Onlinezugangsgesetz

OZG-Umsetzung als Bund-Länder-Kommunen-Erfolgsstory?

| Autor / Redakteur: Helmut Lämmermeier* / Susanne Ehneß

„Deutschland hat mit dem OZG eine sehr gute Ausgangsposition für die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung geschaffen“
„Deutschland hat mit dem OZG eine sehr gute Ausgangsposition für die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung geschaffen“ (© stokkete - stock.adobe.com)

Deutschland hat mit dem OZG ein Gesetz verabschiedet, das den Bund, die Länder und die Kommunen gleichermaßen verpflichtet, die Umsetzung von digitalen Leistungen voranzubringen. Ein Schritt in die richtige Richtung, meint Helmut Lämmermeier von msg.

Gemäß OZG (Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu ­Verwaltungsleistungen) sind Bund und Länder in Zukunft dazu verpflichtet, ihre Leistungen auch elektronisch über Online-Portale anzubieten. Zur Umsetzung dieses Vorhabens wurden 575 Verwaltungsleistungen definiert, die online angeboten werden sollen. Diese Leistungen wurden im Anschluss nach Themen gegliedert, und die Verantwortung zur Umsetzung wurde auf den Bund und die Länder aufgeteilt.

Digitalisierungslabore

Zur Förderung der Zusammen­arbeit zwischen den Akteuren hat das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) zudem 14 sogenannte Digitalisierungslabore gegründet. In den Laboren bearbeiten die Teilnehmer aus Bund, Ländern und Kommunen unter anderem Themen wie Bildung, Mobilität, Wirtschaft und Familie. Sie schauen sich die einzelnen Themenfelder genauer an und identifizieren besondere Herausforderungen. So können zum Beispiel Gesetzesänderungen notwendig sein, um hinderliche Erfordernisse abzulösen. Die Digitalisierungslabore finden bei den beteiligten Parteien bisher hohen Anklang, und die Zusammenarbeit findet konkret statt und wird als fruchtbar bewertet.

Der Gedanke „Wir teilen die Arbeit auf, und jeder profitiert vom Ergebnis des anderen“ ist ein großer Schritt nach vorne. In Bremen hat eines der ersten Digitalisierungslabore beispielsweise diesen Weg beschritten und den digitalen Elterngeldantrag (ELFE1) und eine hierfür erforderliche App schon so weit vorangetrieben, dass sie Ende 2019 live gehen soll.

FIM-Baukasten

Eine Grundlage für die Arbeit in den Digitalisierungslaboren und den Behörden bildet der sogenannte FIM-Baukasten. FIM steht für „Föderales Informationsmanagement“ und gliedert sich in die Bausteine Leistungen, Prozesse und Daten. Damit wird erstmalig eine einheitliche Methode zur Beschreibung und Modellierung digitaler Verfahren verwendet. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern sichert auch eine einheitliche Informationsbasis. (Mehr Infos zum föderalen Informationsmanagement (FIM) gibt es auf dem entsprechenden Portal.)

Hinter der Portalfassade

Wer aber denkt, dass alle Hausaufgaben gemacht sind und die Umsetzung des OZG auf einem abschließenden Weg ist, liegt falsch. Nicht im Fokus stehen nämlich bisher die Einrichtung ausnahmslos digitaler Prozesse über die Verwaltungsorgane hinweg und die Anbindung an die jeweiligen Fachverfahren. Es lohnt sich, diesen Punkt in einem praktischen Vergleich anzusehen: Kauft jemand ein Produkt bei einem großen ­Online-Händler, kann er die Ware online auswählen, sie mit anderen Produkten vergleichen und seine Bestellung online aufgeben. Es erfolgt automatisch eine hinter der abgesandten Bestellung liegende Auslieferung mit Kommissionierung, Lagerbestandsverwaltung, Rechnungsstellung, Beauftragung des Dienstleisters für den Versand, Verbuchung des Verkaufs etc.

