Interview Neuer Schwung für die eAkte

Redakteur: Susanne Ehneß

Die eAkte ist „das Fundament, auf dem das Gebäude eVerwaltung fußt“, ist Stefan Deterling von der Mach AG überzeugt. Im Gespräch mit eGovernment Computing erklärt er, warum die eAkte in der Vergangenheit dennoch nur zögerlich eingeführt wurde.

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„Der gefühlte Mehraufwand bei der Bearbeitung von eAkten hat viele Projekte ins Stocken gebracht“, weiß Stefan Deterling
„Der gefühlte Mehraufwand bei der Bearbeitung von eAkten hat viele Projekte ins Stocken gebracht“, weiß Stefan Deterling
(Bild: DigitalGenetics_Fotolia.com)

Die eAkte hat mittlerweile schon eine längere Geschichte. Warum ist das Thema nun wieder so relevant?

Deterling: Das stimmt! Genau genommen stammt das Thema noch aus dem letzten Jahrtausend: Das erste DOMEA-Konzept wurde 1999 veröffentlicht, damals noch unter dem Namen „Konzept papierarmes Büro“. Die Vorgaben für den Umgang der deutschen Behörden mit elektronischen Unterlagen orientierten sich an der herkömmlichen papierbasierten Schriftgutverwaltung. Aber DOMEA hat nicht zu so vielen erfolgreichen Projekten geführt wie erhofft – und die Erfahrungen sind in das Nachfolgekonzept „eVerwaltung“ eingegangen, das andere Schwerpunkte setzt. Ein zweiter Punkt ist das eGovernment-Gesetz, das Teile der deutschen Verwaltung dazu verpflichtet, sich ernsthaft mit dem Thema zu befassen und bis spätestens 2020 entsprechende Lösungen zu implementieren.

Die eAkte und deren Einführung haben ja nicht den besten Ruf. Wieso?

Deterling: Ich glaube, das rührt vor allem daher, dass der Nutzer nicht im Mittelpunkt stand. Oftmals wurde der Anwender mit der digitalen Lösung zum Registrator und war mehr als bisher damit befasst zu katalogisieren, registrieren, verschlagworten ... Pro Schriftgut waren auf einmal viele Metadaten zu erfassen.

Statt einer Arbeitserleichterung bedeutete die eAkte oft erst einmal mehr Arbeit. Eine Ursache waren sicherlich die von DOMEA vorgesehene Technik und der hohe Funktionsumfang, der zulasten der Ergonomie ging. Daneben waren organisatorische Fragen zu wenig berücksichtigt, denn die Projekte wurden zu sehr als IT-Projekte gesehen. Mit der Einführung einer eAkte ändern sich aber immer auch die Arbeitsabläufe.

Was sind die konkreten Pro­bleme und Herausforderungen, über die eAkten-Projekte gestolpert sind?

Deterling: Zum einen hat der (gefühlte) Mehraufwand bei der Bearbeitung von eAkten im Vergleich zur herkömmlichen papierbasierten beziehungsweise unstrukturierten Form viele Projekte ins Stocken gebracht. Akzeptanzprobleme sind nicht zu unterschätzen, wenn es um die Einführung einer neuen Lösung geht. Und wenn die eAkte nur in einem Pilotbereich eingesetzt wird, der breite Roll-out später aber nicht mehr stattfindet, verstärkt sich der Effekt noch: Es gibt neue Medienbrüche innerhalb der Organisation, der Aufwand wird höher, und die Synergieeffekte kommen nicht zum Tragen.

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Wird die eAkte jetzt mehr Erfolg haben?

„Statt einer Arbeitserleichterung bedeutete die eAkte oft erst einmal mehr Arbeit“, resümiert Stefan Deterling
„Statt einer Arbeitserleichterung bedeutete die eAkte oft erst einmal mehr Arbeit“, resümiert Stefan Deterling
(Bild: Mach AG)

Deterling: Ich gehe davon aus, dass die eAkte nicht nur neuen Schwung, sondern auch bessere Voraussetzungen denn je hat. Die gesetzlichen Verpflichtungen sind ein „Druck-Faktor“, und das Organisationskonzept eVerwaltung unterstützt verhältnismäßig praxis- beziehungsweise realitätsnah: Es fokussiert nicht mehr so stark die Technik, sondern gibt klare Vorgaben in Bezug auf organisatorische Fragen und Vorarbeiten. Das betrifft die mögliche Bearbeitung eines Aktenplans als zentrale Ablage für Schriftgut ebenso wie die Prozessaufnahme, -beschreibung und -dokumentation: Die Frage, ob man im Zuge der eAkten-Einführung die Prozesse gleich mit optimieren kann, läuft immer parallel mit.

