Software-Einführung

Nicht ohne Change Management

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Anforderungen analysieren und neue Prozesse festlegen

Zu Beginn sind die zukünftigen Arbeitsabläufe und Aufgabenzuschnitte sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen an die Software zu definieren. Hierfür ist eine klare Zielsetzung erforderlich, was durch die Reorganisation und die neue Software erreicht werden soll. Ein Zielfindungsworkshop mit Verwaltungsführung und Führungskräften der betroffenen Bereiche trägt zur Klärung bei.

Die Prozesse sind auf die definierten Ziele auszurichten. Neue Prozesse rufen bei den Betroffenen häufig Abwehrhaltungen hervor: Lieb gewonnene Abläufe werden abgeschafft, individuelle Spielräume eingeschränkt. Die Bedenken der Mitarbeiter, aber auch ihre Anregungen müssen ernst genommen werden. Daher sollten die Mitarbeiter in die Entwicklung der neuen Prozesse und Abläufe frühzeitig eingebunden werden. So können sie ihr Wissen und ihre Erfahrungen aus der Praxis einbringen. Sobald Ziele und Soll-Prozesse feststehen, ist die gesamte Organisation darüber zu informieren.

Passenden Anbieter auswählen und die Mitarbeiter einbeziehen

In dieser Phase wird entschieden, mit welcher Software die Organisation die nächsten fünf bis zehn Jahre arbeiten soll und welcher Partner das Einführungsprojekt begleiten wird. Neben der Erfüllung der Anforderungen durch die Software ist zu prüfen, ob sich der Anbieter auf die Arbeitsweise des Auftraggebers einstellen kann. So können frühzeitig Reibungsverluste in der Zusammenarbeit vermieden werden.

Aus Sicht des CM ist es wichtig, dass die getroffene Wahl für die Betroffenen nachvollziehbar ist und mitgetragen wird. Dafür eignen sich unter anderem folgende Maßnahmen:

  • Verwendung einer möglichst objektiven und transparenten Bewertungsmethode,
  • Beteiligung von Führungskräften und späteren Nutzern der betroffenen Bereiche an der Bieterauswahl,
  • Veranstaltung einer Bieterpräsentation zum persönlichen Kennenlernen der Anbieter.
  • Eine zeitnahe Information aller Betroffenen über Status und Ergebnisse des Auswahlprozesses ist sicherzustellen.

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