Schlanker, schneller, preisgünstiger Müssen eGovernment-Projekte für Unternehmen scheitern?

Autor / Redakteur: Elisabeth Slapio / Gerald Viola

Die Bedeutung von eGovernment als weitreichendes Reform- und Modernisierungskonzept ist unübersehbar. eGovernment eröffnet Staat und Verwaltung völlig neue Perspektiven, ihre Aufgaben gegenüber Bürgern und Unternehmen zu erfüllen. In der Vergangenheit haben technologische Innovationskonzepte die Diskussion über den elektronischen Zugang zu Verwaltungshandeln geprägt.

Firmen zum Thema

( Archiv: Vogel Business Media )

Auch die neuen Strategiepapiere aus Politik und Verbänden geben wenig Hoffnung, dass künftige eGovernment-Projekte die Anforderungen an organisatorische, rechtliche und gesellschaftspolitische Überlegungen hinreichend berücksichtigen. Die alles entscheidende Frage „cui bono – Wem nutzt es?“ wird aus Sicht der Wirtschaft weiterhin vernachlässigt.

Wenn der Erfolg von eGovernment sich direkt proportional daraus ableiten ließe, dass jeder Bundesbürger sein Kfz-Wunschkennzeichen online erhält, dürfte Deutschland auf der sicheren Seite sein. Nahezu jede Gemeinde bietet in ihrem Internetauftritt diesen Bürgerservice an.

Dennoch befindet sich die Bundesrepublik Deutschland immer noch nicht auf einem Spitzenplatz bei europa- oder weltweiten Vergleichen. Eine Erklärung dafür dürfte sich aus Überlegungen ableiten lassen, warum ein großer Teil der Wirtschaft bis heute keinen nachhaltigen Bezug zu den angestrebten Vorteilen durch eGovernment-Projekte herstellen kann.

Unternehmen zurückhaltend

Überschaubar ist die Zahl der Unternehmen, die sich aktiv mit den Auswirkungen von eGovernment auf ihre Geschäftsprozesse befassen, ohne selbst Anbieter von IT-gestützten eGovernment-Lösungen zu sein oder sich als Beratungsunternehmen oder in anderer Form an einem der vielen eGovernment-Projekte zu beteiligen. Gemeint sind diejenigen Unternehmen, die als Adressat dieser Anwendungen den Beweis dafür antreten könnten, warum und wie sich eGovernment auf ihre Geschäftsprozesse nachweislich optimierend auswirkt. Ihre Meinung über den Nutzen von eGovernment für die Wirtschaft ist eher zurückhaltend. Wenngleich unverändert die Vorstellung besteht, mit eGovernment könne ein Beitrag zur Entbürokratisierung und Kostensenkung in der Verwaltung erzielt werden, sind eigene Erfahrungen des Nutzens und der unternehmensbezogenen Prozessverbesserung selten. Firmenworkshops, die in der Industrie- und Handelskammer zu Köln in den Jahren 2004 und 2006 durchgeführt wurden, lassen nur geringe Fortschritte vermuten.

Am optimierten Verwaltungshandeln orientiert

Gelobt werden vielfältige Informationsangebote der Verwaltung im Internet. Schon verhaltener werden das Informationsdesign, die Homogenität der Informationsstruktur und die Auffindbarkeit der wirtschaftsrelevanten Daten bewertet. Antworten auf die Frage, welche unternehmensrelevanten Transaktionen von Firmen wahrgenommen oder genutzt werden, beschränken sich auf punktuelle Erfahrungen und wirtschaftlich nicht messbare Einschätzungen. Warum lohnt es, sich mit eGovernment-Projekten für Unternehmen im Detail zu befassen?

Der aktuelle Diskussionsstand von eGovernment-Projekten innerhalb der Verwaltung hat sich in den letzten Jahren wesentlich stärker am Bild des optimierten Verwaltungshandelns orientiert, als in der Wirtschaft wahrgenommen wird. Nicht nur in der wissenschaftlichen Begleitforschung, sondern auch in konkreten Anwendungsbeispielen sind organisatorische Gestaltungspotenziale durch eGovernment identifiziert und teilweise umgesetzt.

Beispiel dafür sind Genehmigungsverfahren für Antragsteller und Behörden für das Bundesimmissionsschutzgesetz, Meldungen und Bescheinigungen aus den Bereichen Sozialversicherung und Arbeitsschutz sowie die diversen Anforderungen aus den Statistikpflichten der Unternehmen. Dennoch werden noch immer Projekte für die Zielgruppe der Wirtschaft realisiert, als ob der Unternehmensbedarf allenfalls mit Informationsangeboten für Existenzgründer oder dem Nachweis von Gewerbeflächen identifiziert werden könne.

Kriterien ermitteln

Der Frage, wie Unternehmen in eGovernment-Projekte eingebunden werden können und welche Rahmenbedingungen aus Sicht der Wirtschaft für einen Erfolg sprechen, geht die Industrie- und Handelskammer zu Köln seit 2001 nach. Auf der Grundlage ihres gesetzlichen Auftrags lag nahe, zu untersuchen, welche Kriterien bei Unternehmen den Eindruck vermitteln, dass sie an eGovernment-Projekten partizipieren.

