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Bedarfsgerechte Beschaffung für die Öffentliche Verwaltung

Neue Lizenzen, Gebrauchtsoftware oder Cloud: Behörden haben die Wahl

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Zusammenfassung und Fazit

Die Haushalts- und vergaberechtlichen Vorgaben für die Softwarebeschaffung sind einerseits zu Recht eng gesteckt. Andererseits gibt der Wettbewerbsgrundsatz den Behörden vor, bei der Beschaffung flexibel zu sein.

Zu den seit Jahrzehnten üblichen Beschaffungswegen gibt es Alternativen, die leider noch zu wenig bekannt sind. Dass die Softwarekonzerne und eng vernetzten Distributoren hier keine Aufklärung betreiben, liegt in der Natur der Sache. Die fehlende Aufklärung hat aber zur Folge, dass der Wettbewerbsgrundsatz oft unzureichend beachtet wird – sowohl bei der freihändigen Beschaffung als auch in öffentlichen Ausschreibungen.

Zugleich steigt aber die Zahl der selbstbewussten Beschaffer. Einige Behörden haben bereits erkannt, dass es neben den großen, bekannten Händlern auch andere kompetente Ansprechpartner gibt. Vertrauen und eine spürbare echte Kundenorientierung spielen eine immer größere Rolle. Einseitige Ratschläge werden vielerorts nicht mehr ungeprüft umgesetzt und Möglichkeiten zur Kosteneinsparungen leidlich genutzt. Auch tradierte Denkmuster werden zunehmend über Bord geworfen. So kommt es zum Beispiel vor, dass eine Behörde die Frage stellt, ob man eine Cloud-Lösung nicht auch mit gebrauchten Server-Lizenzen betreiben könne.

Egal für welche der beschriebenen Optionen sich eine Behörde entscheidet: Durch eine Zusammenarbeit mit einem unabhängigen Lizenzierungspartner ergeben sich eine Vielzahl von Chancen bei gleichzeitiger Reduzierung von Risiken. Entscheidend ist, dass Behörden flexibel und unabhängig die Kaufentscheidungen treffen können, die sowohl ihren Haushalt schonen als auch die tägliche Arbeit erleichtern.

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