Integration der Beschaffungsplattform Kaufhaus des Bundes sichert durchgängige Beschaffungsprozesse

Organisiert und günstig einkaufen

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Direkter Zugang

Um direkt aus den Rahmenverträgen schöpfen zu können, wickeln die Beschaffer auf Grundlage der einzelnen Bedarfsmeldungen ihre Bestellaufträge im KdB ab. Der Zugang inklusive einer sicheren Identifizierung des Benutzers erfolgt über den Warenkorb der Marktplatzlösung. Die ausgewählten Waren und Anlagen werden zusammengefasst und online an die Software zurückübergeben. Der Beschaffer kann dann termingerecht die Mengen prüfen oder Artikeldaten wie Liefertermine, Kontierungsdaten, Kostenstellen und Bewirtschafternummern leicht ergänzen.

Dieses Vorgehen erhöht nicht nur die Prozess-Sicherheit, sondern gewährt auch eine sach- und fachgerechte Arbeitsteilung. Nach der Freigabe der auf diese Weise abgestimmten Bestellvorschläge werden diese online an das KdB übermittelt und der Auftrag ausgelöst. Außerdem liefert die Schnittstelle bei Beschaffungsaufträgen mit Anlagenbezug detaillierte Konfigurationsmerkmale an die ERP-Software und vereinfacht die Inventarisierung.

Durchgängiger Prozess

Sowohl für die Markplatzlösung als auch für das Finanzsystem setzt das BVA auf die einheitliche Datenbasis der Mach-Software. Wesentlicher Nutzen: Alle Daten müssen nur einmal erfasst werden. Sie stehen sofort in allen relevanten Modulen zur Verfügung. Bereits bei der Bedarfsmeldung lassen sich beispielsweise Informationen zur Kostenstelle oder zum Warenempfänger voreinstellen. Wird später ein Bestellvorschlag oder eine Lageranforderung freigegeben, werden die Mittel auf dem jeweiligen Budget der Kostenrechnung oder auf der jeweiligen Haushaltsstelle gebunden. Eine frühzeitige Mittelkontrolle ist damit gegeben. Wird der Wareneingang verbucht, kann die Auszahlungsanordnung und elektronische Übermittlung an die Bundeskasse durchgängig erfolgen.

Mehr Komfort

Die Workflow-gestützte Beschaffung läuft seit Anfang September 2007 im Wirkbetrieb. Von den insgesamt 2.200 Mitarbeitern des BVA melden rund 500 ihren Bedarf bei den zwei Beschaffungsstellen für Allgemeine Verwaltung und IT. In den ersten vier Monaten gab es allein 2.100 Bedarfsmeldungen. Besonders bei gleichartigen, wiederkehrenden Beschaffung kann die Software bei den Gelegenheitsnutzern punkten, beispielsweise durch die feste Vorbelegung von Warenkörben. Profitiert haben auch die Beschaffer. Sie besitzen durch die IT-Unterstützung eine breitere Informationsbasis und können die Bestellungen besser kanalisieren. Durch den Rückgriff auf die Rahmenverträge werden sie im Einkauf entlastet. Neben einem höheren Komfort im gesamten Beschaffungsprozess hat das Bundesverwaltungsamt durch den aufeinander abgestimmten Einsatz von Beschaffungslösung und ERP-System zudem nicht unerhebliche Kosten gespart.

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