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Bedarfsgerechte Beschaffung für die Öffentliche Verwaltung Neue Lizenzen, Gebrauchtsoftware oder Cloud: Behörden haben die Wahl

Autor / Redakteur: Andreas E. Thyen / Susanne Ehneß

Bei der Beschaffung von IT-Leistungen gilt es, viele verschiedene Ansprüche unter einen Hut zu bringen: Der Haushalt ist knapp, die Bedarfsträger haben hohe Anforderungen, die interne Informationstechnik muss die Infrastruktur beherrschbar halten, und die Vergabestelle möchte eine rechtssichere, hersteller- und produktneutrale Ausschreibung.

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Wenn es um Standardsoftware geht, etwa Betriebssysteme oder Office-Programme, werden auf einen Schlag hunderte oder gar tausende Lizenzen benötigt
Wenn es um Standardsoftware geht, etwa Betriebssysteme oder Office-Programme, werden auf einen Schlag hunderte oder gar tausende Lizenzen benötigt
(Bild: vallepu-Fotolia.com)

Gerade wenn es um größere Investitionssummen geht, wünschen sich Behörden Sicherheit im gesamten Beschaffungsprozess. Eine „sichere“ bedarfsgerechte Beschaffung ist schon für Unternehmen schwierig – für Behörden ist sie aufgrund diverser Haushalts- und Vergaberichtlinien aber ungleich schwieriger. Wie kann also eine bedarfsgerechte Softwarelizenzbeschaffung mit höherer Entscheidungssicherheit funktionieren?

Ausgangslage

Vor allem wenn es um Standardsoftware geht, etwa Betriebssysteme oder Office-Programme, werden auf einen Schlag hunderte oder gar tausende Lizenzen benötigt. Wer beispielsweise ein neues Office-Programm für 1.000 Rechner braucht, muss beim Kauf neuer Lizenzen mit Kosten von rund 200.000 Euro rechnen – und das oft alle paar Jahre wieder, wenn neue Versionen auf dem Markt sind oder der Support von Vorgängerversionen ausläuft. Die erheblichen zusätzlichen Kosten für neue Hardware, der Schulungsaufwand und die Anbindung an weitere Systeme – wie Fachanwendungen – sind nicht mitgerechnet.

Spielräume und Flexibilität schaffen

Die Abläufe im Einkauf sind meist ebenso standardisiert wie die Softwareprodukte selbst. Viele Behörden wenden sich an einen Ansprechpartner direkt beim Hersteller oder an einen der wenigen Großhändler, die den Markt unter sich aufteilen. Diesen gewohnten Weg zu gehen, mag auf den ersten Blick eine Erleichterung sein. Doch für die Behörden hat es zur Folge, dass sie sich in ihrer Wahlfreiheit einschränken – und nicht unbedingt die Lösung bekommen, die am besten zu ihrem Bedarf passt.

Denn Softwarehersteller stehen natürlich unter dem Druck, ihre neuesten Produkte zu verkaufen. Und auch Großhändler befinden sich stets in dem Konflikt, Herstellervorgaben erfüllen zu müssen. Wenn der Vertreter eines Herstellers empfiehlt, 500 Lizenzen seiner neuen Softwareversion zu kaufen, darf und sollte die Behörde nachprüfen:

  • Muss es die neuste Version sein?
  • Und brauchen wir tatsächlich so viele Lizenzen?
  • Können wir neue und gebrauchte Software einsetzen?
  • Wenn ja, wo genau?
  • Oder können wir Software-Lösungsbedarfe auch ganz anders umsetzen als bisher üblich?

Auch außerhalb sogenannter Rahmenverträge, zum Beispiel mit den großen amerikanischen Softwarekonzernen, kann und muss eine Beschaffung erfolgen. Städte und Gemeinden sollten daher den Wettbewerbsgrundsatz für sich nutzen und sich für ihre Entscheidungen in der Beschaffung von IT-Lösungen mehr Spielräume und Flexibilität verschaffen.

Kundenorientierte Beratung

In vielen Lebensbereichen ist es üblich, sich vor wichtigen Entscheidungen einen unabhängigen Rat einzuholen. Insbesondere im Rahmen der Beschaffung von Standardsoftware scheint es aber schwierig zu sein, die oben beschriebenen gewohnten Wege zu verlassen.

Ein rascher Blick auf den Softwaremarkt genügt, um zu erkennen, dass im Bereich der Standardprodukte ein Angebotsoligopol vorherrscht. Deshalb werden über Ausschreibungen in der Regel Produkte eines bestimmten Herstellers beschafft. Dies engt per se bereits die Auswahl an unabhängigen Beratern ein. Da das Vertriebsnetz der Standardsoftwarehersteller ebenso oligopolistisch und reglementiert ist, scheint die Hoffnung auf eine unabhängige Beratung vergeblich.

