Interview

Neuer Schwung für die eAkte

| Redakteur: Susanne Ehneß

Auf welchen Aufwand muss man sich einstellen, wenn man die eAkte einführen will?

Stefan Deterling
Stefan Deterling (Bild: Mach AG)

Deterling: Falls noch nicht geschehen, müssen die Ist-Prozesse für den betreffenden Bereich aufgenommen und dokumentiert werden, und der Soll-Prozess ist zu definieren. Auch die Organisationsabteilung ist gefordert: Sie ist immer beteiligt, wenn bestehende Strukturen – auch Ablagestrukturen – und Prozesse auf dem Prüfstand stehen. Bei Veränderungen sind unbedingt auch alle Mitarbeiter sowie die Mitbestimmungsorgane und -gremien mit einzubeziehen, und zwar mit frühzeitiger und aktiver Kommunikation.

Last but not least liegt die Arbeit auch in der IT-Abteilung. Sie muss prüfen, wie sich die eAkte in das bestehende Systemumfeld integriert. Eine eAkte wird ja nie als Insellösung in Betrieb genommen, sondern integriert sich in die bestehende IT-Landschaft mit Scannern, Portalen und Fachverfahren.

Was sind die drei wichtigsten Erfolgskriterien?

Deterling: Oberste Priorität hat eine klare und sorgfältig definierte Zielsetzung: Was genau soll erreicht werden, was ist das dringendste Anliegen? Soll eine zentrale Ablage etabliert werden, geht es um die elektronische Abbildung von Geschäftsprozessen oder suche ich eine Lösung, mit der ich die informelle Zusammenarbeit effizient organisieren kann?

Wichtig ist auch die eben schon angesprochene frühzeitige Kommunikation mit allen Beteiligten, Stakeholdern wie Nutzern. Anwender interessieren die Vorteile, aber auch Informationen zum Aufwand, gerade in der Umstellungszeit. Wir haben außerdem gute Erfahrungen damit gemacht, wenn Ansprechpartner im Projekt für fachliche Fragen zur Verfügung stehen, aber auch bei Verunsicherungen und Konflikten ansprechbar sind.

Ebenso sind ein gutes Durchhaltevermögen und Kontinuität nicht zu unterschätzen. Ein erfolgreiches Projekt braucht nicht nur Zeit, sondern auch beharrliche Projektverantwortliche und die volle Unterstützung durch die Leitungsebene. Auch ein verlässlicher externer Partner kann helfen, „am Ball zu bleiben“ und die Ziele weiterzuverfolgen.

Die Mach AG bietet neben der etablierten Lösung jetzt eine neue eAkte an. Warum?

Deterling: Die bisherige DOMEA-2.0-zertifizierte Lösung hat einen hohen Funktionsumfang und bewährt sich seit 15 Jahren in verschiedenen Behörden und Einrichtungen. Um auch die Bedürfnisse von Kunden zu erfüllen, die eine schlanke Stand-alone-Lösung suchen, bieten wir nun auch die „MACH E-Akte“ als einzelnes Produkt an, das sich in bestehende Systemlandschaften integrieren lässt, leicht zu bedienen ist und den Erfordernissen des Konzepts eVerwaltung entspricht.

Den eAkte-Flyer der Mach AG gibt es hier zum kostenlosen Download.

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