Best Practice Modernes Einwohnermeldewesen nun auch in Thüringen im Einsatz

Autor / Redakteur: Rainer Kremser / Susanne Ehneß

Das von der Datenzentrale Baden-Württemberg entwickelte neue Einwohnermeldewesen „DZ-Kommunalmaster Einwohner“, kurz KM-Ewo, ist jetzt auch in Thüringer Meldeämtern in Betrieb. In Baden-Württemberg wird die Lösung seit Jahresbeginn bereits erfolgreich genutzt.

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„KM-Ewo“ unterstützt jetzt auch die Thüringer Meldeämter
„KM-Ewo“ unterstützt jetzt auch die Thüringer Meldeämter
(Bild: JiSign - Fotolia.com)

Das in enger Zusammenarbeit mit Kommunen als Nutzer, dem Datenverarbeitungsverbund (DVV) als Rechenzentrumspartner und der Datenzentrale (DZBW) als Softwarehaus entwickelte Fachverfahren für das Einwohnermeldewesen, „KM-Ewo“, ist nun auch in Thüringen erfolgreich eingeführt.

Seit Jahresbeginn arbeiteten bereits rund 22.000 Mitarbeiter in mehr als eintausend Kommunen in Baden-Württemberg mit dem vollständig neu entwickelten System. Seit dem Sommer wird KM-Ewo auch in rund einhundert Kommunen in Thüringen erfolgreich genutzt. Es ist also an der Zeit, auf das Projekt zurückzublicken und die gemachten Erfahrungen zu bewerten.

Umstieg nach bewährtem Fahrplan

Nach zwei Jahren der Planung begann im Januar die heiße Phase mit einem Paralleltest von KM-Ewo und dem bestehenden Altsystem. Im April und Mai wurden in zwei Pilotphasen die ersten Kommunen auf KM-Ewo umgestellt und die Abläufe bei der Migration optimiert.

Quasi nebenbei fand als besondere Aufgabe für die Pilotkommunen noch die Europawahl statt. Der Parallelbetrieb stellte für alle Beteiligten eine besondere Herausforderung dar. Das komplett mit modernsten Softwaretechniken entwickelte KM-Ewo brachte im Vergleich zum bisherigen System eine vollkommen neue Technologiebasis mit. Der Schlüssel zum Erfolg lag auch hier in der engagierten Zusammenarbeit der Projektpartner.

Im Juni wurden dann in drei Tranchen die noch verbliebenen Kommunen umgestellt. Seit Juli laufen alle beteiligten Einwohnermeldeämter im Produktivbetrieb mit dem neuen Verfahren der DZBW, das als das modernste Einwohnermeldewesen Deutschlands gilt. Insgesamt erfolgte die Umstellung weitgehend reibungslos, da die Migrationsverfahren bereits in Baden-Württemberg bestens erprobt waren und so nur für die speziellen Anforderungen in Thüringen angepasst werden mussten.

Engagierte Nutzer

Die engagierten Benutzer der neuen Software in den Meldeämtern trugen mit ihrer hohen Motivation an ihren Arbeits- und Auskunftsplätzen wesentlich zum Erfolg bei. Nach vier Monaten Regelbetrieb kann konstatiert werden, dass KM-Ewo in den Thüringer Kommunen gut angenommen wird und bereits viele Verbesserungen in der täglichen Arbeit gebracht hat.

„Mir gefällt besonders der übersichtliche Maskenaufbau“, sagt Nancy Holland-Moritz, Mitarbeiterin im Einwohnermeldeamt der Pilotgemeinde Steinbach-Hallenberg, die seit April 2014 mit dem neuen Einwohnermeldewesen arbeitet. „Ich finde KM-Ewo gegenüber unserem vorherigen System bedienerfreundlicher, fortschrittlicher und schneller. Jetzt kann ich mir viele Schritte sparen, die ich vorher per Hand eingeben musste.“

Anwender werden von Routineaufgaben entlastet

Durch ihren Einsatz haben sich die Verwaltungsmitarbeiter selbst belohnt: Das moderne benutzerfreundliche Meldewesen KM-Ewo erleichtert ihre tägliche Arbeit enorm. Vor allem die bessere Übersicht über die Daten und Prozesse begeistert die Nutzer. Die Bedienbarkeit wird von den Verwaltungsmitarbeitern im Freistaat auch für Neueinsteiger als intuitiv und schnell beherrschbar empfunden. Dadurch konnten die Einarbeitungs- und Umschulungszeiten stark verkürzt werden.

Per Mausklick kann ein Sachbearbeiter in der Vorgangsübersicht nun jederzeit nachvollziehen, welche Schritte bisher konkret in einem Verwaltungsvorgang erfolgt sind. Er sieht auf einen Blick, welche Punkte noch offen sind, welche benachbarten Verfahren angestoßen wurden und wie deren aktueller Status ist. Auch welche Nachrichten an andere Behörden geschickt wurden, ist unmittelbar erkennbar. Somit ist der Sachbearbeiter jederzeit im Bilde und umgehend auskunftsfähig, sobald sich ein Bürger nach seinem Vorgang erkundigt.

