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Records Management Neuer Standard erleichtert den Dokumentenaustausch

| Autor / Redakteur: Dr. Ulrich Kampffmeyer / Gerald Viola

Ein einziger Dokumentenstandard, der EU-weit für alle Öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen gilt? Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Projekt Consult Unternehmensberatung und Member of the Board of Directors im DLM Network EEIG, klärt im folgenden Beitrag die Fachbegriffe und zeigt mögliche Entwicklungen auf.

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Records management. Die Grundidee ist gar nicht so neu ...
Records management. Die Grundidee ist gar nicht so neu ...
( Archiv: Vogel Business Media )

Records Management ist ein in Deutschland noch wenig geläufiger Begriff. Wir sprechen stattdessen hier häufig von virtuellen Akten, elektronischer Archivierung, Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung oder Schriftgutverwaltung. Zumindest wurde der Begriff „Records Management“ in der deutschen Übersetzung ISO-Norm 15489 mit „Schriftgutverwaltung“ übersetzt. MoReq ist der europäische Standard für Records-Management-Systeme. Im deutschen Sprachgebrauch ist ein „Dokument“ ziemlich genau dass, was ein „Record“ im angloamerikanischen Sprachraum ausmacht: eine aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Aufzeichnung. Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht. Die physische Form oder andere Merkmale spielen dabei keine Rolle. Beispiele sind eMails, Verträge, Geschäftsvereinbarungen, Rechnungen, Kontoübersichten, Berichte aber auch Webseiten-Inhalte, Video- und Audiodateien. Ein Record definiert sich durch Inhalt und Rechtscharakter. Bei einem Record im Sinne von Records Management geht es also keineswegs um Schallplatten oder Datenbankzeileneinträge.

Definition „Record“ (ISO 15489, Teil 1): Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug einer geschäftlichen Handlung zu dienen (Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business).

Definition „Records Management“ (ISO 15489, Teil 1): Records Management ist die als Führungsaufgabe wahrzunehmende, effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten (Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records).

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