Integration der Beschaffungsplattform Kaufhaus des Bundes sichert durchgängige Beschaffungsprozesse

Organisiert und günstig einkaufen

11.05.2009 | Autor / Redakteur: Sabine Lang / Gerald Viola

Was darf‘s sein? Über das Kaufhaus des Bundes (KdB) können Bundesbehörden Waren und Leistungen aus Rahmenverträgen per Mausklick bestellen – egal, ob PCs, Stifte, Spülmittel oder Druckerpapier. Schnelle Bestellwege, eine benutzerfreundliche Handhabung und günstige Preise, die aus der Bündelung des Bedarfs vieler Behörden entstehen, sprechen für dieses Angebot. Darauf setzt auch das Bundesverwaltungsamt (BVA).

Um die Vorteile für sich nutzen zu können, hat die Behörde die internen Beschaffungsprozesse optimiert. Über die Marktplatzlösung der Mach-Software wurde ein Beschaffungsworkflow etabliert und das KdB angebunden. Als erste Bundeseinrichtung hat das BVA damit das Kaufhaus des Bundes in einen durchgängigen, medienbruchfreien Prozess – von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungslegung – eingebettet. Gleichzeitig hat es damit für andere Behörden wichtige Grundlagen geschaffen.

Einfache Unterstützung

Als zentrale Dienstleistungsbehörde des Bundes benötigen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BVA in erster Linie ganz alltägliche Büro und EDV-Artikel. Deshalb sollte ein funktionierendes Beschaffungssystem für das BVA kein aufwendiges IT-Werkzeug sein, sondern die Bedarfsmelder möglichst unkompliziert unterstützen. Auf bestehende Erfahrungen konnte man hierfür nicht aufbauen. Im Gegenteil, die Bestellungen liefen uneinheitlich per Papier, Mail oder Telefon bei den Beschaffungsstellen ein. Und bedingt durch viele hundert Artikel waren den Bedarfsmeldern oft die richtigen Fachausdrücke nicht bekannt, um tatsächlich die gewünschten Ware zu erhalten. Das führte zu Nachfragen in den Beschaffungsstellen, vermeidbaren Ausgaben, einer aufwendige Lagerhaltung, wenigen Informationen zum Bearbeitungsstand und einer unnötigen „Schrankwirtschaft“ in einigen Abteilungen.

Einfaches Shopsystem

Hier sorgt die IT-Lösung für Ordnung: Rund 1.000 Artikel stehen heute den Bedarfsmeldern in einem internen Shopsystem zur Verfügung. Diese werden über eine Schnittstelle aus dem KdB als eigener Artikelkatalog in die Marktplatzlösung importiert. Die Benutzer greifen direkt von ihrem Arbeitsplatz über den Browser darauf zu und wählen die benötigten Artikel aus. Da diese als Bild und mit den notwendigen Detailinformationen angezeigt werden, sind Bedarfsmeldungen denkbar einfach. Außerdem erhalten die Mitarbeiter erstmalig Preisinformationen zu den einzelnen Artikeln. Das schärft das Kostenbewusstsein und beugt gleichzeitig „Hamsterbestellungen“ vor.

Workflow bietet Sicherheit

Die integrierte Ablaufsteuerung war ein weiteres nützliches Instrument, um den Bestellvorgängen im BVA Struktur zu geben. Dabei sorgt der Workflow in erster Linie für eine höhere Transparenz – jederzeit ist klar, wie der nächste Bearbeitungsschritt aussieht und wie die Prozesse laufen. Die Vorgesetzten werden über eine Genehmigungsstufe in den Bestellvorgang eingebunden und müssen ihn freigeben. Erst dann wird ein Auftrag weiter bearbeitet. Das System bündelt anschließend die Bestellungen automatisch. Das vereinfacht die Arbeit der Beschaffer. Und es zeigt übersichtlich an, ob bestimmte Artikel noch am Lager sind oder über das KdB beauftragt werden müssen. Die Dokumentation des Vorgangs läuft elektronisch im Hintergrund und kann jederzeit nachvollzogen werden. Diese Transparenz ist für alle Beteiligten ein großes Plus.

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