Agenda 2020 weist den Weg in die digitale Zukunft

Osnabrück präsentiert neue IT-Strategie

Seite: 2/2

Anbieter zum Thema

Ressourcenschonende Automatisierung

Überhaupt spielt der Einsatz moderner digitaler Technologien in der „Agenda 2020“ eine zentrale Rolle. Fänger sieht die Digitalisierung als eine der wichtigsten Aufgaben der kommenden Jahre für die Stadtverwaltungen, und dies nicht nur, um die personellen Ressourcen zu entlasten.

Schließlich müssen in den nächsten 15 Jahren 40 Prozent der Verwaltungsmitarbeiter altersbedingt ersetzt werden. Angesichts des engen Arbeitsmarktes im IT-Bereich resultieren daraus deutliche Zwänge, die Prozesse durch eine stärkere Automation schlanker und ressourcenschonender zu gestalten. Außerdem sind moderne digitale Technologien am Arbeitsplatz wichtig, um beim Recruiting mit den Jobangeboten von Wirtschaftsunternehmen erfolgreich konkurrieren zu können.

Bildergalerie

Doch darauf beschränken sich die Herausforderungen bei der Digitalisierung der Fachverfahren nicht. Sondern auch, wenn es in Osnabrück darum geht, die Bürgerbetreuung digital abzubilden, einfache und innovative Online-Dienstleistungen anzubieten oder das interne mobile Arbeiten über entsprechende Prozesse abzubilden, sind zukünftig mehr denn je die innovative Kompetenzen der IT gefragt.

Über allem steht zudem die IT-Sicherheit. Angesichts einer wachsenden Digitalisierung erlangt sie auch für Kommunen eine immer größere Bedeutung, weshalb sie in den strategischen Planungen für die nächsten Jahre ebenfalls einen hohen Stellenwert hat. Deshalb ist vorgesehen, mittels bewährter Verfahrensweisen ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) aufzubauen und zu betreiben, das in einem umfassenden Ansatz alle Sicherheitsaspekte der kommunalen Informationstechnik und Vernetzung berücksichtigt.

Enge Einbindung der Servicepartner notwendig

Aber auch dem Sourcing widmet sich die „Agenda 2020“ auf akzentuierte Weise. Denn die Vielfalt sowie der steigende Umfang der Aufgaben machen es notwendig, geeignete Partner einzubeziehen, die in den Teilbereichen Weiterentwicklung, Betrieb und Support Funktionen in der Leistungserbringung als Service übernehmen. „Eine hohe Performance ist auf Dauer ohne Dienstleistungspartner nicht möglich“, betont Fänger und nennt als Beispiel das gerade eingeführte elektronische Dokumentenmanagement. Allein die langen Prozessketten und der hohe Schulungsaufwand hätten es unmöglich gemacht, das Projekt mit eigenen Ressourcen zu realisieren, begründet er die Auslagerung von Teilfunktionen an einen spezialisierten DMS-Partner.

Aus dem Outsourcing leitet sich mit der Steuerung der externen Dienstleister allerdings eine weitere und zudem sehr anspruchsvolle Aufgabenstellung für die IT ab. Dies umso mehr, weil nach Ansicht von Fänger zukünftig IT-Leistungen immer mehr „aus der Steckdose“ kommen werden. Die IT-Organisation der Stadt Osnabrück muss sich demnach der Herausforderung stellen, die externen Partner in die internen Prozesse einzubinden und deren Qualität in der Serviceerbringung sicherzustellen.

Blaupause für andere Fachbereiche

Hinter der „Agenda 2020“ verbergen sich jedoch keine lediglich allgemein formulierten strategischen Ziele, sondern im Gegenteil ein umfassend entwickelter Maßnahmenkatalog. Und zwar versehen mit konkreten Meilensteinen und einem klaren Controlling-Verfahren, so dass der Fortschritt bei den einzelnen Vorhaben jederzeit transparent darstellbar und nachvollziehbar ist. Erste Projekte sind bereits in der Konkretisierung, dazu zählen etwa die Digitalisierung der Dienstreisebearbeitung und der Aufbau eines Selfservice-Portals für Störungsfälle und ein Servicekatalog mit Genehmigungsprozess. Außerdem ist ein Bürgerportal in der Vorbereitung.

Doch nicht allein die Erfahrungen mit der zügigen Umsetzung der ersten Vorhaben macht Fänger optimistisch, dass die IT der Stadt Osnabrück mit dem Strategieplan den richtigen Weg eingeschlagen hat. Sondern es sind auch völlig unerwartete Effekte entstanden. Denn die „Agenda 2020“ hat auch andere Organisationsbereiche neugierig gemacht und dazu geführt, dass sie sich inzwischen ebenfalls mit einer ähnlichen strategischen Ausrichtung beschäftigen.

Fazit

Für den IT-Consultant Zielke sind solche über einen ursprünglich geplanten Bereich hinausgehenden Wirkungen häufig zu beobachten. „Plötzlich wird auf breiter Front ganz neu gedacht“, kennt er diese fruchtbaren Impulse aus seiner Beratungspraxis. Für die IT sieht er unabhängig davon allerdings noch weitere strategische Entwicklungspotenziale.

Da sie auch in der kommunalen Verwaltung inzwischen eine äußerst relevante Querschnittsfunktion inne habe, sei es hilfreich, sie frühzeitig in allen IT-relevanten Gesprächen und Planungen einzubinden. Dadurch könnte die IT zum Nutzen der gesamten Verwaltung übergreifend agieren, erläutert er die Vorteile. mk

(ID:44690619)