Gartner-Studie

Mut zur Agilität

| Autor: Manfred Klein

Die Jobbeschreibung von CIOs in der Öffentlichen Verwaltung wird sich in den nächsten Jahren dramatisch verändern. Verantwortlich dafür sind auch neue IT-Konzepte
Die Jobbeschreibung von CIOs in der Öffentlichen Verwaltung wird sich in den nächsten Jahren dramatisch verändern. Verantwortlich dafür sind auch neue IT-Konzepte (© Alexander Limbach - stock.adobe.com)

Eine Gartner-Studie prognostiziert CIOs in der Öffentlichen Verwaltung einen umfassenden Wechsel der Jobbeschreibung. eGovernment Computing hat mit Public-Sector-Experten von Gartner über die Konsequenzen gesprochen.

Herr Mickoleit, welche Aussagen macht die aktuelle Studie zur weiteren Entwicklung von eGovernment?

Mickoleit: Eine zentrale Aussage ist, dass die Zeiten von „klassischem eGovernment“ vorbei sind. Nach zahlreichen Enttäuschungen und Rückschlägen muss die Verwaltung einsehen, dass digitale Projekte wenig mit klassischen Infrastruktur-Projekten gemein haben. Ein Beispiel: Beim Bau einer Brücke gibt es jahrhundertelange Erfahrungswerte, was Design, Bauzeit und Kosten angeht. Und wenn die Brücke erst einmal steht, wird die nächsten Jahrzehnte auch nichts mehr am Design geändert. Das ist bei digitalen Produkten natürlich völlig anders und die Bürger sind es heute auch gewohnt, dass neue Funktionen eingeführt oder auch wieder abgeschafft werden. Wir sind in gewissem Sinne alle schon erfahrene Beta-Tester für digitale Produkte und Dienstleistungen.

Die Verwaltung tut sich noch schwer mit solch agilen Ansätzen. Es verunsichert Behörden, wenn sie nicht genau wissen, wie ihr Service schlussendlich aussieht. Und auch für das Beschaffungswesen bedeutet es Anpassung. Dabei haben agile Methoden und Ansätze wie etwa Design Thinking viele Vorteile. Anstatt jahrelang millionenschwere „eGovernment Projekte“ auszuschreiben, die am Ende nicht genutzt werden, weil sie nicht den Bedürfnissen der Nutzer entsprechen, wird hier in kleinen Schritten gedacht. Ideen und Annahmen werden früh getestet – in Echtzeit, mit Prototypen und vor allem zusammen mit den Endanwendern. Ist das Feedback positiv, wird der Ansatz weiter verfolgt. Wenn nicht, geht es weiter zur nächsten Idee. Im Vergleich zu traditionellen Ausschreibungen wird hier viel Zeit und Geld gespart.

Zusammengefasst: eGovernment ist ein Ingenieursansatz, gedacht für große Infrastrukturprojekte. Digitaler Wandel aber besteht aus vielen kleinen und großen Schritten, die nicht immer vorhersehbar sind und deshalb Kreativität, Innovation und Mut zum Ausprobieren und Scheitern erfordern. Es ist toll, zu sehen, dass die deutsche Verwaltung langsam auch solche agilen Ansätze ausprobiert, etwa mit Tech4Germany, mit dem Bürgerportal beta.bund.de oder auch mit den „Einfachen Leistungen für Eltern (ELFE)“.

Die Autoren der Studie gehen auch davon aus, dass CIOs der Öffentlichen Verwaltung in Zukunft ganz andere Aufgaben haben werden als heute. Welche Aufgaben werden das sein?

Mickoleit: Die Aufgaben von CIOs werden sich alleine schon dadurch ändern, dass ihre Mitarbeiter in Zukunft ganz andere Job-Profile haben. Es wird weniger darum gehen, Lösungen on-demand für Fachabteilungen bereit zu stellen, sondern vielmehr darum, aktiv neue Services mit den Bürgern zu denken und auszuführen. In Zukunft werden also viel mehr User Experience Designer, API Produkt-Manager oder Daten-Nerds in Behörden arbeiten als noch heute. Ein CIO muss sich darauf einstellen, diese Menschen in die Behördenorganisation zu integrieren und ihre Talente optimal zu nutzen.

Ein gutes Beispiel dafür, wie neue Rollen in Behörden Einzug halten, kommt aus Frankreich. Hier stellen öffentliche Einrichtungen sogenannte „Designers d’Internet General“ (frei: User Experience Designer der öffentlichen Hand) ein, welche die Nutzererfahrung der Bürger radikal verbessern sollen. Es geht um Design Thinking und ein agiles Vorgehen. Die Bürger sollen direkt in die Gestaltung der neuen Dienstleistung eingebunden werden. Der große Vorteil: Die Verwaltung merkt schon früh, ob ein neuer Service die Zielgruppe anspricht – oder eher an deren Bedürfnissen vorbei geplant wurde. Solche neuen Rollen sind nötig für den stetigen Kulturwandel, da weite Teile der Verwaltung eben doch noch sehr bürokratisch und prozessorientiert agieren.

Welche Rolle spielt in diesem Zusammenhang das sogenannte Change Management? Wodurch zeichnet sich gutes Change Management in der Öffentlichen Verwaltung aus?

Mickoleit: Change Management bleibt wichtig, aber der Trend geht weg von ambitionierten Rundum-Erneuerungen hin zu kleinen, aber sehr anschaulichen „Culture Hacks“. CIOs oder andere Führungskräfte fokussieren sich auf eine einzige Änderung und zeigen anhand dieser, wie es besser, effizienter und nutzerfreundlicher gehen kann. Das schafft dann die nötige Unterstützung für weitere Änderungen. Dieser Weg erfordert von allen Beteiligten Empathie und Durchhaltevermögen, doch selbst Länder mit komplexen Verwaltungslandschaften feiern hier erste Erfolge, darunter auch Deutschland.