Ergebnisse aus Workshops, Befragungen und Einzelinterviews werden fortlaufend in einem eBook (www.ihk-newsletter.de) veröffentlicht. Begleitend wurde in Abständen von zwei Jahren geprüft, wie sich die Einschätzung der Firmen zu eGovernment-Projekten entwickelte. Hervorzuheben ist dabei, dass selbst Firmen, die kontinuierlichen Umgang mit ITK-Ausstattung haben, kein anderes Verständnis zu eGovernment-Projekten haben wie Unternehmen, die sich primär einem anderen Unternehmensgegenstand widmen.

Sechs Grundüberlegungen

Die Langzeitanalyse lässt Schlussfolgerungen für künftige eGovernment-Projekte zu. Die Einschätzung aus Unternehmenssicht, ob ein eGovernment-Projekt erfolgreich ist oder nicht, hängt im Wesentlichen von folgenden Grundüberlegungen ab:

1. Begrifflichkeit nicht eindeutig

eGovernment-Projekte, die das Unternehmen als Adressaten benennen, vernachlässigen in der Regel eine eindeutige Begriffsdefinition der Projektvoraussetzungen und des angestrebten Nutzens. Die Ausgangssituation, dass das Verwaltungshandeln keine automatische Prozesskompatibilität mit Geschäftsprozessen der Unternehmen hat, müssen klarer herausgestellt werden.

Falsch kommunizierte Partizipation am Verwaltungshandeln (Kundenphilosophie) erweckt bei dem Unternehmen eine Erwartungshaltung, die mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der Verwaltung nicht in Einklang zu bringen ist.

2. IT-Lastigkeit von eGovernment-Projekten hindert Akzeptanz

Trotz der Prämisse, dass verbesserte eGovernment-Dienste den Unternehmen ermöglichen sollten, mit der Öffentlichen Verwaltung in Kontakt zu treten, ohne dass sie sich spezielle Kenntnisse in der Informationstechnologie aneignen müssen, vernachlässigen Projekte wie beispielsweise im Vergabe- und Ausschreibungsbereich die sehr heterogene IT-Kompetenz von Unternehmen. Ein weiteres Beispiel ist die Ausstattung für den Einsatz der digitalen Signatur.

3. Mangelnde Detailanalyse des Prozesses

Häufig werden aus der Sicht einzelner Verwaltungen Prozesse mit der Innensicht eigener Zuständigkeit definiert. Typisches Beispiel ist die Komplexität der Gewerbeanmeldung mit den Zusammenhängen der in der Folge beteiligten Institutionen wie beispielsweise der Finanzverwaltung, Berufsgenossenschaften, Kammern etc. Die Unternehmenssicht des optimierten Verwaltungsprozesses umfasst das gesamte Verfahren und endet nicht an Zuständigkeiten einzelner Institutionen.

4. Falsche Prämisse bei der Einschätzung des Nutzerprofils

Der Mitarbeiter des Unternehmens kann ohne Vorkenntnisse der internen funktionellen Organisation der Verwaltung elektronische Angebote nicht nutzen. Folge ist, dass die Applikation nicht als Vereinfachung verstanden und schlechtestenfalls nicht genutzt wird.

5. Ausschnittsweise Betrachtung des Problems

Projekte sollten in ihrer Beschreibung eindeutig die Rahmenbedingungen darstellen, die sowohl für Verwaltungen als auch Firmen relevant sind. Deutliche Hinweise auf Ressourcenverknappung in der Verwaltung durch Personalabbau werden durchaus als Anlass verstanden, eine Teilautomatisierung von Verwaltungsprozessen einzuführen. Eine präzise Darstellung der Grundvoraussetzung bietet zugleich die Chance, in der Unternehmerschaft politische Unterstützung für Vorschläge zur Verwaltungsvereinfachung – wie beispielsweise Reduzierung von Verordnungen und Gesetzen – einzuwerben.

6. Einseitige Aufwandsverlagerung auf den Nutzer vermeiden

Durchaus kritisch wird beobachtet, dass sowohl der Rechercheaufwand als auch der Aufwand, entsprechende technische Ausstattung vorzuhalten, um elektronisches Verwaltungshandeln nutzen zu können, eine einseitige Aufwandsverlagerung darstellen. Dabei beziffern Unternehmen vor allem den zeitlichen Aufwand, Eigenrecherche im Internet durchzuführen, als negative Auswirkung.

Hier wird deutlich abzuwägen sein, ob und wie erklärungsbedürftiges Verwaltungshandeln elektronisch abgebildet werden kann.

Fazit

Nach erster Einschätzung haben eGovernment-Projekte dann deutliche Chancen, von Unternehmen inhaltlich akzeptiert zu werden, wenn sie unter einer klaren Kosten-Nutzen-Interpretation angeboten werden. Unternehmen stellen dabei weniger den einmaligen Sachaufwand für die Anspruchnahme von Verwaltungshandeln in Frage. Sie sehen Electronic-Government-Projekte vorrangig unter dem Gesichtspunkt einer nachhaltigen Verwaltungsvereinfachung, deutlichem Bürokratieabbau und Verringerung der Mehrfachbelastung durch statistische Angaben, Dokumentations- und Berichtspflichten.

(ID:2007093)