Einführung einer Projektmanagement-Software

Naturschutz ist kein Brückenbau

| Autor / Redakteur: Uli Frank Gräbener / Susanne Ehneß

Es gibt Ausnahmen von der Regel: In bestimmten Fällen haben sich auch für uns Gantt-Planungen als nützlich und hilfreich erwiesen; zum einen bei komplexen Projekten mit vielen Partnern und interessanterweise auch in der Kampagnen- und Politikarbeit. Am Anfang waren es gerade diese Bereiche, die der Einführung einer Planungssoftware sehr skeptisch gegenüberstanden.

Aber es zeigte sich: Gerade hier spricht vor allem die Abhängigkeit von extern gesetzten Terminen dafür, die eigenen Aktivitäten mithilfe eines Planungstools zu terminieren und zu koordinieren.

Organisationskultur

Generell gilt: Die Organisationskultur muss auf ein Tool und seine Funktionalitäten vorbereitet sein. Wenn eine Organisation schon heute jedes Projekt mit einem Gantt-Chart plant, wird sie dies auch in einer neuen, unternehmensweiten Projektmanagement-Software sehr leicht tun ­können. Das andere Extrem: In einer Organisation, die für die Mitarbeiter Vertrauensarbeitszeit eingeführt hat (das Beispiel des WWF), wäre es absurd, mit einer neuen Software eine Funktionalität wie „Stunden auf Projekte ­schreiben“ einführen zu wollen.

Es erwies sich als schwierig, dass viele Projektleiter im WWF relativ wenig Erfahrung im Umgang mit Planungstools mitbrachten. Für ihre bisherige Arbeit war dies einfach nicht zwingend. Auch eine Crash-Schulung im allgemeinen Projektmanagement hat diese Situation nicht wirklich verändert.

Zudem ist im NGO-Bereich ohnehin jede Stelle weit über die vertraglich geregelte Stundenzahl ­hinaus ausgelastet. Jeder neue Prozess, jede zusätzlich Aufgabe findet hier nur Anklang, wenn dies an anderer Stelle im gleichen Maße Arbeitserleichterung schafft.

Ein Großteil des Mehrwerts entsteht aber für das Management der Organisation – was den Projektleitern nur schwer zu vermitteln ist. Dass es darum geht, mit der Einführung einer neuen Software für die betroffenen Kollegen Mehrwerte zu schaffen und diese auch klar zu kommunizieren, das hatten wir uns in den ersten Monaten noch nicht klar gemacht.

Aktuell haben wir Sciforma so angepasst, dass wir die Lösung im WWF vor allem als Projektdatenbank und für das Monitoring der Erreichung unserer Projektziele nutzen. Alle Projekte finden sich mit einer ausführlichen Beschreibung im Tool wieder. Daneben sind die Projektziele und Zwischenziele formuliert und die Zielzeiten festgehalten.

In quartalsweisen Berichten schätzen Projektleiter die Wahrscheinlichkeit der Zielerreichung für alle Ziele ein. Diese „Baucheinschätzung“ wird regelmäßig mit harten Monitoring-­Informationen aus unserer Feldarbeit untermauert.

Nach Einführung des Tools erwiesen sich für uns allerdings auch Funktionen als nützlich, an die wir vorher gar nicht gedacht hatten. Zum Beispiel gab es sehr schnell ein Interesse, die Software für die neu formulierten Prozesse der ­Projektinitialisierung einzusetzen. Zumindest sparte dies Papier und Wege und schaffte Transparenz – ein Mehrwert, der jedem sofort deutlich wurde und der damit die Akzeptanz förderte. Auch fanden sich schnell ganz neue Kunden: hausinterne Dienstleister, die mit dem Tool die Flut an Anfragen ­koordinieren wollten – und nun auch konnten.

Dafür wird heute tatsächlich die Gantt-Planung in einer Multi-Projekt-Ansicht genutzt. Auch alle Personen im WWF, für deren eigene Tätigkeit die Informationen über die Projektarbeit der Organisation eminent wichtig sind, hatten schnell ein großes Interesse an der Software – beispielsweise unser Bereich Marketing. Auch ohne Gantt-Planung: So wie wir die Software heute einsetzen, schafft sie im WWF eine viel größere und bisher nicht dagewesene Transparenz über die Projektlandschaft und die einzelnen Ziele der Projekte.

Ein Schwerpunkt der zukünftigen Arbeit an unserer Projektmanagement-Lösung wird darauf liegen, aussagekräftige Berichte zu entwickeln: Die mühsam eingegebenen Informationen müssen vielseitig verwendbar sein und viele Einzelabfragen ersetzen. Ein weiterer Schritt wird sein, in der Software einen Prozess zu entwickeln, durch den der Projektleiter von der Idee bis zum Projektabschluss mit entsprechenden Freigaben, Checklisten und Formularen unterstützt wird – das Tool wird dann ein ständiger informativer Begleiter in der Projektarbeit. Auch die Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit wird eine Rolle spielen.

Und zu guter Letzt wollen wir auch die Projektleiter unterstützen, die sich trotz allem für die Gantt-Planung entscheiden. Wenn die Zahl komplexer Projekte beim WWF wächst, werden es sicher mehr werden.

Der Autor Uli Frank Gräbener, Leiter Monitoring & Evaluation beim WWF Deutschland

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posted am 01.03.2016 um 18:54 von Unregistriert


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