Ein schönes Beispiel, wie digitaler Wandel in der Verwaltung aussehen kann, ist Tech4Germany. Die Initiative ermöglicht es, externen Talenten, an denen es in der Verwaltung definitiv fehlt, im Rahmen eines zeitlich limitierten Fellowships direkt an IT-Projekten des Bundes mitzuarbeiten. Neue Expertise und frische Ansätze aus Universitäten und der Privatwirtschaft werden in die Verwaltung eingebracht, wobei die Verwaltung das Wissen und das „Ownership“ – im Gegensatz zu vielen klassischen Outsourcing-Projekten – behält. So wurde beispielsweise in Rekordzeit ein Prototyp für eine neue Authentifizierungsmethode für das Nutzerkonto Bund entwickelt, mit dem Bürger sicher und zeitgemäß auf digitale Verwaltungsdienste zugreifen können. Das war eigentlich schon mit der Einführung des elektronischen Personalausweises 2011 geplant, scheiterte aber an mangelnder Akzeptanz und Nutzung. Die Bundesregierung hat ihre Fehler analysiert und erkannt, dass neue Lösungen den Nutzer in den Mittelpunkt stellen müssen – und nicht die Verwaltung.

Frau Mendonsa, die aktuelle Gartner-Untersuchung zu eGovernment prognostiziert XaaS-Modellen einen deutlichen Aufschwung. Was bedeutet ein Every-thing-as-a-service-Modell für die Öffentliche Verwaltung und wie würde das in der Umsetzung aussehen?

Mendonsa: Der Begriff XaaS wird verwendet, um mehrere Kategorien von Informationstechnologie zusammenzufassen, darunter diejenigen, die in der Cloud bereitgestellt werden, wie Software as a Service, Platform as a Service, Infrastructure as a Service und Application Platform as a Service. XaaS umfasst aber auch Managed Desktop-, Helpdesk- und Netzwerkdienste, Voice over IP und Unified Communications.

Die Umstellung auf As-a-Service-Modelle verändert die für das Management der IT erforderlichen Kompetenzen grundlegend. Da weniger Infrastrukturen und Anwendungen vor Ort erstellt und verwaltet werden, sind etwa weniger Anwendungsentwickler, Netzwerkanalysten oder Mitarbeiter in Rechenzentren erforderlich. In der Behörden-IT werden deshalb neue Positionen geschaffen, etwa für Chief Data and Analytics Officers, Cloud-Architekten und KI-Ingenieure. Die CIOs müssen ein strategisches Leitungs- und Governance-Modell für die Einführung der Cloud entwickeln und umsetzen. Kompetenzen wie zwischenmenschliche Kommunikation, emotionale Intelligenz, Geschäftssinn und Anpassungsfähigkeit sind zudem wichtig, um komplexe Beziehungen zu Cloud-Anbietern und Geschäftspartnern effektiv zu managen.

Welche Gefahren ergeben sich aus einem solchen Ansatz?

Mendonsa: Die Modelle sind noch nicht vollkommen ausgereift und zeichnen sich oft durch schwache Servicelevels aus. CIOs müssen die Abteilungen proaktiv über die Risiken aufklären und bei der Aushandlung der Verträge, wo immer möglich, eine aktive Rolle übernehmen. Darüber hinaus besteht bei XaaS die Gefahr, fragmentierte und doppelte IT-Ressourcen zu schaffen. Die Abteilungen kennen oft die Angebote nicht, die bereits in der Behörde existieren und die sie ebenfalls verwenden könnten.

Um das Risiko zu minimieren und die Vorteile von XaaS-Modellen voll auszuschöpfen, müssen CIOs in ihren Behörden Governance-Modelle etablieren und sich die nötigen Fähigkeiten für das Management von XaaS-Beziehungen aneignen.

Die Studie untersucht auch globale Trends. Gibt es hier Unterschiede zwischen der EU beziehungsweise der Bundesrepublik und welche Schlussfolgerungen lassen sich daraus für die EU und die Bundesrepublik ziehen?

Mickoleit: Vergleicht man die Ergebnisse der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz) mit dem Rest der Welt, fällt vor allem auf, dass die Verwaltung in den deutschsprachigen Ländern noch stark von starren und hierarchischen Führungen in der Verwaltung geprägt ist.

Die IT-Entscheider, etwa die CIOs, sind oft noch eine Leitungsebene von der Führungsriege entfernt und reporten an andere Instanzen wie etwa den CFO, also Finanz-Entscheider. Das führt dazu, dass die IT eher als Kostenstelle wahrgenommen wird, die Lösungen für die Fachabteilungen auf Anfrage bereitstellt, anstatt den Wandel der Organisation aktiv mitzugestalten.

Hier sehen wir aber gerade, dass sich etwas ändert. CIOs, die sich aktiv einbringen, werden zunehmend als Impulsgeber für Fragen der Digitalisierung und Verwaltungs-Modernisierung wahrgenommen. Man muss aber ganz klar sagen, dass die „fetten“ Jahre im eGovernment vorbei sind. Um die nötigen Ressourcen für Digitalisierungsprojekte zu erhalten, müssen Behörden-CIOs in DACH und global inzwischen klar nachweisen, dass ihre Initiativen auch wirklich einen konkreten Mehrwert für die Nutzer, also primär Bürger und Unternehmen, schaffen. Das ist in der DACH-Region sogar noch stärker der Fall, da die IT-Budgets im Durchschnitt nicht so stark steigen wie im globalen Vergleich.

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