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Pflicht zur eRechnung in der Öffentlichen Verwaltung NGDX legt Grundlage für digitalen Dokumentenaustausch

Schätzungen zufolge werden in Deutschland jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt. Dies bedeutet einen immensen finanziellen, zeitlichen und Ressourcen-Aufwand, der sich durch eine Umstellung auf die elektronische Rechnung einsparen ließe. Zudem würde die eRechnung eine durchgängige elektronische Weiterverarbeitung der Dokumente und eine Integration in BPM-Systeme ermöglichen.

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Die NGDX-Lösung von Ferrari electronic ermöglicht eine automatisierte und elektronische Dokumentenverarbeitung in der Öffentlichen Verwaltung
Die NGDX-Lösung von Ferrari electronic ermöglicht eine automatisierte und elektronische Dokumentenverarbeitung in der Öffentlichen Verwaltung
(© Ferrari electronic)

Eine Vorreiterrolle bei der eRechung könnten Deutschlands Kommunen einnehmen, die ab April 2020 in der Lage sein müssen, Rechnungen digital zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Die Basis legen moderne Lösungen für den Dokumentenaustausch, mit denen sich Dokumente rechts- und manipulationssicher übertragen lassen. Für die Kommunen bedeutet die Umsetzung des eRechnungsgesetzes nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Herausforderung. Zuständigkeiten müssen mitunter neu aufgesetzt und Abläufe umstrukturiert werden.

Ein Aufwand, der sich lohnt: Einer Studie des Instituts ibi research zufolge benötigt die rein papierbasierte Bearbeitung des gesamten Rechnungsprozesses im Durchschnitt 21 Stunden. Werden Papierrechnungen durch digitale Rechnungen ersetzt, nimmt ihre Bearbeitung knapp 13 Stunden in Anspruch. Läuft der gesamte Vorgang vollständig digital ab, reduziert sich der Aufwand auf neun Stunden. Die Vermeidung von Medienbrüchen sollte in der Rechnungsbearbeitung also höchste Priorität haben.

Medienbrüche vermeiden – aber wie?

Voraussetzung ist, dass bereits der Dokumentenein- und ausgang digital vonstattengeht. Umsetzen lässt sich diese Anforderung mit der OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic. Ihr Feature „Next Generation Document Exchange“ (NGDX) ermöglicht den rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen und stellt damit die Weichen für eine medienbruchfreie Rechnungsbearbeitung.

Rechtssicherer Dokumentenaustausch mit NGDX

NGDX übermittelt Dokumente im Original und verlustfrei als PDF an den Empfänger Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Dabei werden die Dokumente End-to-End, rechtssicher und verschlüsselt versendet und empfangen. Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie besteht darüber hinaus die Möglichkeit des revisionssicheren Dokumentenaustausches. Ist die Übertragung abgeschlossen, wird sie mit einem qualifizierten Sendebericht rechtssicher quittiert. Damit ist NGDX neben dem Fax die rechtssichere Alternative zur E-Mail und erfüllt allerhöchste Sicherheitsanforderungen. NGD­X lässt sich kommunenübergreifend einsetzen, Insellösungen werden obsolet und eine durchgängige, homogene Bearbeitung der eRechnung wird möglich.

In einer Kommune könnte dies wie folgt aussehen: Werden die Rechnungsdaten via NGDX vollständig digital und maschinenlesbar übermittelt, entfällt die manuelle Erfassung und die Daten gehen direkt an das Buchungssystem über. Dies funktioniert in Sekundenschnelle und beinhaltet alle Dokumente, die erfasst und digital verarbeitet werden sollen. Absenderdaten und Bankverbindungen können auf Wunsch automatisch mit dem CRM, und die einzelnen Positionen der Rechnung mit dem Lieferschein und der Bestellung im ERP-System abgeglichen werden.

NGDX versendet hybride, von Menschen und Maschinen lesbare Dokumente, und ermöglicht so eine automatisierte und elektronische Dokumentenverarbeitung in den im Einsatz befindlichen Systemen der Kommunen. Damit ebnet das neue Dokumentenaustauschverfahren den Weg für die elektronische Rechnungsstellung und einen einheitlichen digitalen Bearbeitungsprozess.

Weitere Informationen

zur NGDX-Lösung von Ferrari electronic finden Sie hier.

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