Videokonferenz- und Telepresence-Systeme Optimale Ressourcennutzung durch Softwaresteuerung

Redakteur: Manfred Klein

Videokonferenz und TelePresence sind in vielen Verwaltungen und Organisationen alltäglich. Und im Hardwarebereich sind auch zahlreiche gute Lösungen verfügbar. Beim Thema Buchungs-Tool werden dagegen Lösungen oft in der Planungsphase nicht berücksichtigt und die Auswirkungen für den User und den Betreiber gleichermaßen unterschätzt.

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Videokonferenzsysteme richtig einsetzen
Videokonferenzsysteme richtig einsetzen
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Für normale Kunden stellt die Prozess-Parallelität der Buchungen eine der größten Herausforderungen in den Videokonferenz- und TelePresence-Projekten dar. Das bedeutet in der Praxis, dass der User

  • die Video- / TelePresence-Konferenz bei der Fachabteilung „Videokonferenz“ buchen muss,
  • die dazugehörige Räume an den unterschiedlichen Standorten bei anderen Fachabteilungen buchen muss und
  • unter Umständen benötigte Technik (wie zusätzliche Computer) oder Catering nochmals bei anderen Abteilungen / Ansprechpartnern ordern muss.

Dabei sind nicht nur getrennte Prozesse zu durchlaufen, die absolut nicht miteinander verzahnt sind. Auch die Tools, um die Bestellungen zu generieren, sind in der Regel unterschiedlicher Natur: hier ein Webformular, da eMails oder ein selbstentwickeltes Tool für die Technik.

In der Praxis bedeutet das für den User sehr viel Zeitaufwand, um die Buchungen initial zu erzeugen. Gleichzeitig muss er selbst aufpassen, dass die Videokonferenz zu den gebuchten Räumen passt – und dann auch mit den weiteren Bestellungen harmonisiert.

Und die Problemstellung wird mit jeder neuen Änderung an der geplanten Konferenz noch verzwickter. Jedes Mal müssen die parallelen Prozesse wieder durchlaufen werden – einfach weil keine Synchronisation da ist. Somit sind auch zu keiner Zeit in der Prozesskette Einsparungen oder Optimierungen zu erreichen.

Die hohen Zeitaufwendungen kommen auf den User also auch bei jeder Änderung zu. Gleichzeitig ist aber auch aufseiten der Dienstleister (Fachabteilungen) der Zeitaufwand sehr hoch, da alle Anforderungen und Buchungen in vielen manuellen Arbeitsschritten zu erledigen sind.

Die „Problemstellung Zeit“ hat bei den meisten Kunden zur Folge, dass für die Buchung der Videokonferenzräume maximal zwei Buchungen pro Tag zulässig sind – um natürliche Puffer zu schaffen und unauflösbares Chaos in den verschiedenen Abteilungen zu vermeiden.

Hoher Zeitaufwand bei Usern und Fachabteilungen führt also zur Beschränkung der Ressourcen-Nutzung (Räume & Geräte) – das ist eine vollkommen paradoxe Situation. Sowohl für die User – als auch für den Kunden, der für viel Geld Systeme, Räume und die Fachleute bereitstellt.

Bei der Nutzung von raum]für[raum als BuchungsTool hat der Kunde die Möglichkeit, alle relevanten Prozesse in einem einzigen Tool zusammen fassen zu können. Damit steht dem User eine einheitliche und durchgängige Buchungsoberfläche mit immer nachvollziehbaren Workflows und Feedbacks zur Verfügung.

Nicht nur fällt die die Zeiteinsparung bei der initialen Buchung der Konferenz für den User extrem hoch aus – jede Änderung oder Modifikation an der bestehenden Konferenz ist für den User in der Regel mit wenigen Klicks erledigt.

Auch die Fachabteilungen müssen in der Erbringung der Leistungen sehr viel weniger Zeit aufwenden – vor allem weil alle Prozesse ineinander verzahnt sind.

Und – für den Kunden ganz wichtig – neben den enormen Zeiteinsparungen bei User und Fachabteilungen können die Beschränkungen für die Räume entfallen. Das BuchungsTool steuert alle ineinander verzahnten Buchungsprozesse und die notwendigen Arbeitsschritte.

