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Verwaltung der Systemlandschaft bei den Stadtwerken Eschwege

Neue Energie für Dokumentenprozesse

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Kostentrennung und einfache Systemverwaltung

In den vergangenen fünf Jahren wurden die Stadtwerke Eschwege im Bereich Farbe vom Konica-Minolta-bizhub-Premium-Partner Gries Büromaschinen GmbH aus Göttingen betreut. Im Zuge des im Oktober 2010 auslaufenden Vertrags kam es zu einer neuen Ausschreibung. Durch ausgiebige Marktvergleiche verschafften sich Tobias Degenhardt, Prokurist und Kaufmännischer Leiter, sowie Jürgen Rascher, Leiter IT, einen Überblick der technischen Möglichkeiten und definierten ihre Anforderungen.

„Vor allem die Verwaltung der insgesamt 23 Systeme stellte bisher einen erheblichen Aufwand dar. So musste ich früher Einstellungen an jedem System einzeln vornehmen“, beschreibt Jürgen Rascher die Ausgangssituation. Die Regelungen zum informatorischen Unbundling machten eine kostenstellenbezogene Zuweisung sämtlicher Druck- und Kopieraktivitäten notwendig.

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Besonders hohe Akzeptanz fand, dass die bereits genutzten Mitarbeiterausweise auch zur Authentifizierung an den Drucksystemen genutzt werden konnten. Auch die Möglichkeit der Implementierung in vorhandene IT-Umgebungen (wie das Enterprise Content Managementsystem windream) waren Kriterien. Bisher waren bei den Stadtwerken 15 Arbeitsplatzdrucker verschiedener Hersteller, drei Schwarzweißsysteme, vier Farb-Multifunktionssysteme (MFP) und ein Schwarzweiß-Kopierer im Einsatz. Nun sollte ein einheitliches Bedienkonzept her, um die Nutzung leichter zu gestalten und einheitliche Verbrauchsmaterialien zu ermöglichen.

Sechs Unternehmen waren an der Ausschreibung beteiligt. „Entschieden haben wir uns für Gries Büromaschinen, mit denen wir bereits sehr gute Erfahrungen in Bezug Verlässlichkeit und Reaktionszeiten, gemacht haben“, so Tobias Degenhardt, Prokurist und Kaufmännischer Leiter, über den Konica-Minolta-Partner. Die exklusive Partnerschaft, die windream und Konica Minolta seit 2002 verbindet, gab ihm zusätzliche Sicherheit, was die Integration in die vorhandenen IT-Umgebungen betraf.

Entschieden haben sich die Stadtwerke Eschwege deshalb für die Lösung SafeQ von Konica Minolta. So wurde auch eine globale Lösung, wie Degenhardt sie eher nur bei Großunternehmen erwartet hätte, finanzierbar. Diese erlaubt einheitlichen Zugriff auf alle Systeme und macht zentrale Einstellungen wie die Einrichtung von Nutzungsrechten möglich. Sämtliche Druck- und Kopiervorgänge werden erfasst und via Authentifizierung am MFP den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet. Das einheitliche Bedienkonzept wurde durch den Einsatz von nunmehr nur noch sieben Farb-MFPs bizhub C452 realisiert.

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