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Records Management Neuer Standard erleichtert den Dokumentenaustausch

Autor / Redakteur: Dr. Ulrich Kampffmeyer / Gerald Viola

Ein einziger Dokumentenstandard, der EU-weit für alle Öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen gilt? Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Projekt Consult Unternehmensberatung und Member of the Board of Directors im DLM Network EEIG, klärt im folgenden Beitrag die Fachbegriffe und zeigt mögliche Entwicklungen auf.

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Records management. Die Grundidee ist gar nicht so neu ...
Records management. Die Grundidee ist gar nicht so neu ...
( Archiv: Vogel Business Media )

Records Management ist ein in Deutschland noch wenig geläufiger Begriff. Wir sprechen stattdessen hier häufig von virtuellen Akten, elektronischer Archivierung, Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung oder Schriftgutverwaltung. Zumindest wurde der Begriff „Records Management“ in der deutschen Übersetzung ISO-Norm 15489 mit „Schriftgutverwaltung“ übersetzt. MoReq ist der europäische Standard für Records-Management-Systeme. Im deutschen Sprachgebrauch ist ein „Dokument“ ziemlich genau dass, was ein „Record“ im angloamerikanischen Sprachraum ausmacht: eine aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Aufzeichnung. Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Die physische Form oder andere Merkmale spielen dabei keine Rolle. Beispiele sind eMails, Verträge, Geschäftsvereinbarungen, Rechnungen, Kontoübersichten, Berichte aber auch Webseiten-Inhalte, Video- und Audiodateien. Ein Record definiert sich durch Inhalt und Rechtscharakter. Bei einem Record im Sinne von Records Management geht es also keineswegs um Schallplatten oder Datenbankzeileneinträge.

Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1): Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen (Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business).

Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1): Records Management ist die als Führungsaufgabe wahrzunehmende, effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten (Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records).

Die typischen Eigenschaften

Records Management oder ERM Electronic Records Management bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen.

ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden. ERM ist auch eine wichtige Komponente von ECMEnterprise Content Management, die besonders zur Erfüllung von Information Management Compliance zur Erfüllung rechtlicher und regulativer Anforderungen an die Dokumentation von Unternehmensprozessen und Dokumenten notwendig ist. Zu Records Management gehören die folgenden typischen Eigenschaften:

  • Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen.
  • Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen.
  • Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules).
  • Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, zum Teil bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten.
  • Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen.

Was ist MoReq?

MoReq ist die wichtigste Spezifikation für elektronisches Dokumenten- und Records-Management in Europa. Die Abkürzung steht für „Model Requirements for the Management of Electronic Records“. Der Standard spezifiziert die Anforderungen für Schriftgutverwaltung, Dokumenten- und Records Management sowie die elektronische Archivierung. Die aktuelle Version MoReq2 wurde im Februar 2008 veröffentlicht und wird im Laufe des Jahres durch ein Zertifizierungsverfahren für Softwareprodukte komplettiert. Der Standard ist der Maßstab für alle Anwender, die elektronische und papiergebundene Informationen systematisch verwalten und langfristig aufbewahren müssen.

Die Vorteile liegen darin, dass Anbieter ihre Produkte zukünftig nur noch auf einen europäischen Standard ausrichten müssen. Nutzer erhalten durch die einheitlichen Standards Anwendungen, die als standardisierte, austauschbare und kompatible Produkte der Anbieter zur Verfügung stehen werden. Aus der Perspektive der Archive ist vor allem die Kompatibilität und langfristige Stabilität von Interesse. Zudem ist zu erwarten, dass – da die Produkte nur noch an einen Standard angepasst werden müssen – zukünftig günstigere Standardprodukte entstehen können.

MoReq liefert im Gegensatz zu anderen Standards (wie ISO 15489) eine sehr detaillierte Anforderungsliste sowohl für funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasierendes Records-Manage-ment-System, als auch für die dazugehörigen elektronischen Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsysteme.

MoReq schließt auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen Systemen und Managementsystemen ein und erstellt nicht nur Anforderungen für eine Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen, sondern auch für die Anforderungen anderer elektronischer dokumentenbezogener Funktionen wie Workflow, eMail und Elektronische Signaturen. Die Anforderungschecklisten sind modular aufgebaut und stellen eine Art Schablone für die jeweiligen Anwendungsbereiche dar. In diesen Anforderungslisten werden alle Anforderungen beschrieben und jede einzelne Funktion detailliert definiert. Darüber hinaus wird für jede Funktion spezifiziert, ob sie „Pflicht“ oder „Wünschenswert“ ist. Daneben enthält MoReq einen Katalog der Metadatenelemente, die zur Umsetzung erforderlich sind.

Wesentliche Inhalte von MoReq2 sind die Schaffung einer flexibleren Struktur, die Erweiterung des Basismoduls, die Schaffung neuer optionaler Module, die Entwicklung eines MoReq Compliance Tests für Softwareprodukte, die Ergänzung um eine länderspezifische Einleitung (Chapter „0“) und ein XML-Schema für Objektstruktur und Metadatenmodell. MoReq2 ist bereits ohne Anhänge 200 Seiten stark. Die neun Anhänge umfassen noch einmal 100 Seiten und die Testszenarien gehen weit über 1.000 Seiten hinaus. Der MoReq2-Standard baut auf dem MoReq1-Standard auf und lehnt sich in Struktur und Format an diesen an. Dadurch wurde auch eine weitgehende Abwärtskompatibilität zur Ursprungsspezifikation erreicht. Bei der Erstellung von MoReq2 wurden Ergänzungen aus relevanten Quelldokumenten – wie der ISO 15489, der ISO 23081 und der ISO 14721 sowie dem deutschen DOMEA-Standard und der UK-TNA-2002-Spezifikation – berücksichtigt, sowie aktuelle Trends im Umfeld von ECM, ILM, Archivierung und Dokumentenmanagement. MoReq2 beschäftigt sich nicht nur mit dem Kernbereich des Records Management, sondern deckt auch den gesamten Entstehungs-, Nutzungs-, Archivierungs- und Aussonderungsbereich ab.

MoReq2 zielt sowohl auf die Öffentliche Verwaltung wie die Privatwirtschaft. Der Standard adressiert elektronisches Records Management ebenso wie die Verwaltung von hybriden Dokumenten. Er geht mit den optionalen Modulen weit über das klassische Records Management und besonders über das Schriftgutmanagement deutscher Begriffsprägung hinaus. Gerade angesichts neuer Anforderungen an die Dokumentationspflichten (die 8. Direktive oder die Dienstleistungsrichtlinie) ist MoReq2 die Antwort auf die gewachsenen Compliance-Vorgaben. Besonders für europaweit aufgestellte oder agierende Organisationen und Unternehmen bietet der europäische Standard den Vorteil, dass für alle Länder nach einer Vorgabe vorgegangen werden kann. Unabhängig von Tests und Zertifizierung definiert der Standard den aktuellen State-of-the-Art des Records Management und erlaubt jedem Interessierten selbst die Requirements und die Test-Cases für eigene Projekte zu nutzen. MoReq schafft letztlich eine hohe Austauschfähigkeit, langfristige Sicherheit sowie einheitliche Rahmenbedingungen für die Entwicklung und den Einsatz von Systemen zum Dokumenten- und Records Management sowie zur elektronischen Archivierung im europäischen Raum.

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