Interview

| Redakteur: Gerald Viola

Thomas Pempelforth optimiert Dokumentenmanagementprozesse
Thomas Pempelforth optimiert Dokumentenmanagementprozesse (Foto: KYOCERA)

Kaum eine Behörde weiß, was Drucken und Kopieren kostet. Deshalb bleiben Sparpotenziale meist unberücksichtigt. eGovernment Computing sprach mit Thomas Pempelforth (Channel Vertriebsleiter MDS & Solution Business bei der KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH) über die Möglichkeit, rund 30 Prozent der Kosten einzusparen.

Denn aus dem Bereich der privaten Wirtschaft wissen die Print-Experten: Die tatsächlichen Ausgaben eines Unternehmens für den Dokumenten-Output betragen durchschnittlich fünf bis zehn Prozent der jährlichen Gesamtkosten.

Herr Pempelforth, was verbirgt sich hinter dem Begriff KYOCERA Managed Document Services (KYOCERA MDS) und warum ist dieses Thema für Verwaltungen relevant?

Pempelforth: Die IT-Kosten in Öffentlichen Verwaltungen sind häufig zu hoch. Ein Großteil der personellen und finanziellen Ressourcen muss immer noch für den operativen IT-Betrieb verwendet werden. Die Outputkosten werden jedoch als Optimierungshebel oft außer Acht gelassen.

Mit KYOCERA MDS bieten wir einen umfassenden Ansatz, mit dem sich das Dokumentenmanagement in Unternehmen und Organisationen optimieren und die Kosten in diesem Bereich um bis zu 30 Prozent senken lassen.

Wie genau senken Sie mit K­YOCERA MDS die Kosten?

Pempelforth: Die Senkung der Kosten ist ja meistens auf eine Verbesserung der Prozesse insgesamt zurückzuführen. Das Ziel von K­YOCERA MDS besteht dementsprechend darin, durch optimierte Abläufe die einzelnen Fachabteilungen produktiver und effizienter zu machen. Hierzu gehen wir methodisch vor: Im Rahmen einer ausführlichen Ist-Analyse decken wir auf, welche Anforderungen eine Abteilung ans Dokumentenmanagement hat und wo in den aktuellen Prozessen Verbesserungspotenziale schlummern. Dabei bauen wir weitestgehend auf bestehende Ressourcen auf und begrenzen Neuinvestitionen auf einMinimum. So können häufig schon durch die effizientere Nutzung vorhandener Systeme erhebliche Einsparungen erzielt werden.

Sie sprechen von erheblichen Einsparungen. Um wie viel können die Kosten tatsächlich reduziert werden?

Pempelforth: Das Ergebnis des MDS-Prozesses ist eine ökonomisch und ökologisch optimierte Geräteflotte, von der Administratoren und Anwender gleichermaßen profitieren. Die IT-Abteilung wird nachhaltig entlastet und kann ihre Ressourcen auf andere Projekte konzentrieren, während die verschlankten Arbeitsabläufe zu mehr Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit führen. Die konkreten Einsparungen sind dabei von Fall zu Fall verschieden, da diese von den jeweiligen Faktoren eines Unternehmens oder einer Organisation abhängen.

Wir konnten mittels KYOCERA MDS in einigen Fällen bereits die Kosten um 30 Prozent senken.

Wo finden IT-Verantwortliche weiterführende Informationen?

Pempelforth: Wir verfolgen bei K­YOCERA ein rein indirektes Vertriebsmodell. Dementsprechend sind unsere Fachhandelspartner der erste Ansprechpartner. Wir verfügen dabei über ein sehr kompetentes Partnernetzwerk, das wir durch unser eigenes MDS-Vertriebsteam bei Projekten unterstützen. So können wir Kunden deutschlandweit ein umfassendes Konzept mit individuellen Bausteinen und Services zur Businessoptimierung bieten.

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