Verwaltungsreform

Optimierte Prozesse beim Bundesverwaltungsamt

05.01.2007 | Autor / Redakteur: Lothar Hänle / Gerald Viola

70 Millionen Papierseiten wurden beim Bundesverwaltungsamt bereits digitalisiert
70 Millionen Papierseiten wurden beim Bundesverwaltungsamt bereits digitalisiert

Papierlose Bearbeitung von BAföG-Anträgen

Ein wichtiger Prozess beim BVA ist die Verwaltung und Bearbeitung von Anträgen sowie der Darlehenseinzug nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG). Dieser Geschäftsvorgang wird mittlerweile komplett papierlos durchgeführt. Eingehende Schreiben werden an einer zentralen Stelle gescannt und indexiert. Der größte Teil der Indexierung wird dabei durch eine intelligente Posteingangsbearbeitung sowie eine Barcode-Erkennung automatisch sichergestellt. Von der Scanstelle aus werden die BAföG-Anträge elektronisch an die Sachgebiete verteilt. Die weitere Bearbeitung der Akten erfolgt ebenfalls digital: Durch den automatisierten Workflow werden digitale Umlaufmappen mit den Vorgängen erstellt und allen Beteiligten zur elektronischen Unterschrift vorgelegt. Zudem setzt das BVA FAVORIT in der Zentralabteilung ein. Insbesondere bei der Bearbeitung wenig strukturierbarer Adhoc-Aufgaben zeigen sich hier die Stärken der Lösung.

Weitere Behörden ziehen nach

Auch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) nutzt FAVORIT im Bereich „Förderung erneuerbarer Energien“. Die Dienstleistung der Behörde richtet sich primär an Hausbesitzer, zum Beispiel bei der Einrichtung und Förderung von Solarkollektoranlagen auf Privathäusern. Jährlich werden von den Häuslebauern in Deutschland mehr als 100 000 entsprechende Anträge gestellt, die es in mehrstufigen Arbeitsschritten zu bearbeiten gilt. Solange die Bürger diese noch auf Papier ausfüllten, gab es seitens der Behörde aufgrund unvollständiger oder fehlerhafter Eintragungen Rückfragen, die den jeweiligen Vorgang zum Teil erheblich verzögerten.

Durch ein interaktives Online-Formular wurde die Rückfragequote nun drastisch reduziert. Durch die Kopplung von FAVORIT mit der Fachanwendung kann der Sachbearbeiter zudem bei Anfragen umgehend Auskunft über den Bearbeitungsstand geben. Durch den durchgängig elektronischen Workflow werden hier jährlich über 750 000 Euro eingespart.

Auch die Berufsgenossenschaft des Einzelhandels (BGE) setzt auf die elektronische Bearbeitung von Anträgen. Hauptaufgabe der Genossenschaft ist die Abwicklung der Ansprüche der im Einzelhandel Beschäftigten an die gesetzliche Unfallversicherung. Anträge auf Kostenerstattung, Rehabilitationsmaßnahmen sowie Zahlungen an Rentner und Hinterbliebene sind zu prüfen und entsprechend zu bescheiden. Jährlich werden rund 170 000 Unfälle und Berufskrankheiten gemeldet. Durch die Einführung von FAVORIT sind die entsprechenden Akten an jedem Arbeitsplatz sofort verfügbar, eine beschleunigte Bearbeitung sowie Kosteneinsparungen sind auch hier das Ergebnis.

Optionale Komponenten für individuelle Lösungen

Mit optionalen Komponenten kann jede Behörde FAVORIT zu einer individuellen Lösung für die integrierte Verwaltung aller Informationen ausbauen. Dazu zählt beispielsweise die Publikation von FAVORIT-Inhalten in bestehenden Websites und Internetportalen. Ebenso wird für die ortsübergreifende Projektarbeit oder Vertragsabstimmung mit externen Mitarbeitern, Kunden oder Partnern das sogenannte eCollaboration (elektronische Zusammenarbeit) über das Internet oder Behördensondernetze unterstützt.

Es geht weiter

Aufgrund der positiven Erfahrungen plant das BVA, die Software in weiteren Abteilungen einzusetzen. Darüber hinaus will die Projektgruppe die Lösung schrittweise zu einer vollständigen Enterprise Content Management Suite ausbauen, die im BVA an allen Arbeitsplätzen eingesetzt wird.

 

Das Bundesverwaltungsamt

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