Software-Einführung

Nicht ohne Change Management

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Vorbereitung der organisatorischen Änderungen begleiten

Auf technischer Seite sind die Umsetzung der Anforderungen und Software-Tests Inhalt dieser Phase. Die Prüfung der fachlichen Funktionalitäten sollten hierbei spätere Nutzer vornehmen.

Auf der Change-Seite steht die Vorbereitung und Vermittlung der organisatorischen Änderungen auf dem Plan: Anpassung von Stellenbeschreibungen und Prozessdarstellungen, Klärung von Qualifizierungsbedarf, Planung der notwendigen Trainings, Lokalisierung von Widerständen und deren Gründen. Hierzu bietet sich ein Netz aus Change Agents in den betroffenen Abteilungen an. Ihre Aufgabe ist, ihre Bereiche auf die kommenden Veränderungen vorzubereiten und gleichzeitig bei Problemen und Komplikationen als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Change Agents stellen damit das Bindeglied zwischen Abteilungen und Projektorganisation dar.

Pilotierung und Rollout unterstützen

Sinn der Pilotierung ist, die Software einem breiten Praxistest zu unterziehen. Hierfür sind geeignete Pilotbereiche unter anderem nach folgenden Aspekten auszuwählen:

  • konstruktive Haltung gegenüber den Veränderungen und der neuen Software und
  • Repräsentativität der Pilotbereiche für die gesamte Organisation hinsichtlich ihrer Anforderungen an die Software.

Der Rollout ist neben technischen Überlegungen so zu planen, dass die Einführung die Mitarbeiter und das operative Geschäft so wenig wie möglich beeinträchtigt – nicht nur aus Gründen der Arbeitseffizienz, sondern auch aus Gründen der Motivation und Akzeptanz. Zu Beginn sollten Informationsveranstaltungen durchgeführt werden, um alle Betroffenen über den Zeitplan und Inhalt der anstehenden Veränderungen zu informieren. Zudem sind die Mitarbeiter bis zur Software-Einführung in ihren geänderten Aufgaben zu schulen.

Erreichtes feiern und Erfahrungen festhalten

Ist die Software eingeführt, sollte dies gefeiert werden: Ein großes Projekt wurde gemeinsam erfolgreich zum Abschluss gebracht, den Beteiligten gebührt Dank und Anerkennung für ihr Engagement.

Der Erfolg des Change Prozesses sollte über das Projektende hinaus verfolgt werden: Werden die neuen Prozesse gelebt? An welchen Stellen sind die Abläufe ggf. anzupassen? Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess unterstützt hier, auf Veränderungen schnell reagieren zu können. Falls in Zukunft vergleichbare Projekte geplant sind, empfiehlt es sich, Lessons-learnt-Workshops mit den zentralen Projektbeteiligten durchzuführen, um Lernpunkte für weitere Projekte zu dokumentieren.

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