Interview

Neuer Schwung für die eAkte

| Redakteur: Susanne Ehneß

Wird die eAkte jetzt mehr Erfolg haben?

„Statt einer Arbeitserleichterung bedeutete die eAkte oft erst einmal mehr Arbeit“, resümiert Stefan Deterling
„Statt einer Arbeitserleichterung bedeutete die eAkte oft erst einmal mehr Arbeit“, resümiert Stefan Deterling (Bild: Mach AG)

Deterling: Ich gehe davon aus, dass die eAkte nicht nur neuen Schwung, sondern auch bessere Voraussetzungen denn je hat. Die gesetzlichen Verpflichtungen sind ein „Druck-Faktor“, und das Organisationskonzept eVerwaltung unterstützt verhältnismäßig praxis- beziehungsweise realitätsnah: Es fokussiert nicht mehr so stark die Technik, sondern gibt klare Vorgaben in Bezug auf organisatorische Fragen und Vorarbeiten. Das betrifft die mögliche Bearbeitung eines Aktenplans als zentrale Ablage für Schriftgut ebenso wie die Prozessaufnahme, -beschreibung und -dokumentation: Die Frage, ob man im Zuge der eAkten-Einführung die Prozesse gleich mit optimieren kann, läuft immer parallel mit.

Der modulare Aufbau des Konzepts berücksichtigt die Eigenarten und die individuelle Priorisierung jeder Einrichtung. Statt einer Blaupause, die 1:1 kopiert werden soll, können sich Behörden die Module auswählen, die jeweils den größten Nutzen versprechen. Dabei ist die eAkte aus meiner Sicht das Fundament, auf dem das Gebäude eVerwaltung fußt, und mit dem sich die vollständige Dokumentationspflicht erfüllen lässt.

Für welche Einrichtungen ist die Einführung der eAkte empfehlenswert – und wer sollte lieber seine Finger davon lassen?

Deterling: Im Grunde genommen sollten auch Organisationen, die (noch) nicht durch das eGovernment-Gesetz oder entsprechende Ländergesetze betroffen sind, sich mit der eAkte auseinandersetzen. Die Frage ist meines Erachtens, wo und wie die eAkte einen Mehrwert schafft, nicht ob.

Jede Behörde sollte ihre Anforderungen kennen und die Erwartungen realistisch halten – oder vielmehr: die Erwartungen realisierbar formulieren. Die „eierlegende Wollmilchsau“ ist auch die eAkte nicht, das haben wir mit dem DOMEA-Konzept gesehen. Vielmehr unterstützt das modulare Prinzip eine schrittweise Umstellung auf die elektronische Schriftgutverwaltung.

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