht geeignet waren. Erst durch die jährlichen Layout-Verbesserungen der kantonalen Steuerformulare wurde eine gute Trefferquote erreicht.

2004 wurde schließlich das Projekt TIM mit Interact Consulting gestartet. In der letzten Phase der Prozessumgestaltung führte die Stadt Zürich mit dem Projekt TAXI eine neue Kernlösung in der Steuerveranlagung ein, welche die mit CaptureTax gelesenen Angaben der Steuerpflichtigen direkt weiterverarbeitet. Anfangs 2007 wurde das gesamte Projekt für die Produktion freigegeben und die Prozessumgestaltung erfolgreich abgeschlossen.

Bei der Auswahl der geeigneten Lösung und Unternehmen legte das Steueramt großen Wert auf die Sicherheit einer erprobten Standardlösung und die Erfahrung des Anbieters. Gleichzeitig muss eine hohe Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit der Lösung gewährleistet sein: An Spitzentagen werden über 300.000 Seiten gescannt – in Farbe und schwarz-weiß.

Flexibilität bei der Abbildung der Bedürfnisse des Steueramtes ist ein entscheidender Erfolgsfaktor, denn bei der hohen Verarbeitungsmenge zählt jede Sekunde Einsparung in den Verarbeitungsschritten.

Die Stadt Zürich entschied sich deshalb für CaptureTax der Interact Consulting. Mit der Einführung der Scan- und Erfassungslösung CaptureTax legte das Steueramt der Stadt Zürich die Basis für die schnellere und effizientere Verarbeitung aller Steuererklärungen.

 

INTERACT CONSULTING

 

STEUERAMT DER STADT ZÜRICH

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