Digitale Poststelle

Oberverwaltungsgericht automatisiert Posteingang

| Redakteur: Susanne Ehneß

Das Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg in der Hardenbergstraße
Das Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg in der Hardenbergstraße (Bild: Georg Slickers)

Das Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg hat den Posteingang der Verwaltung modernisiert. Man entschied sich für die Lösung „image2data“ der Norpa GmbH, die nun das bereits vorhandene Dokumentenmanagementsystem ergänzt.

Neben einigen Sachgebieten, für die das Oberverwaltungsgericht (OVG) erstinstanzlich zuständig ist, entscheidet es als Rechtsmittelgericht für die Verwaltungsgerichte in Berlin und Brandenburg über Berufungen sowie über Beschwerden, insbesondere gegen Eilbeschlüsse der Verwaltungsgerichte.

Die in der Verwaltung des Gerichtes eingehende inner- und außerbehördliche Briefpost soll schnell und unkompliziert angenommen, sortiert und in die jeweiligen Sachgebiete verteilt werden. Das vorhandene Dokumentenmanagementsystem „VISkompakt“ der PDV Systeme GmbH dient dabei als Ablage- und Workflowlösung.

Ergänzend zum DMS

Der Einsatz des Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist ein zentraler Baustein für die digitale Aktenführung im Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg. Die effektive Nutzung setzt aber auch einen strukturierten, einheitlichen und effizienten Zugang der täglich eingehenden Poststücke voraus.

Wesentliche Anforderungsbestandteile sind dabei neben zuverlässiger Verarbeitung eine einfache Handhabung sowie die Fähigkeit, auch bislang unbekannte Dokumente aus unterschiedlichen Quellen sinnvoll verarbeiten zu können. Der gesamte Posteingang soll außerdem täglich bis 11 Uhr verarbeitet sein.

Digitalisierung der Poststelle

„Wir haben einige Zeit recherchiert, um eine leistungsfähige, aber auch bezahlbare Data-Capture-Lösung zur Umsetzung unserer digitalen Poststelle zu finden“, erklärt Claudia Radtke, Leiterin des Projekts „EDEV OVG“. Die Wahl fiel auf die Lösung der Hamburger Norpa GmbH. „Die Flexibilität der Lösung und die angenehme Zusammenarbeit mit Norpa haben uns bereits während einer Testphase überzeugt. Unsere Wünsche und Anforderungen wurden einfach verstanden und umgesetzt“, so die Projektleiterin.

Praktisch unverzichtbar ist aus ihrer Sicht auch der zuverlässige Umgang mit vorher nicht bekannten Dokumenten. Das Antrainieren neuer Layouts und Formulare ist laut Claudia Radtke in der Praxis schlicht nicht möglich. „Das Lizenzmodell mit festen, planbaren Kosten hat überzeugt und die Entscheidung für ‚image2data‘ als flexible Lösung für das Document-Input-Management zusätzlich begünstigt“, resümiert Radtke.

Auf der nächsten Seite: Lösungskomponenten und Fazit.

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  • Seite 2: Die Lösung
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