Verwaltungsmodernisierung mit Methode Optimale Verknüpfung von Wirtschaft und Verwaltung

Redakteur: Manfred Klein

Optimierte Prozessketten sind das A und O eines für Nutzer und Anbieter erfolgreichen eGovernment. Verschiedene Fraunhofer-Institute haben nun im Auftrag des Bundesinnenministeriums die Prozessketten Finanzdienstleistung, Umwelt sowie Informations- und Meldepflichten für Arbeitgeber auf Optimierungsmöglichkeiten hin untersucht. Für den zuletzt genannten Bereich liegen die Ergebnisse nun vor.

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In der elektronischen Abwicklung der Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung steckt viel Optimierungspotenzial. Bilder wie dieses sollen so bald der Vergangenheit angehören
In der elektronischen Abwicklung der Prozessketten zwischen Wirtschaft und Verwaltung steckt viel Optimierungspotenzial. Bilder wie dieses sollen so bald der Vergangenheit angehören
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Intention des Projektauftrags bestand darin, mit einem innovativen Lösungsvorschlag im Bereich der Informations- und Meldepflichten für Arbeitgeber einen deutlich spürbaren Beitrag zum Bürokratieabbau und zur Verwaltungsmodernisierung zu erbringen.

Im Einzelnen wurden mit der Studie die folgenden Ziele verfolgt:

  • Analyse der aktuellen Rahmenbedingungen im Bereich der Informations- und Meldepflichten für Arbeitgeber und Identifikation der Optimierungsbedarfe aus Sicht der Akteure.
  • Entwicklung eines innovativen Lösungsvorschlags, der einen Bauplan für eine oder mehrere priorisierte Prozesskette(n) aus dem Untersuchungsfeld enthält.
  • Die Formulierung klarer Handlungsempfehlungen für die weitere IT-gestützte Optimierung der betrachteten Informations- und Meldepflichten.
  • Eine kritische Reflexion und Bewertung der eingesetzten Methoden und – daraus abgeleitet – eine Formulierung von Forschungs- und Entwicklungsbedarfen.

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Die Ergebnisse im Überblick

Bei ihrer Analyse stellten die Fraunhofer-Forscher zunächst die Inhalte und Zwecke der Meldepflicht auf den Prüfstand, um so eine Abgrenzung zu anderen Government-to-Business-Prozessen und einen Überblick über die in diesem Zusammenhang relevanten eGovernment-Projekte zu schaffen. Die Zusammenstellung berücksichtigt auch Lösungen und einschlägige innovative Ansätze im Ausland.

Hinzu kommen eine ganze Reihe empirischer Untersuchungsergebnisse. Dazu wurde durch die Befragung von Meldepflichtigen und Meldeempfänger ermittelt, welche Menge von optimierungswürdigen Melde- und Informationspflichten es gibt. Abgefragt wurde auch eine Beschreibungen des Ist-Zustands der Prozessketten sowie Ansatzpunkte für die IT-gestützte Optimierung und wie eine gelungene Prozessketten aussehen müssten.

Auf der Grundlage dieser Daten ermittelten die Forscher folgende Klassen von besonders wichtigen Vorgängen im Bereich der Informations- und Meldepflichten:

  • Meldungen an Sozialversicherungsträger,
  • Meldungen an die Berufsgenossenschaft und
  • Statistikmeldungen.

Im Rahmen der empirischen Erhebung wurden nun Ansatzpunkte für eine Optimierung aus Sicht der Meldepflichtigen und Meldeempfänger identifiziert.

Auf Basis der so gewonnen Erkenntnisse wurde ein Lösungsvorschlag für die IT-gestützte Optimierung von Informations- und Meldepflichten für Arbeitgeber entwickelt. Dessen Zielsetzung beschreiben die Autoren so: „Der Vorschlag zielt nicht auf die elektronische Umsetzung einer einzelnen Meldepflicht, sondern auf die Konzeption eines generischen Ansatzes, dessen Wirkung und Nutzenpotenzial mit der Anzahl der umgesetzten Meldepflichten skaliert. Der Lösungsvorschlag wurde aus den unterschiedlichen Perspektiven (IT-Sicherheit, Recht und Wirtschaftlichkeit) bewertet. Es wurden ferner mögliche Betreiber- und Geschäftsmodelle skizziert sowie im Rahmen eines Change Managements zu berücksichtigende Risiken und erfolgskritische Faktoren identifiziert und mögliche Maßnahmen vorgeschlagen.“

Für die Umsetzung des Lösungsvorschlags entwickelten die Fraunhofer-Institute ein Gesamtkonzept, das sowohl kurz-, mittel- und langfristige Aspekte einer solchen Prozessoptimierung berücksichtigte.