Der hohe Spezialisierungsgrad in der IT-Branche schafft – neben einer Reihe von Vorteilen – ebenfalls Abhängigkeiten, egal ob es um Produkte, Hersteller oder Dienstleistungen geht. Es gibt sie aber, die unabhängigen IT-Dienstleister und Händler, die breiter aufgestellt sind und dabei ausschließlich kundenorientiert arbeiten.

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Vorteile einer Bestands- und Bedarfsanalyse

Der Autor: Andreas E. Thyen, Geschäftsführer LizenzDirekt Deutschland GmbH
Der Autor: Andreas E. Thyen, Geschäftsführer LizenzDirekt Deutschland GmbH
(Bild: LizenzDirekt)
Viele dieser unabhängigen Unternehmen bieten auch so genannte SAM/IT-Auditing Leistungen an. Software Asset Management (SAM) ist ein anerkanntes Verfahren zur Verwaltung und Optimierung der IT-Assets eines Unternehmens. Die Durchführung von SAM schützt Softwareinvestitionen und hilft dabei, zu identifizieren, welche Software tatsächlich benötigt wird und ob die Softwarebestände effizient genutzt werden. Professionelle Lizenzierungspartner unterstützen Unternehmen und Behörden während des gesamten Software-Lifecycles im sicheren und effizienten Umgang mit Lizenzen.

Die Bestands- und Bedarfsanalyse findet vor Ort statt und umfasst Softwareinvestitionen und das Hardwareinventar. Dabei werden die Gültigkeit von Wartungsverträgen und Softwarelizenzen sowie lückenhafte Einstellungen im Betriebssystem oder der Datenbank erfasst und Über- beziehungsweise Unterlizenzierungen erkannt. Ebenso wird bei einer geplanten oder bevorstehenden Systemanpassung der kurz- und mittelfristige zusätzliche Lizenzbedarf aufgezeigt. Bereits bei der Beschaffung von Lizenzen kann ein Licensing-Profi für Unternehmen wertvolle Selektionsarbeit leisten und dabei helfen, die effizientesten Optionen zu sondieren, um erhebliche Kosten und Folgekosten zu vermeiden.

Durch eine Zusammenarbeit mit einem unabhängigen Lizenzierungspartner ergibt sich zugleich die Möglichkeit, nicht benötigte Softwarelizenzen wieder zu verkaufen. Dies stellt eine echte Einnahmequelle dar, durch den Verkauf lässt sich gebundenes Kapital in Liquidität verwandeln.

Behörden können durch ein unabhängiges SAM mit geringen Mitteleinsatz signifikant Risiken reduzieren, erhebliche Kosten und Folgekosten vermeiden und gegebenenfalls auch Einnahmen erzielen. Es empfiehlt sich vor allem bei der Anschaffung neuer Software, in diesem Verfahren zudem eine Wirtschaftlichkeitsberechnung inklusive der „Nebenkosten“ wie die der Schulungen (siehe oben) durchzuführen.

Überblick über die Auswahlmöglichkeiten

Wenn Behörden sich bei der Softwarebeschaffung flexibel verhalten und neben den Ratschlägen von Herstellern und Händlern auch den fundierten Rat eines unabhängigen Fachmanns einholen, verschaffen sie sich mehr Freiheit und Sicherheit. Anders als noch vor wenigen Jahren haben sich auch im Umfeld der Standardsoftware wichtige Alternativen zur Bedarfsdeckung ergeben. Die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung stehen dabei unumstößlich im Vordergrund. Hier die Optionen in der Übersicht:

Neue Software: Die Hersteller sind bekannt, die oftmals hoch komplexen Lizensierungsbedingungen sind es nicht – in kaum einem Unternehmen und in kaum einer Behörde. Hinzu kommen die Wahlmöglichkeiten Miete oder Kauf, mit oder ohne Softwareassurance, Fragen der Installation et cetera. Dass viele Behörden über- beziehungsweise unterlizenziert sind, ist daher wenig überraschend. Auch vor dem Hintergrund künftiger Entwicklungen empfiehlt es sich, vor der Beschaffung neuer Lizenzen einen externen Rat einzuholen.

Doch lieber zu gebrauchter Software greifen? Lesen Sie weiter!

Gebrauchte Software: Bereits seit über zehn Jahren gibt es in Deutschland einen Markt für Gebrauchtsoftware, der gegen den Widerstand einiger großer Softwarehersteller stetig gewachsen ist. Die meisten Händler haben sich auf den Kauf und Verkauf gebrauchter Lizenzen spezialisiert. Wenige andere bieten neben Software aus zweiter Hand auch neue Lizenzen und Cloud-Lösungen und verschiedene korrespondierende Dienstleistungen an. Umfangreiche Erfahrungen im Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen haben aber bisher nur wenige Unternehmen.

