Höhere Qualität in der Pflege

Modifizierte Standardlösung schafft mehr Effizienz in der Prüfung

| Autor / Redakteur: Hinrich Herkewitz, Sopra Steria Consulting / Ira Zahorsky

Aufgrund zahlreicher hochspezifischer Anforderungen konnte das ursprüngliche Vorhaben, eine Standard-Portallösung einzusetzen, nicht wie geplant umgesetzt werden. „Die größte Herausforderung war es, wie sich im Projektverlauf gezeigt hat, unsere Musterschreiben mit dem Portal erstellen zu können“, erklärt Frank Slaby, Mitarbeiter im IT-Bereich des LASV und interner Projektleiter beim LASV. „Wir setzen circa 80 verschiedene Musterschreiben ein, die im Rahmen der Vorgangsbearbeitung an unterschiedliche Zielgruppen verschickt werden. Die Schwierigkeit war es, sowohl die Gestaltungsvorgaben des Landes zu berücksichtigen als auch auf die Daten aus dem Portal zugreifen zu können. Wir konnten dieses Problem lösen. Allerdings hat sich dadurch der Projektverlauf erheblich verzögert.“

Ursprünglich war die Laufzeit auf ein Jahr angesetzt gewesen – unter der Prämisse, dass die Standardsoftware leicht an die Anforderungen des LASV anzupassen sei. Da die Erstellung der unterschiedlichen Anschreiben allerdings ein Drittel der Aufgaben betrifft, die mit dem Heimaufsichtsportal erledigt werden, war es den Projektverantwortlichen wichtiger, eine hundertprozentig passgenaue Lösung zu entwickeln als sie termingerecht in Betrieb zu nehmen. Ende 2014 gelang es den Entwicklern von Sopra Steria Consulting, die Standardbausteine an die speziellen Anforderungen anzupassen, sodass das neue Portal nach dem erfolgreichen User Acceptance Test im Februar in Betrieb genommen werden konnte.

Win-win-win-Situation für Bürger, Bewohner und Verwaltung

Um die Mitarbeiter mit den neuen Bearbeitungsprozessen vertraut zu machen, führte Sopra Steria Consulting eine zweitägige Schulung an allen drei Standorten des LASV in Potsdam, Frankfurt/Oder und Cottbus durch. Seitdem profitieren die Sachbearbeiter von dem performanten System, mit dem sie Routineaufgaben schneller als bislang erledigen können. Denn dadurch, dass das Portal nach dem Prinzip einer Private Cloud funktioniert, ist es von jedem Standort aus via Webbrowser zugänglich. Das Altsystem musste auf jedem einzelnen PC installiert werden und hat die zahlreichen Datenbestände ständig mit mehreren Datenbanken synchronisiert, was zu langen Bearbeitungszeiten führte. Zudem können die Nutzer nun mehr Funktionen als mit dem Altsystem nutzen. Wesentlich dabei ist, dass für die Nutzer alle Vorgänge prozessorientiert dargestellt sind und sich immer die Folgeprozesse und Handlungen ergeben.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass im System mittels Datenauswertung eine Priorisierung der Einrichtungen für die Prüftätigkeit erfolgt. So werden Einrichtungen, in denen besonders schwere Mängel festgestellt wurden, prioritär und ggf. mehrfach im Jahr geprüft. Für jede Einrichtung und unterstützende Wohnform können mühelos per Knopfdruck alle relevanten Informationen abgerufen werden. Mithilfe des erweiterten Berichtswesens kann zudem eine Dokumentation aller Tätigkeiten und Ergebnisse erstellt werden.

„Dadurch arbeitet die Aufsicht für unterstützende Wohnformen insgesamt effizienter und gewinnt Zeit für Kernaufgaben, die oft sehr aufwändig zu bearbeiten sind, etwa die Lösung von Problemen in einzelnen Einrichtungen. Dabei wird der Öffnung in den Sozialraum und der Vernetzung vieler Akteure eine große Rolle beigemessen. Die Beratung zur Mängelbeseitigung und die Beratung zur Qualitätsentwicklung dienen der Optimierung bestimmter Angebote, was letzten Endes der Qualität der Betreuung und Pflege zugutekommt“, resümiert Frank Slaby.

Im nächsten Schritt könnten zusätzlich zu Notebooks auch mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets an das System angebunden werden. Dadurch hätten die Prüfer dann vor Ort alle Prüfkriterien und Hintergrundinformationen quasi in der Jackentasche, was diesen Prozess zusätzlich vereinfachen und beschleunigen würde.

Doch nicht nur die Behörde profitiert von der neuen Portallösung. Auch die Kommunikation mit den Trägern wird einfacher. So ist es diesen beispielsweise möglich, Berichts- und Auskunftspflichten gegenüber dem LASV mittels Online-Formularen nachzukommen. Zudem stellt das LASV ein Einrichtungsverzeichnis online, auf dem Bürger die Einrichtungen im Land beispielsweise nach Landkreis oder Einrichtungstyp filtern und Detailinformationen wie die Kapazitäten für die einzelnen Platzarten einsehen können.

Aufgrund des erfolgreichen Projektabschlusses strebt das LASV eine langfristige Zusammenarbeit mit Sopra Steria Consulting an. Dass der Zeitplan nicht eingehalten werden konnte, fällt angesichts der entscheidenden Vorteile kaum mehr ins Gewicht. „Uns ist überaus positiv aufgefallen, dass sich das Projektteam nicht nur technisch, sondern auch fachlich intensiv mit unseren Anforderungen auseinandergesetzt hat und dabei immer vor Augen hatte, wie die Sachbearbeiter die neue Lösung nutzen – und das trotz des ständigen Balanceakts zwischen der Wirtschaftlichkeit einer Standardlösung und der passgenauen Entwicklung eines individuellen Portals“, so Projektleiter Slaby.

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