Kommentar zum Onlinezugangsverbesserungsgesetz

OZG – das Rennen ist eröffnet

| Autor / Redakteur: Klaus Wanner* / Susanne Ehneß

Tipp 1: Keine Provisorien, sondern moderne Benutzeroberflächen

Der zentrale Zugang über ein virtuelles Portal ist nur der erste Schritt. Letztlich müssen die dahinterliegenden Online-Prozesse modernen Anforderungen zur Benutzerführung und Medienbruchfreiheit gerecht werden. Gerade weil Verwaltungsleistungen nicht jeden Tag genutzt werden, muss die Bedienung einfach und das Nutzererlebnis überzeugend sein.

Einfach bestehende Formulare als PDF anzubieten, wird den berechtigten Erwartungen der Nutzer nicht gerecht. Längst gibt es Technologien (wie unser Produkt cit intelliForm), die die weitgehend automatisierte Umwandlung von Formularen in moderne Assistenten ermöglichen.

Intelligente Formularassistenten fragen nur die Informationen ab, die tatsächlich notwendig sind, leiten die Nutzer intuitiv durch den Ausfüllprozess, lassen Prozesse durch die Einbindung von eID und ePayment medienbruchfrei abschließen und unterstützen sämtliche Browser sowie mobile Endgeräte.

Der Erfolg unserer Kunden zeigt, dass mit einer guten Benutzerführung und medienbruchfreien Abwicklung auch die Fallzahlen für die Online-Verfahren rasant steigen. So zahlen sich die erforderlichen Investitionen schnell aus.

Tipp 2: Keinen Wildwuchs zulassen, sondern eine zentrale Plattform nutzen

Jede Verwaltung muss intern im Kleinen eine eigenständige Form der Digitalisierung schaffen. Nach den gleichen Prinzipien, die auch das OZG vorsieht: Vereinheitlichung, Zentralisierung, Transparenz. Statt diverse Insellösungen irgendwie zusammenzuflicken, sollten Verwaltungen bewusst auf eine zentrale eGovernment-Plattform setzen, die als Bürger-Front-End für beliebige Fachverfahren dienen kann und ein einheitliches Antrags- und Fallmanagement mitbringt.

Moderne Plattformen funktionieren wie der sprichwörtliche Lego-Baukasten und bringen zahlreiche Integrationen und Funktionen bereits mit. Mit jedem Projekt, das die Verwaltung umsetzt, wird die eigene eGovernment-Plattform leistungsstärker. Durch Synergien werden Kosten und Umsetzungszeiten minimiert.

Natürlich können sich auch mehrere Verwaltungen in einem geeigneten Verbund für eine Plattform entscheiden und diese gemeinsam umsetzen.

Tipp 3: Nicht auf den Bund warten, sondern jetzt im eigenen Hause beginnen

Der gesteckte Zeitrahmen ist durchaus ambitioniert, aber machbar. Erfolgreiche Beispiele wie die Stadtverwaltungen von Hamburg, Nürnberg und Erfurt zeigen, dass mit einer konsequenten Strategie und einer leistungsstarken eGovernment-Plattform auch in kürzeren Zeiträumen viel erreicht werden kann.

Ohne Frage ist das Vorhaben, ein virtuelles Portal über alle Verwaltungen hinweg zu schaffen, ein Großprojekt mit vielen Schwierigkeiten und dem üblichen Potenzial für Verzögerungen. Finale und definitive Vorgaben seitens des Bundes werden vermutlich noch auf sich warten lassen. Dennoch wäre es komplett falsch, zunächst die Hände in den Schoß zu legen und auf den Bund zu warten.

Nach unserer Erfahrung stecken mehr als 90 Prozent des Aufwandes in der Vereinheitlichung, Öffnung und benutzerfreundlichen Gestaltung der Fachverfahren sowie in einem übergreifenden, einheitlichen Antrags- und Fallmanagement.

Die entstehenden Lösungen lassen sich anschließend leicht über später vom Bund zu definierende Schnittstellen in das virtuelle Portal einpassen. Der bundesweit einheitliche Zugang über den virtuellen Portalverbund ist quasi nur das Sahnehäubchen auf dem fertigen eGovernment-Konzept.

OZG – wie geht es weiter?

Der Gesetzentwurf zum OZG und die ebenso auf den Weg gebrachte Grundgesetzänderung gehen nun zunächst zur Beratung in den Bundestag und Bundesrat. Es ist also noch unklar, wo im Detail die Grenzen der Zentralisierung und Vereinheitlichung im föderalen Gefüge letztlich liegen werden.

Klar ist jedoch, dass das OZG ein wichtiger Katalysator für die weitere Digitalisierung der Verwaltung ist. Es gibt Anreize und Impulse, es schafft Öffentlichkeit und Transparenz, aber nimmt den einzelnen Verwaltungen weder die Arbeit noch die Verantwortung ab.

Der Autor: Klaus Wanner
Der Autor: Klaus Wanner (© Yves Noir)

Jetzt ist die Zeit für die Verantwortlichen in den Verwaltungen, gut strukturiert, nachhaltig und mit Ausdauer zu handeln. Wer jetzt nicht aktiv eine eGovernment-Strategie und -Plattform umsetzt, hat für die Zukunft schon verloren – und dies völlig zu Recht, riskiert er doch die Zukunftsfähigkeit seiner Organisation. Im Umkehrschluss gilt, wer überlegt und konsequent die Digitalisierung vorantreibt, senkt die Kosten, schafft neue Freiräume und wird als Gewinner aus diesem Wettlauf hervorgehen. 2022 kommt schneller, als man denkt.

* Klaus Wanner, Geschäftsführer von cit und Experte für eGovernment

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