Secondhand-Software hat einen großen Vorteil: Während gebrauchte Autos oder Elektrogeräte verschleißen und fehleranfälliger werden, ist eine Abnutzung hier ausgeschlossen. Zudem wissen die meisten Kommunen inzwischen, dass rechtliche Bedenken unbegründet sind. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) erklärte den Handel mit Gebrauchtsoftware schon im Juli 2012 für rechtmäßig. Der Bundesgerichtshof (BGH) schloss sich diesem Urteil im Januar 2014 vollumfänglich an.

Beim Kauf gebrauchter Software können auch Städte und Gemeinden bis zu 50 Prozent der Kosten sparen. Etliche Behörden wie Bundesgerichte, Landesbehörden, Kommunen oder städtische Betriebe haben diese Möglichkeit deshalb bereits genutzt.

Kommunen sollten – und müssen bisweilen – diese Auswahlmöglichkeiten bei freihändigen Vergaben und Ausschreibungen nutzen, um die Lösungen zu finden, die wirklich zu ihnen passen. Die Vorteile gebrauchter Softwarelizenzen (ob aktuelle oder ältere Versionen) sind:

  • Nur selten, und meist nur für wenige Benutzer, bedingen Fachanwendungen neuere oder sehr aktuelle Softwarelizenzen.
  • In fast allen Fällen sind ältere Lizenzen auch noch für einen längeren Zeitraum vollends ausreichend.
  • Allein die Einsparung bei den Lizenzkosten betragen in der Regel ca. 50 Prozent.
  • Hinzu kommen deutliche Einsparungen im direkten Schulungsaufwand.
  • Auch kalkulatorische Kosten können gespart werden, zum Beispiel Zinskosten, Installationsaufwand, Kosten durch unzureichende Kompatibilitäten zwischen einzelnen Softwareversionen oder auch Effizienzverluste bei den Mitarbeitern durch die ungewohnte Bedienerführung.

Cloud-Lösungen: Cloud ist nicht gleich Cloud. Deswegen gilt es auch hier, genauestens zu klären, welche Bedarfe Unternehmen und Kommunen grundsätzlich mit Cloudlösungen abdecken können. Aktuell mehr denn je stellt sich im behördlichen Umfeld neben Haushalts- und vergaberechtlichen Aspekten die Frage, wie sich die sensiblen Daten der Bürger zuverlässig schützen lassen. Eine Vielzahl von Experten empfehlen Behörden für die Verarbeitung von sensiblen Daten generell, nur das Private-Cloud-Modell zu nutzen und darauf zu achten, dass sie nur europäische Anbieter auswählen.

Bei der Auswahl geeigneter europäischer Cloud-Partner, die nicht dem nicht dem US-amerikanischen Patriot Act unterworfen sind, und damit nicht gezwungen werden können, Daten herauszugeben, gilt es, neben einem Preisvergleich auch qualitative Merkmale zu definieren und zu bewerten.

Wie bei neuer und gebrauchter Software empfiehlt es sich, bei der Planung und Vergabe eine gewisse Flexibilität zu bewahren und unabhängigen Rat einzuholen.

Zusammenfassung und Fazit – auf der nächsten Seite.

Zusammenfassung und Fazit

Die Haushalts- und vergaberechtlichen Vorgaben für die Softwarebeschaffung sind einerseits zu Recht eng gesteckt. Andererseits gibt der Wettbewerbsgrundsatz den Behörden vor, bei der Beschaffung flexibel zu sein.

Zu den seit Jahrzehnten üblichen Beschaffungswegen gibt es Alternativen, die leider noch zu wenig bekannt sind. Dass die Softwarekonzerne und eng vernetzten Distributoren hier keine Aufklärung betreiben, liegt in der Natur der Sache. Die fehlende Aufklärung hat aber zur Folge, dass der Wettbewerbsgrundsatz oft unzureichend beachtet wird – sowohl bei der freihändigen Beschaffung als auch in öffentlichen Ausschreibungen.

Zugleich steigt aber die Zahl der selbstbewussten Beschaffer. Einige Behörden haben bereits erkannt, dass es neben den großen, bekannten Händlern auch andere kompetente Ansprechpartner gibt. Vertrauen und eine spürbare echte Kundenorientierung spielen eine immer größere Rolle. Einseitige Ratschläge werden vielerorts nicht mehr ungeprüft umgesetzt und Möglichkeiten zur Kosteneinsparungen leidlich genutzt. Auch tradierte Denkmuster werden zunehmend über Bord geworfen. So kommt es zum Beispiel vor, dass eine Behörde die Frage stellt, ob man eine Cloud-Lösung nicht auch mit gebrauchten Server-Lizenzen betreiben könne.

Egal für welche der beschriebenen Optionen sich eine Behörde entscheidet: Durch eine Zusammenarbeit mit einem unabhängigen Lizenzierungspartner ergeben sich eine Vielzahl von Chancen bei gleichzeitiger Reduzierung von Risiken. Entscheidend ist, dass Behörden flexibel und unabhängig die Kaufentscheidungen treffen können, die sowohl ihren Haushalt schonen als auch die tägliche Arbeit erleichtern.

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