Integration der Beschaffungsplattform Kaufhaus des Bundes sichert durchgängige Beschaffungsprozesse Organisiert und günstig einkaufen

Autor / Redakteur: Sabine Lang / Gerald Viola

Was darf‘s sein? Über das Kaufhaus des Bundes (KdB) können Bundesbehörden Waren und Leistungen aus Rahmenverträgen per Mausklick bestellen – egal, ob PCs, Stifte, Spülmittel oder Druckerpapier. Schnelle Bestellwege, eine benutzerfreundliche Handhabung und günstige Preise, die aus der Bündelung des Bedarfs vieler Behörden entstehen, sprechen für dieses Angebot. Darauf setzt auch das Bundesverwaltungsamt (BVA).

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( Archiv: Vogel Business Media )

Um die Vorteile für sich nutzen zu können, hat die Behörde die internen Beschaffungsprozesse optimiert. Über die Marktplatzlösung der Mach-Software wurde ein Beschaffungsworkflow etabliert und das KdB angebunden. Als erste Bundeseinrichtung hat das BVA damit das Kaufhaus des Bundes in einen durchgängigen, medienbruchfreien Prozess – von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungslegung – eingebettet. Gleichzeitig hat es damit für andere Behörden wichtige Grundlagen geschaffen.

Einfache Unterstützung

Als zentrale Dienstleistungsbehörde des Bundes benötigen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BVA in erster Linie ganz alltägliche Büro und EDV-Artikel. Deshalb sollte ein funktionierendes Beschaffungssystem für das BVA kein aufwendiges IT-Werkzeug sein, sondern die Bedarfsmelder möglichst unkompliziert unterstützen. Auf bestehende Erfahrungen konnte man hierfür nicht aufbauen. Im Gegenteil, die Bestellungen liefen uneinheitlich per Papier, Mail oder Telefon bei den Beschaffungsstellen ein. Und bedingt durch viele hundert Artikel waren den Bedarfsmeldern oft die richtigen Fachausdrücke nicht bekannt, um tatsächlich die gewünschten Ware zu erhalten. Das führte zu Nachfragen in den Beschaffungsstellen, vermeidbaren Ausgaben, einer aufwendige Lagerhaltung, wenigen Informationen zum Bearbeitungsstand und einer unnötigen „Schrankwirtschaft“ in einigen Abteilungen.

Einfaches Shopsystem

Hier sorgt die IT-Lösung für Ordnung: Rund 1.000 Artikel stehen heute den Bedarfsmeldern in einem internen Shopsystem zur Verfügung. Diese werden über eine Schnittstelle aus dem KdB als eigener Artikelkatalog in die Marktplatzlösung importiert. Die Benutzer greifen direkt von ihrem Arbeitsplatz über den Browser darauf zu und wählen die benötigten Artikel aus. Da diese als Bild und mit den notwendigen Detailinformationen angezeigt werden, sind Bedarfsmeldungen denkbar einfach. Außerdem erhalten die Mitarbeiter erstmalig Preisinformationen zu den einzelnen Artikeln. Das schärft das Kostenbewusstsein und beugt gleichzeitig „Hamsterbestellungen“ vor.

Workflow bietet Sicherheit

Die integrierte Ablaufsteuerung war ein weiteres nützliches Instrument, um den Bestellvorgängen im BVA Struktur zu geben. Dabei sorgt der Workflow in erster Linie für eine höhere Transparenz – jederzeit ist klar, wie der nächste Bearbeitungsschritt aussieht und wie die Prozesse laufen. Die Vorgesetzten werden über eine Genehmigungsstufe in den Bestellvorgang eingebunden und müssen ihn freigeben. Erst dann wird ein Auftrag weiter bearbeitet. Das System bündelt anschließend die Bestellungen automatisch. Das vereinfacht die Arbeit der Beschaffer. Und es zeigt übersichtlich an, ob bestimmte Artikel noch am Lager sind oder über das KdB beauftragt werden müssen. Die Dokumentation des Vorgangs läuft elektronisch im Hintergrund und kann jederzeit nachvollzogen werden. Diese Transparenz ist für alle Beteiligten ein großes Plus.

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Direkter Zugang

Um direkt aus den Rahmenverträgen schöpfen zu können, wickeln die Beschaffer auf Grundlage der einzelnen Bedarfsmeldungen ihre Bestellaufträge im KdB ab. Der Zugang inklusive einer sicheren Identifizierung des Benutzers erfolgt über den Warenkorb der Marktplatzlösung. Die ausgewählten Waren und Anlagen werden zusammengefasst und online an die Software zurückübergeben. Der Beschaffer kann dann termingerecht die Mengen prüfen oder Artikeldaten wie Liefertermine, Kontierungsdaten, Kostenstellen und Bewirtschafternummern leicht ergänzen.

Dieses Vorgehen erhöht nicht nur die Prozess-Sicherheit, sondern gewährt auch eine sach- und fachgerechte Arbeitsteilung. Nach der Freigabe der auf diese Weise abgestimmten Bestellvorschläge werden diese online an das KdB übermittelt und der Auftrag ausgelöst. Außerdem liefert die Schnittstelle bei Beschaffungsaufträgen mit Anlagenbezug detaillierte Konfigurationsmerkmale an die ERP-Software und vereinfacht die Inventarisierung.

Durchgängiger Prozess

Sowohl für die Markplatzlösung als auch für das Finanzsystem setzt das BVA auf die einheitliche Datenbasis der Mach-Software. Wesentlicher Nutzen: Alle Daten müssen nur einmal erfasst werden. Sie stehen sofort in allen relevanten Modulen zur Verfügung. Bereits bei der Bedarfsmeldung lassen sich beispielsweise Informationen zur Kostenstelle oder zum Warenempfänger voreinstellen. Wird später ein Bestellvorschlag oder eine Lageranforderung freigegeben, werden die Mittel auf dem jeweiligen Budget der Kostenrechnung oder auf der jeweiligen Haushaltsstelle gebunden. Eine frühzeitige Mittelkontrolle ist damit gegeben. Wird der Wareneingang verbucht, kann die Auszahlungsanordnung und elektronische Übermittlung an die Bundeskasse durchgängig erfolgen.

Mehr Komfort

Die Workflow-gestützte Beschaffung läuft seit Anfang September 2007 im Wirkbetrieb. Von den insgesamt 2.200 Mitarbeitern des BVA melden rund 500 ihren Bedarf bei den zwei Beschaffungsstellen für Allgemeine Verwaltung und IT. In den ersten vier Monaten gab es allein 2.100 Bedarfsmeldungen. Besonders bei gleichartigen, wiederkehrenden Beschaffung kann die Software bei den Gelegenheitsnutzern punkten, beispielsweise durch die feste Vorbelegung von Warenkörben. Profitiert haben auch die Beschaffer. Sie besitzen durch die IT-Unterstützung eine breitere Informationsbasis und können die Bestellungen besser kanalisieren. Durch den Rückgriff auf die Rahmenverträge werden sie im Einkauf entlastet. Neben einem höheren Komfort im gesamten Beschaffungsprozess hat das Bundesverwaltungsamt durch den aufeinander abgestimmten Einsatz von Beschaffungslösung und ERP-System zudem nicht unerhebliche Kosten gespart.

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