Die Umsetzungsempfehlungen beinhalten auch ein Vorgehensmodell für die Umsetzung des Gesamtkonzepts, einen Projektvorschlag für eine Pilotierung des Lösungsvorschlags im Anschluss an die Machbarkeitsstudie sowie konkrete Einzelempfehlungen für die weiteren Realisierungsarbeiten.

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Der Lösungsvorschlag

Der entwickelte Lösungsvorschlag besteht aus zwei Teilen: dem FRESKO-Prozessor (Flexibler, Rechtskonformer, Einfacher, Sicherer KOmmunikations-Prozessor) und dem Datenpointernetzwerk (DPN). Das Datenpointernetzwerk soll die Vorteile von zentraler und dislozierter Datenhaltung verknüpfen. So soll ein zentrales Berechtigungsregime die größtmögliche Kontrolle der Zugriffe ermöglichen, ohne dass ein zentraler Datenpool angelegt wird.

Die Grundidee von FRESKO basiert auf der Erkenntnis, dass viele Meldungen zwar im Detail unterschiedlich strukturiert sind, sich aber gerade im Bereich der Arbeitgebermeldungen häufig aus den gleichen Grundinformationen (zum Beispiel Stammdaten des Unternehmens, Lohnsummen, geleistete Arbeitszeiten) zusammensetzen.

Bereits das Grundkonzept von FRESKO berücksichtigt diesen Zusammenhang. Die Fraunhofer-Studie formuliert die Schlussfolgerungen daraus so: „Jedes erforderliche Datum wird vom Unternehmen nur einmal im FRESKO-Prozessor bereitgestellt. Damit wird der Prozessor zum zentralen Instrument für die Meldungserzeugung und -abgabe, der unter Datenhoheit des Unternehmens auf der Basis dezentraler Betriebsmodelle sicher betrieben wird. Die Meldedaten werden so im Prozessor verwahrt, dass auch Meldungen mit größter Granularität damit erstellt werden können. Aus diesen, unter der Hoheit des Unternehmens, stehenden Einzeldaten werden alle Meldungen generiert. Jedes Unternehmen betreibt seinen eigenen FRESKO-Prozessor oder hat Zugriff auf einen solchen, dessen Daten völlig unter der Kontrolle des Unternehmens stehen und entsprechend den Meldepflichten und Übertragungsverfahren freigegeben werden.“

Damit ergeben sich laut Fraunhofer für Abwicklung des Prozesses folgende Vorteile:

  • Kosten- und Aufwandsreduzierung für Meldepflichtige: Es entfällt die Aufbereitung und Meldung redundanter Daten. Die Potenziale einer (teil-) automatisierten Generierung von Meldungen werden intelligent ausgeschöpft.
  • Kosten- und Aufwandsreduzierung für die Meldeempfänger: Es entfällt Erfassungs- und Bearbeitungsaufwand durch die Vermeidung von Medienbrüchen und die zu erwartende höhere Qualität der gemeldeten Daten.
  • Datenschutz und Datenhoheit: Die Meldepflichtigen behalten die Kontrolle über die Meldung bis zur protokollierten Abgabe an den jeweiligen Meldempfänger. Damit vereinfacht der FRESKO-Prozessor das Meldewesen, ohne dass dafür neue zentrale, übergreifende Datenbestände geschaffen werden müssten. Behördenseitig bleiben die Prinzipien der Zweckbestimmung und der informationellen Gewaltenteilung organisatorisch und technisch erhalten.
  • Vermeidung von Lastspitzen: Stellen, die die Meldung aus dem FRESKO-Prozessor abrufen, haben den Vorteil, dass sie den Zeitpunkt des Abrufs an ihre betrieblichen Abläufe anpassen können.
  • Zusatznutzen: FRESKO bietet die Möglichkeit, neben der Abgabe von Meldungen auch als Plattform für Antragsverfahren zu fungieren und die Rückmeldungen der Verwaltung aufzunehmen. Damit ist die Grundlage für eine durch gängig elektronische Kommunikation zwischen den Unternehmen und der Verwaltung geschaffen. Weitere Zusatznutzen zeichnen sich bereits ab, so zum Beispiel die Langzeitarchivierung von Meldungen oder die Bereitstellung von statistischen Auswertungen für Zwecke des Benchmarkings.

Fazit

Der vorgestellte Ansatz könnte geeignet sein, Unternehmen bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Meldepflichten zu entlasten und so einen weiteren Schritt auf dem Weg zum Bürokratieabbau zu tun. Dies umso mehr, da die Lösung – laut Fraunhofer – auf der Befragung von Unternehmen und Behörden basiert. Alle von Fraunhofer erarbeiteten Umsetzungsvorschläge wurden zudem auf ihre technische, organisatorische, wirtschaftliche und rechtliche Machbarkeit überprüft.

(ID:2022313)