SmartDocuments Kundenreferenz: Landkreis Oldenburg

Optimierte Verwaltungsprozesse durch integrierte Dokumentenerstellung

| Redakteur: Ira Zahorsky

Die Kreisverwaltung des Landkreises Oldenburg hat seit dem 1. Juli 1988 ihren Sitz in der Stadt Wildeshausen
Die Kreisverwaltung des Landkreises Oldenburg hat seit dem 1. Juli 1988 ihren Sitz in der Stadt Wildeshausen (Bild: Landkreises Oldenburg)

Zentrale Vorlagenverwaltung und automatisierte Dokumentenerstellung senken die Bearbeitungszeit und reduzieren das Fehlerrisiko. SmartDocuments übernimmt alle relevanten Daten aus der Fachapplikation LÄMMkom von LÄMMERZAHL.

Der Landkreis Oldenburg ist 1933 bei der Oldenburgischen Verwaltungsreform aus Teilen der früheren Ämter Oldenburg und Delmenhorst sowie aus dem ehemaligen Amt Wildeshausen entstanden und gehört zu den wenigen so genannten „Optionskommunen“ in Deutschland.

Im Optionsmodell besitzt eine Kommune die alleinige Trägerschaft der Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch II (SGB II). Damit ist der Landkreis Oldenburg ein zugelassener kommunaler Träger der Grundsicherung für Arbeitsuchende und somit für alle Anträge, Bescheide, Berichte usw. nach dem SGB II verantwortlich.

Ein leistungsfähiges und flexibel nutzbares Korrespondenzsystem ist damit essentiell für die tägliche Arbeit der zahlreichen Anwender im Landkreis Oldenburg.

SmartDocuments ersetzt die seither genutzten Verfahren zur Dokumentenerstellung

In der Vergangenheit basierte die komplette Korrespondenz auf selbst entwickelten Word-Vorlagen. Die benötigte Dokumentenlogik wurde mit Visual Basic for Applications (VBA) programmiert. Das Problem: Es wurde immer schwieriger, diese Dokumentvorlagen effizient zu verwalten. Zum einen, weil die fachlichen Anforderungen an die Bescheid- und Dokumenterstellung immer weiter stiegen. Zum anderen überstiegen die Anforderungen das mit den vorhandenen Möglichkeiten Umsetzbare bei weitem. Die Folge: Parallel zum eigentlichen Vorlagen-Pool erstellten die Sachbearbeiter in den acht Gemeinden sowie im Landkreis zahlreiche Dokumentvorlagen selbst. Für jedes neue Dokument wurde praktisch eine Vorlage generiert. Wertvolle Ressourcen wurden gebunden – nicht nur für die Erstellung und Anpassungen an die verschiedenen Formate, sondern auch für die Suche nach der jeweils richtigen Vorlage.

Auf einer Veranstaltung wurde der Landkreis auf SmartDocuments aufmerksam. Nach einer kurzen, sehr erfolgreich verlaufenden Test- und Pilotphase wurde die Entscheidung getroffen, SmartDocuments als zentrales System zur Vorlagenverwaltung und Dokumenterstellung einzuführen. Nach einer zweitägigen Schulung begannen zwei Mitarbeiter mit der Umstellung der vorhandenen 550 Vorlagen. Diese dauerte im Durchschnitt nur wenige Minuten pro Vorlage.

Vorteile durch die Umstellung

  • Vollständige Integration von SmartDocuments in die Fachapplikation LÄMMkom zur Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung
  • Ablösung der bisherigen komplexen und fehleranfälligen VBA-basierten Dokumentvorlagen
  • XML-Dateien werden in der Fachapplikation erzeugt und daraus mit SmartDocuments Dokumente erstellt
  • Einfache & schnelle Verwaltung von Templates

Nahtlose Integration

„Durch die nahtlose Integration von SmartDocuments in LÄMMkom können die Sachbearbeiter die benötigten Bescheide, Anschreiben, Berichte usw. direkt aus der Fachapplikation heraus erstellen“, sagt Torsten Wolter, Verfahrensbetreuer beim Landkreis Oldenurg und ergänzt: „Durch den Einsatz von SmartDocuments wurde die Dokumentenerstellung insgesamt wesentlich einfacher und strukturierter. Anpassungen an den Vorlagen können heute viel leichter und schneller durchgeführt werden.“