Der modulare Aufbau des Konzepts berücksichtigt die Eigenarten und die individuelle Priorisierung jeder Einrichtung. Statt einer Blaupause, die 1:1 kopiert werden soll, können sich Behörden die Module auswählen, die jeweils den größten Nutzen versprechen. Dabei ist die eAkte aus meiner Sicht das Fundament, auf dem das Gebäude eVerwaltung fußt, und mit dem sich die vollständige Dokumentationspflicht erfüllen lässt.

Für welche Einrichtungen ist die Einführung der eAkte empfehlenswert – und wer sollte lieber seine Finger davon lassen?

Deterling: Im Grunde genommen sollten auch Organisationen, die (noch) nicht durch das eGovernment-Gesetz oder entsprechende Ländergesetze betroffen sind, sich mit der eAkte auseinandersetzen. Die Frage ist meines Erachtens, wo und wie die eAkte einen Mehrwert schafft, nicht ob.

Jede Behörde sollte ihre Anforderungen kennen und die Erwartungen realistisch halten – oder vielmehr: die Erwartungen realisierbar formulieren. Die „eierlegende Wollmilchsau“ ist auch die eAkte nicht, das haben wir mit dem DOMEA-Konzept gesehen. Vielmehr unterstützt das modulare Prinzip eine schrittweise Umstellung auf die elektronische Schriftgutverwaltung.

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Auf welchen Aufwand muss man sich einstellen, wenn man die eAkte einführen will?

Stefan Deterling
Stefan Deterling
(Bild: Mach AG)

Deterling: Falls noch nicht geschehen, müssen die Ist-Prozesse für den betreffenden Bereich aufgenommen und dokumentiert werden, und der Soll-Prozess ist zu definieren. Auch die Organisationsabteilung ist gefordert: Sie ist immer beteiligt, wenn bestehende Strukturen – auch Ablagestrukturen – und Prozesse auf dem Prüfstand stehen. Bei Veränderungen sind unbedingt auch alle Mitarbeiter sowie die Mitbestimmungsorgane und -gremien mit einzubeziehen, und zwar mit frühzeitiger und aktiver Kommunikation.

Last but not least liegt die Arbeit auch in der IT-Abteilung. Sie muss prüfen, wie sich die eAkte in das bestehende Systemumfeld integriert. Eine eAkte wird ja nie als Insellösung in Betrieb genommen, sondern integriert sich in die bestehende IT-Landschaft mit Scannern, Portalen und Fachverfahren.

Was sind die drei wichtigsten Erfolgskriterien?

Deterling: Oberste Priorität hat eine klare und sorgfältig definierte Zielsetzung: Was genau soll erreicht werden, was ist das dringendste Anliegen? Soll eine zentrale Ablage etabliert werden, geht es um die elektronische Abbildung von Geschäftsprozessen oder suche ich eine Lösung, mit der ich die informelle Zusammenarbeit effizient organisieren kann?

Wichtig ist auch die eben schon angesprochene frühzeitige Kommunikation mit allen Beteiligten, Stakeholdern wie Nutzern. Anwender interessieren die Vorteile, aber auch Informationen zum Aufwand, gerade in der Umstellungszeit. Wir haben außerdem gute Erfahrungen damit gemacht, wenn Ansprechpartner im Projekt für fachliche Fragen zur Verfügung stehen, aber auch bei Verunsicherungen und Konflikten ansprechbar sind.

Ebenso sind ein gutes Durchhaltevermögen und Kontinuität nicht zu unterschätzen. Ein erfolgreiches Projekt braucht nicht nur Zeit, sondern auch beharrliche Projektverantwortliche und die volle Unterstützung durch die Leitungsebene. Auch ein verlässlicher externer Partner kann helfen, „am Ball zu bleiben“ und die Ziele weiterzuverfolgen.

Die Mach AG bietet neben der etablierten Lösung jetzt eine neue eAkte an. Warum?

Deterling: Die bisherige DOMEA-2.0-zertifizierte Lösung hat einen hohen Funktionsumfang und bewährt sich seit 15 Jahren in verschiedenen Behörden und Einrichtungen. Um auch die Bedürfnisse von Kunden zu erfüllen, die eine schlanke Stand-alone-Lösung suchen, bieten wir nun auch die „MACH E-Akte“ als einzelnes Produkt an, das sich in bestehende Systemlandschaften integrieren lässt, leicht zu bedienen ist und den Erfordernissen des Konzepts eVerwaltung entspricht.

Den eAkte-Flyer der Mach AG gibt es hier zum kostenlosen Download.

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