Cloud & mobiles Arbeiten

Modernes Input Management in Behörden

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Vernetzte Systeme, verkürzte Kommunikationswege

Abschließend werden die erfassten Dokumente automatisch als durchsuchbare PDF-, PDF/A-, oder TIF-Datei und die extrahierten Inhalte als XML- oder CSV-Datei am festgelegten Speicherort abgelegt. In dieser Form können sie in einem weiteren Schritt in relevante Drittsysteme zur Weiterverarbeitung exportiert werden, etwa in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), in eine ERP-, CRM- oder FiBu-Lösung.

Auf diese Weise kann der Sachbearbeiter direkt auf die benötigten Daten und Unterlagen zugreifen, ohne dass zusätzliche personelle oder technische Ressourcen aufgebracht werden müssen.

Darüber hinaus werden trotz unterschiedlicher Kommunikationskanäle Medienbrüche bei der Verarbeitung und Archivierung der Anfragen vermieden. Das bestehende Fehlerpotenzial, etwa bei der Weiterleitung an zuständige Sachbearbeiter, wird minimiert.

Sowohl in den einzelnen Abteilungen also auch in der gesamten Behörde automatisiert das Input Management somit vor allem die sekundären Prozesse; diese verlaufen dadurch schneller, transparenter und folglich auch effizienter, da Dokumente bzw. Anfragen immer nach dem gleichen Raster bearbeitet werden.

Eine standardisierte Einheitlichkeit ist auch bei der finalen digitalen Archivierung der eingegangenen Originaldokumente wichtig, damit zukünftige Mitarbeiter ebenfalls problemlos auf Originale zugreifen und diese bearbeiten können.

Wohin geht die Reise?

Und was wird in Zukunft möglich sein? Hier gibt wieder die Niederlande einen kleinen Vorgeschmack, wo die digitale Daten- und Informationsverwaltung häufig via Cloud-Computing erfolgt. Bei einem cloudbasierten Input Management bleiben die eingehenden Dateien nur für den Zeitraum der Klassifikation und Extraktion in der Cloud.

Sind die Folgesysteme ebenfalls cloudbasiert, werden die verarbeiteten Dokumente und deren extrahierte Inhalte automatisch in die nachgelagerten Systeme übertragen.

In diesem Zusammenhang spielt das Thema Datensicherheit eine wichtige Rolle: Durch die Digitalisierung angestoßen widmet sich inzwischen auch die gesetzliche Ebene verstärkt dem Schutz persönlicher Daten und setzt Verordnungen wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Kraft. Behörden, die sich für ein cloudbasiertes Input Management entscheiden, sollten mit ISO-zertifizierten Rechenzentren zusammenarbeiten. Diese sorgen von der Übertragung bis zur Ablage für die nötige Datensicherheit entsprechend geltender gesetzlicher Richtlinien.

Der Autor: Sander Peters
Der Autor: Sander Peters
(Bild: © BCT)

Ein weiterer Vorteil: Der Cloud-Anbieter übernimmt auch administrative Aufgaben wie die Systemwartung des Servers; die gewonnene Arbeitszeit können Behördenmitarbeiter wieder für ihre Kernaufgaben nutzen.

In Zukunft wird zudem das mobile Arbeiten über Smart Devices an Bedeutung gewinnen, sodass Sachbearbeiter arbeitsplatzunabhängig direkt auf die benötigten Daten und Unterlagen zugreifen können. Darüber hinaus werden auch in Deutschland Social-Media-Portale sowie Webformulare verstärkt zur Kontaktaufnahme mit Behörden genutzt.

Folglich wird ein effizientes Input Management zukünftig Anfragen kanalunabhängig bündeln und automatisiert bearbeiten können. Schließlich ist es gerade bei der Onlinekommunikation wichtig, in Echtzeit und über den Wunschkanal des Bürgers auf dessen Anfragen zu reagieren.

* Sander Peters, Produktmanager bei BCT, www.bctsoftware.com/de

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