In der Vergangenheit mussten Sachbearbeiter Dokumente immer wieder von Hand korrigieren oder ergänzen. So kam es vor, dass Inhalte bei mehrseitigen Dokumenten an verschiedenen Stellen korrigiert werden mussten. Teilweise mussten ganze Textpassagen von Hand gelöscht oder überschrieben werden. Da viele Bescheide im Umfeld der Sozialgesetzgebung (SGB II, SGB XII und AsylbLG) erstellt werden, ist die Erstellung inhaltlich korrekter Schreiben essentiell.

Der ganze Prozess der Bescheiderstelllung läuft inzwischen weitestgehend automatisiert und im Hintergrund
Der ganze Prozess der Bescheiderstelllung läuft inzwischen weitestgehend automatisiert und im Hintergrund (Bild: SmartDocuments)

Ganz anders die Lage heute: „Durch die Übernahme aller relevanten Daten von LÄMMkom in SmartDocuments ist die Gefahr nicht korrekt erstellter Bescheide deutlich gesunken. Insgesamt können sich die Sachbearbeiter heute viel mehr auf die Anliegen ihrer Bürger konzentrieren. Der ganze Prozess der Bescheiderstelllung läuft weitestgehend automatisiert und im Hintergrund, was zu einer erheblichen Entlastung der Sachbearbeiter führt“, so Torsten Wolter.

Ergebnisse und Nutzen

  • Strukturierte und vereinfachte Dokumentenerstellung mit klar definierten Workflows
  • Deutlich geringere Fehlerquote durch Übernahme aller relevanten Daten aus der führenden Fachapplikation
  • Kein Programmier-Know-how erforderlich
  • Reduzierung der Vorlagen

SmartDocuments in der Praxis

Sachbearbeiter arbeiten wie gewohnt in LÄMMkom. Der einzige Unterschied ist, dass statt Word jetzt SmartDocuments aus LÄMMkom heraus aufgerufen wird. SmartDocuments übernimmt automatisch alle verfügbaren Daten in die Vorlage und ergänzt den Inhalt um die passenden Textbausteine.

Das fertige Dokument steht dann in der Fachanwendung zur Verfügung und lässt sich weiterverarbeiten (Druck, Versand, Archivierung etc.) Zudem bietet das System die Möglichkeit, interaktive Workflows einzurichten.

In der Zwischenzeit hat Torsten Wolter die integrierte Lösung seinen Kollegen vorgestellt und ist auf ein breites Interesse gestoßen. Aktuell plant der Landkreis Oldenburg den flächendeckenden Einsatz von SmartDocuments – weit über den initialen integrierten Einsatz hinaus.

Den kompletten Kundenreferenzbericht finden Sie hier.

Vorbild: Landkreis Lüneburg

Der Landkreis Lüneburg ist hier bereits einen Schritt weiter, hat sich für den flächendeckenden Einsatz von SmartDocuments entschieden und setzt die Lösung amtsübergreifend ein.

Stefan Domanske, IT-Service des Landkreis Lüneburg
Stefan Domanske, IT-Service des Landkreis Lüneburg (Bild: Stefan Domanske)

Dazu Stefan Domanske, IT-Service des Landkreis Lüneburg: „Wir waren auf der Suche nach einer Lösung zur einfacheren und (teil-) automatisierten Erstellung von Dokumenten, mit klaren Vorlagen und einheitlichem Aufbau.

Die Vorteile von SmartDocuments haben uns überzeugt. Aktuell führen wir SmartDocuments amtsübergreifend ein und haben die Lösung mit unserer IT-Infrastruktur integriert: Von Single-Sign-On, über die Synchronisation der Benutzerdaten mit Active Directory bis hin zur Anbindung von Datenbanken und der Schaffung eines zentralen Template-Repositories – das lässt sich mit SmartDocuments in wenigen Tagen realisieren.“

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