Betrachtet man dagegen die aktuellen Bemühungen im Rahmen des OZG – ohne diese zu schmälern – fällt auf, dass Angebote online wahrgenommen werden und beispielsweise „Bestelldaten“ eingegeben oder auch Gebühren online bezahlt werden können. Die Prozessabläufe hinter den Fassaden der Online-Portale finden bisher aber kaum Beachtung. Das ist ein Versäumnis, denn die online eingegebenen Daten bieten sich geradezu an, sie automatisiert weiterzuverarbeiten. Um dies zu erreichen, ist eine über alle Leistungen und Prozesse hinweg tragfähige IT-Architektur notwendig. Gegenwärtig jedoch lassen sich noch ­große Unterschiede zwischen Bund, Ländern und Kommunen beobachten.

Zusätzlich müssen verschiedenste Fachverfahren an- und eingebunden werden. Deren Aufgaben und Funktionen sind in der Regel nicht in allen Bundesländern identisch, geschweige denn technisch gleich aufgebaut. Viele Entscheidungen im Prozessverlauf werden nach wie vor durch Sachbearbeiter getroffen. Ein Teil arbeitet ausschließlich mit Fachverfahren, andere ­haben ein Vorgangsbearbeitungssystem, das Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems (DMS/eAkte) ist. Eine Idee wäre die Einführung eines Workflowsystems, das die im FIM modellierten Prozesse importieren und ausführen kann. Denn das Modellieren der Prozesse heißt nicht, dass sie auch implementiert werden.

Facharchitektur-­Digitalisierungslabor

Neben den Digitalisierungslaboren für Fachprozesse sollte ein zusätzliches Digitalisierungslabor für die verwaltungsinterne Facharchitektur eingerichtet werden. So ließen sich fachliche Anforderungen sinnvoll bündeln und in einer Facharchitektur abbilden. Dazu zählen zum Beispiel Komponenten wie das Portal, Benutzerkonten, Workflows, die eAkte, Fachverfahren und ePayment-Methoden. Eine durchgängige Facharchitektur würde ebenfalls Behördenübergänge und damit verbundene Zuständigkeitswechsel berücksichtigen. Anstelle „einer“ Facharchitektur für „alle“ würden in agiler Vorgehensweise die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Facharchitekturen überprüft.

Mit diesen Ergebnissen könnten die Behörden weiterarbeiten und in einer ebenso agilen Weise den technischen Durchstich umsetzen. Dabei muss der Prozessablauf nicht auf Anhieb perfekt sein – aber es ist ein Anfang, auf dem aufgebaut werden kann.

Und darüber hinaus?

Nicht zu vernachlässigen sind zudem Innovationen. Warum sollten die Möglichkeiten, die Künstliche Intelligenz, Machine Learning und Co. bieten, nicht auch genutzt und in Digitalisierungslaboren und Denkfabriken getestet werden? Auch organisatorische Veränderungen in Behörden, eine der ­größten Herausforderungen, gilt es, in den Denkfabriken zu berücksichtigen.

Die Empfehlungen einer Denk­fabrik könnte jede Behörde für sich evaluieren und bei Bedarf übernehmen oder nach individuellen Anforderungen adaptieren. Der ­Digitalisierungsgedanke sollte aber auf keinen Fall an der Behördentür enden. Digitalisierung bedeutet, bestehende Prozesse in eine digitale Welt zu übersetzen, sie sinnvoll anzupassen und zu verändern. Nur dann kann das Potenzial der Digitalisierung vollständig genutzt werden.

Der Autor: Helmut Lämmermeier
Der Autor: Helmut Lämmermeier (© msg)

Fazit

Deutschland hat mit dem OZG eine sehr gute Ausgangsposition für die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung geschaffen. Digitalisierungslabore fördern die behördenübergreifende Zusammenarbeit und leisten somit einen wertvollen Beitrag. Das OZG wird aber nur dann erfolgreich sein, wenn auch die behörden internen und behördenübergreifenden Prozesse digitalisiert und automatisiert werden. Zusätzliche Digitalisierungslabore oder Denkfabriken sind für die Entwicklung von tragfähigen Facharchitekturen, Prozessorganisationen und Innovationen nicht nur sinnvoll, sondern essentiell. So kann das OZG den entscheidenden Impuls für einen nachhaltigen Fortschritt bei der Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung geben. Das erfordert gemeinsamen Mut und Willen zur Veränderung – bei Bund, Ländern und Kommunen.

*Der Autor: Helmut Lämmermeier ist Bereichsleiter im Geschäftsbereich Public Sector bei msg.

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