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Bedarfsgerechte Beschaffung für die Öffentliche Verwaltung

Neue Lizenzen, Gebrauchtsoftware oder Cloud: Behörden haben die Wahl

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Gebrauchte Software: Bereits seit über zehn Jahren gibt es in Deutschland einen Markt für Gebrauchtsoftware, der gegen den Widerstand einiger großer Softwarehersteller stetig gewachsen ist. Die meisten Händler haben sich auf den Kauf und Verkauf gebrauchter Lizenzen spezialisiert. Wenige andere bieten neben Software aus zweiter Hand auch neue Lizenzen und Cloud-Lösungen und verschiedene korrespondierende Dienstleistungen an. Umfangreiche Erfahrungen im Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen haben aber bisher nur wenige Unternehmen.

Secondhand-Software hat einen großen Vorteil: Während gebrauchte Autos oder Elektrogeräte verschleißen und fehleranfälliger werden, ist eine Abnutzung hier ausgeschlossen. Zudem wissen die meisten Kommunen inzwischen, dass rechtliche Bedenken unbegründet sind. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) erklärte den Handel mit Gebrauchtsoftware schon im Juli 2012 für rechtmäßig. Der Bundesgerichtshof (BGH) schloss sich diesem Urteil im Januar 2014 vollumfänglich an.

Beim Kauf gebrauchter Software können auch Städte und Gemeinden bis zu 50 Prozent der Kosten sparen. Etliche Behörden wie Bundesgerichte, Landesbehörden, Kommunen oder städtische Betriebe haben diese Möglichkeit deshalb bereits genutzt.

Kommunen sollten – und müssen bisweilen – diese Auswahlmöglichkeiten bei freihändigen Vergaben und Ausschreibungen nutzen, um die Lösungen zu finden, die wirklich zu ihnen passen. Die Vorteile gebrauchter Softwarelizenzen (ob aktuelle oder ältere Versionen) sind:

  • Nur selten, und meist nur für wenige Benutzer, bedingen Fachanwendungen neuere oder sehr aktuelle Softwarelizenzen.
  • In fast allen Fällen sind ältere Lizenzen auch noch für einen längeren Zeitraum vollends ausreichend.
  • Allein die Einsparung bei den Lizenzkosten betragen in der Regel ca. 50 Prozent.
  • Hinzu kommen deutliche Einsparungen im direkten Schulungsaufwand.
  • Auch kalkulatorische Kosten können gespart werden, zum Beispiel Zinskosten, Installationsaufwand, Kosten durch unzureichende Kompatibilitäten zwischen einzelnen Softwareversionen oder auch Effizienzverluste bei den Mitarbeitern durch die ungewohnte Bedienerführung.

Cloud-Lösungen: Cloud ist nicht gleich Cloud. Deswegen gilt es auch hier, genauestens zu klären, welche Bedarfe Unternehmen und Kommunen grundsätzlich mit Cloudlösungen abdecken können. Aktuell mehr denn je stellt sich im behördlichen Umfeld neben Haushalts- und vergaberechtlichen Aspekten die Frage, wie sich die sensiblen Daten der Bürger zuverlässig schützen lassen. Eine Vielzahl von Experten empfehlen Behörden für die Verarbeitung von sensiblen Daten generell, nur das Private-Cloud-Modell zu nutzen und darauf zu achten, dass sie nur europäische Anbieter auswählen.

Bei der Auswahl geeigneter europäischer Cloud-Partner, die nicht dem nicht dem US-amerikanischen Patriot Act unterworfen sind, und damit nicht gezwungen werden können, Daten herauszugeben, gilt es, neben einem Preisvergleich auch qualitative Merkmale zu definieren und zu bewerten.

Wie bei neuer und gebrauchter Software empfiehlt es sich, bei der Planung und Vergabe eine gewisse Flexibilität zu bewahren und unabhängigen Rat einzuholen.

Zusammenfassung und Fazit – auf der nächsten Seite.

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