Bereits in der Begrüßungsmaske sieht der Sachbearbeiter sofort die ihn betreffenden offenen Verwaltungsvorgänge, die dann einfach übernommen und abgearbeitet werden können. Mit KM-Ewo wurde auch eine neue Verarbeitungsweise von Verwaltungsnachrichten eingeführt. KM-Ewo ermöglicht eine vollautomatisierte Verarbeitung des Standards XÖV. Andere Kommunen oder Ämter können offene Vorgänge einfach und qualitätsgesichert übermitteln, wie zum Beispiel beim Vorgang „Zuzug“.

Verschlüsselte Daten

Dabei erhält die Zuzugsgemeinde auf elektronischem Weg sicher verschlüsselt die Daten eines Bürgers aus der entsprechenden Wegzugsgemeinde. Informationen wie Name, Geburtsdatum und so weiter müssen dann nicht mehr manuell eingegeben – und auf Zahlendreher und Tippfehler überprüft – werden, sondern komplette Familienverbände können einfach per Mausklick übernommen werden.

So kann sich der Sachbearbeiter auf die Ergänzungen für Sonderfälle und angelagerte Verfahren wie Passänderung oder zweiter Wohnsitz konzentrieren, die auch fallabschließend in einem Durchgang bearbeitet werden können. Das entlastet nicht nur die Sachbearbeiter von lästigen Routinevorgängen und sorgt so für mehr Effizienz und Geschwindigkeit, sondern vermeidet auch manuelle Fehler.

Als weiteren Vorteil von KM-Ewo loben die Thüringer Verwaltungsmitarbeiter die komfortablen Möglichkeiten zur Datenauswertung. Das System verfügt über eine Vielzahl an vorgefertigten Auswertungsschablonen, die einfach angepasst und ergänzt werden können. Die Bandbreite reicht hier von einfachen Abfragen („Welche Bürger feiern im nächsten Monat einen runden Geburtstag?“) bis zu komplexen Auswertungen zum Beispiel im Zusammenhang mit Raumordnungsdaten („Wie viele schulpflichtige Kinder wohnen in welchem Stadtbezirk?“). Die Ergebnisse können wahlweise im System verarbeitet, für den zentralen oder lokalen Druck aufbereitet oder zur Weiterverarbeitung, beispielsweise nach Excel, exportiert werden.

Flexibilität ist Trumpf

Technisch gesehen ist das neue Einwohnermeldewesen auf Flexibilität ausgelegt: In einer serviceorientierten Architektur (SOA) sind alle Prozessschritte in flexibel miteinander kombinierbare Bausteine gefasst worden.

Damit können nicht nur dem Anwender die erforderlichen Arbeitsschritte in offener Reihenfolge angeboten, sondern auch Arbeitsschritte aus benachbarten Verfahren leicht eingebunden werden. Wird es notwendig Änderungen vorzunehmen, beispielsweise das Auswahlfeld „Geschlecht“ um „unbestimmt“ zu ergänzen, erfolgt dies einmal zentral und wird dann in alle abhängigen Prozesse übernommen.

Gleiches gilt für Teilprozesse wie beispielsweise die Namensänderung: Einmal definiert, kann der Prozess an allen relevanten Stellen aufgerufen werden. So punktet das neue Einwohnermeldewesen auch mit der Integration von Pass-/Ausweisregistern und des Wählerverzeichnisses sowie der Kopplung mit ergänzenden Verfahren wie beispielsweise der Raumordnung.

Diese Flexibilität setzt sich auch im organisatorischen Bereich fort. Kommunen können sich auf kommende gesetzliche Vorgaben und Anforderungen vorbereiten, indem sie bereits heute Organisationseinheiten (Mitarbeiter, Abteilungen, Standorte, Verantwortlichkeiten) im KM-Ewo leicht pflegbar festlegen und strukturieren und damit nicht nur die Zugriffsrechte klar regeln, sondern damit auch die Grundlage für vertiefende Kennzahlen und Statistiken beispielsweise für den Produkthaushalt schaffen.

Gut gerüstet in die Zukunft

Die nach Baden-Württemberg nächste erfolgreiche Einführung in Thüringen hat ebenfalls bestätigt, dass der Nutzen moderner und webbasierter Verwaltungssoftware den Aufwand der Systemumstellung mehr als rechtfertigt. In den Prozessen des Meldewesens kann die Effizienz durch Automatisierung von Routineaufgaben deutlich gesteigert werden. Neuen Anforderungen im Detail oder im Großen wie beispielsweise der Einführung von Produkthaushalten kann flexibel begegnet werden.

Als Ergebnis schafft das neue Meldewesen mehr Bürgernähe durch schnellere Prozesse, bessere Auskunftsangebote und Online-Möglichkeiten. So nutzten bei der Landtagswahl viele Bürger das neue System, um online ihre Briefwahlunterlagen anzufordern.

Die Projektpartner sind gut gerüstet, weitere Kommunen mit dem modernen Einwohnermeldewesen auszustatten. Es liegen bereits einige Anfragen von weiteren Städten und Gemeinden in Thüringen vor.

Rainer Kremser, Geschäftsbereichsleiter Produkte Kommunen bei der DZBW
Rainer Kremser, Geschäftsbereichsleiter Produkte Kommunen bei der DZBW
(Bild: DZBW)

Über den Autor:Rainer Kremser ist Geschäftsbereichsleiter Produkte Kommunen bei der Datenzentrale Baden-Württemberg.

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