Als Folge davon ist eine sehr deutliche Steigerungen in der Nutzung der teuren Systeme und Räume zu verzeichnen.

Egal ob Enterprise- oder Provider-Business: Mandantenfähige Strukturen sind für den Alltagsbetrieb von Videokonferenz- / TelePresence-Plattformen zunehmend von entscheidender Bedeutung. Das betrifft natürlich auch die technische Plattform. Und hier ist oft als zentrales Problem zu erkennen, dass die TMS nicht mandantenfähig ist. Das macht das Lösungskonzept für die beschriebenen Anforderungen sehr schwer – bis unmöglich.

Aber auch hier bietet raum]für[raum als zentrales BuchungsTool allen Kunden einen ganz entscheidenden Vorteil: Alle operativen Funktionen stehen dem Betreiber genauso als Mandantensystem zur Verfügung wie die benötigen technisch-strukturellen Einstellungen auf der Hardware- und Systemseite. Ob Buchungsmethode, Zugriff auf Räume und Systeme, Abrechnungsmethoden oder Berechtigungen, raum]für[raum kann die vom Kunden gewünschte Mandantenstruktur abbilden – und die Konferenzdaten über die BookingAPI sicher und in Echtzeit auf die TMS schreiben, ohne dass die TMS zwingend mandantenfähig sein muss.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Mandantenfähige Buchungs-Software
  • Unterstützung der gängigen Buchungskonzepte auch in beliebigen Mischformen
  • Der User hat eine sehr einfach und intuitiv zu bedienende Software
  • Raumbuchung und Videokonferenz-Hardware-Buchung sind immer ineinander verzahnt – es gibt damit keine
  • „Parallelprozesse“ und keine „Sollbruchstellen“ und „Medienbrüche“ mehr
  • Die vorhandenen automatischen Prozessketten im Unternehmen können optimal genutzt werden
  • Höhere Nutzungsgrade von Systemen und Räumen möglich
  • Kurzfristige Buchung von Konferenzen für User und/oder Fachabteilungen möglich
  • Die TMS / CTX (Videokonferenzmanagement-Tools) haben immer aktuelle Konferenzdaten
  • Die Videokonferenzen können automatisch von der Management-Software gestartet werden, ohne dass in den
  • jeweils gebuchten Konferenzräumen manuelle Prozesse gestartet werden müssen
  • Es wird keine kostbare Zeit der Konferenzteilnehmer mehr zu Beginn der Konferenzen verloren – die Konferenzen
  • können inhaltlich sofort und ohne Verzögerung beginnen
  • Enorm verminderte Belastung des User HelpDesk oder der Techniker durch automatischen Ablauf der Anwahl-/Einwahlprozesse und transparente Informationskanäle
  • Flexible und zielgerichtete Abrechnungs- und Berechnungsmodelle (Billing) möglich
  • Exporte in verschiedene SAP-Module möglich
  • Individualisierte Abrechnungs- und Billingkonzepte nach Kundenwunsch möglich
  • Präzise Nutzungs- und Auslastungs-Reports verfügbar und damit ein genaues Controlling aller notwendigen Objekte
  • Anbindung an Kunden LDAP-AD möglich
  • Anmeldemethoden für User in „Self-Service“ Strukturen ermöglichen einfachen Zugang zum Tool und erleichtern
  • Administratoren (und Betreibern) die User-Integration
  • Anbindung von EXCHANGE-SERVER (und DOMINO SERVER) an raum]für[raum, sodass hiermit zu Konferenzen auch Kollegen aus Exchange (NOTES) eingeladen werden können
  • Einladung an Kollegen zu Konferenzen erfolgen (wenn der Betreiber das wünscht) per Outlook-konformer (Noteskonformer) Einladung (mit Kalendereintrag)
  • Faire Lizenzmodelle auf Basis „con-current user Lizensierung“
  • raum]für[raum ist eine Standardsoftware mit einer Basis von mehr als 150 Installationen

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