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NGDX erleichtert den digitalen Workflow in Behörden

| Autor: Stephan Leschke, CEO Ferrari electronic AG

Die mit NGDX übertragenen Dokumente haben auch vor Gericht Bestand
Die mit NGDX übertragenen Dokumente haben auch vor Gericht Bestand (© Vladimir Melnikov – stock.adobe.com)

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In den meisten Behörden gehört ein herkömmlicher Faxserver zur IT-Infrastruktur. Durch ein simples Softwareupdate können diese Faxserver in die IP-Welt migriert werden und dort ihr volles Potenzial ausschöpfen. Die OfficeMaster Suite 7DX von Ferrari electronic bietet neben Fax den Versandweg Next Generation Document Exchange, kurz NGDX. NGDX basiert auf dem Faxprotokoll, bietet aber in IP-Umgebungen sehr viel mehr Möglichkeiten.

Dass sich Dokumente per Fax nur in schwarz-weiß übertragen lassen, war bislang eine Hürde bei der Digitalisierung. NGDX schafft hier Abhilfe. Das innovative Verfahren für einen rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen überträgt sämtliche Farben, Formatierungen und selbst hohe Auflösungen. Das erleichtert zum Beispiel digitale Freigabeprozesse, die häufig in Behörden über farbige Kennzeichnungen vollzogen werden. Dieses bewährte System verdeutlicht den jeweiligen Bearbeitungsstatus auf einen Blick und erleichtert die Zuordnung zu verschiedenen Sachgebieten und Abteilungen bis hin zum konkreten Ansprechpartner

Behörden sehen sich tagtäglich mit der Bearbeitung unzähliger sensibler Dokumente konfrontiert. Um den nötigen Überblick zu behalten, hat sich in vielen Ämtern das System der farbigen Kennzeichnung etabliert. Dabei werden den einzelnen Stufen eines Freigabeprozesses bestimmte Farben zugeordnet. Befindet sich das Dokument beispielsweise beim Amtsleiter, erhält es die Farbe Blau. Die nächste Abstimmungsstufe wird Gelb gekennzeichnet. Dies erleichtert sowohl das Erkennen der jeweiligen Freigabestufe als auch das Zuweisen der Dokumente an den korrekten Ansprechpartner und die Ablage in die entsprechende Akte. Ein effizientes und erprobtes System, das bei der Übermittlung von Dokumenten per Fax jedoch an seine Grenzen gerät. Da eine Faxübertragung nur in schwarz-weiß möglich ist, gehen die farbigen Kennzeichnungen verloren, was mit zusätzlichem Aufwand verbunden und entsprechend fehleranfällig ist.

NGDX hält Farbe, Formatierung und Auflösung aufrecht

Doch damit könnte jetzt Schluss sein. Der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic bietet im Umfang seines neuen Major Release „OfficeMaster Suite 7DX“ ein innovatives, rechtssicheres Dokumentenaustauschverfahren für IP-Umgebungen. „Next Generation Document Exchange“ (NGDX) übermittelt Dokumente im Original und verlustfrei als online ausfüll- bzw. bearbeitbares PDF an den Empfänger, was digitale Freigabeprozesse ermöglicht und die herkömmlichen Sammelmappen in Papierform ersetzen könnte.

Damit schafft man digitale und vor allen Dingen effektive Workflows, denn sämtliche Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben beim Versandweg über NGDX erhalten. Vom Transfer ausgeschlossen sind lediglich potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen. Behörden steht damit ein Dokumentenaustauschverfahren zur Verfügung, welches die etablierten Kennzeichnungssysteme uneingeschränkt unterstützt und einen medienbruchfreien Abstimmungsprozess ermöglicht.

Maximale Sicherheit beim Dokumentenaustausch

Öffentliche Verwaltungen sind zur Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien verpflichtet, dies gilt auch für den Dokumentenaustausch. Dieser Vorgabe kommt NGDX nach, indem es die Dokumente End-to-end, rechtssicher und verschlüsselt versendet und empfängt. Durch den optionalen Einsatz der Blockchain-Technologie besteht darüber hinaus die Möglichkeit des revisionssicheren Dokumentenaustausches. Ist die Übertragung abgeschlossen, wird sie mit einem qualifizierten Sendebericht – der selbst vor Gericht Bestand hat – quittiert. Damit kann die Behörde ihre rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen vollständig belegen und den Inhalt der übertragenen Schriftstücke, Urkunden, Rechnungen, Unterlagen und Akten jederzeit verifizieren. Da sich auf diese Weise auch der jeweilige Bearbeitungsstatus eines Dokuments nachvollziehen lässt, steht den Ämtern eine manipulationssichere Ergänzung zum System der farbigen Kennzeichnung von Freigabeprozessen zur Verfügung.

Vom papiergebundenen Prozess zur digitalen Freigabe

Um Manipulationen zu vermeiden, laufen zahlreiche Behördenprozesse nach wie vor papiergebunden ab. Dokumente sind häufig im Original einzureichen und müssen manuell weiterbearbeitet werden. Dies lähmt sowohl die Behördenmitarbeiter als auch die damit verbundenen Freigabeprozesse. NGDX ist in der Lage, hybride – also von Mensch und Maschine lesbare – Dokumente zu übertragen und verbindet damit papiergebundene mit digitalen Prozessen. Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, lassen sich Dokumente automatisch erfassen, Inhalte extrahieren und weitere Prozessschritte – wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen – anstoßen. Das Ergebnis ist eine automatisierte Dokumentenverarbeitung und ein einheitlicher digitaler Bearbeitungs- bzw. Freigabeprozess.

Fazit

NGDX ermöglicht in Behörden und Verwaltungen einen durchgängigen digitalen Workflow unter Beibehaltung jeglicher Formatierungen und Farben und der Weg hin zum papierlosen Arbeiten ist geebnet. Bisherige Medienbrüche und Lücken in Abstimmungsprozessen werden geschlossen. NGDX lässt sich behördenübergreifend einsetzen, Insellösungen werden obsolet und eine durchgängige, homogene Bearbeitung von digitalen Dokumenten möglich. Dort, wo heute schon Faxserver im Einsatz sind, benötigt man tatsächlich nur ein Update auf die OfficeMaster Suite 7DX und alle beschriebenen Funktionalitäten kommen zum Einsatz.

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