Best Practice

Modernes Einwohnermeldewesen nun auch in Thüringen im Einsatz

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Anwender werden von Routineaufgaben entlastet

Durch ihren Einsatz haben sich die Verwaltungsmitarbeiter selbst belohnt: Das moderne benutzerfreundliche Meldewesen KM-Ewo erleichtert ihre tägliche Arbeit enorm. Vor allem die bessere Übersicht über die Daten und Prozesse begeistert die Nutzer. Die Bedienbarkeit wird von den Verwaltungsmitarbeitern im Freistaat auch für Neueinsteiger als intuitiv und schnell beherrschbar empfunden. Dadurch konnten die Einarbeitungs- und Umschulungszeiten stark verkürzt werden.

Per Mausklick kann ein Sachbearbeiter in der Vorgangsübersicht nun jederzeit nachvollziehen, welche Schritte bisher konkret in einem Verwaltungsvorgang erfolgt sind. Er sieht auf einen Blick, welche Punkte noch offen sind, welche benachbarten Verfahren angestoßen wurden und wie deren aktueller Status ist. Auch welche Nachrichten an andere Behörden geschickt wurden, ist unmittelbar erkennbar. Somit ist der Sachbearbeiter jederzeit im Bilde und umgehend auskunftsfähig, sobald sich ein Bürger nach seinem Vorgang erkundigt.

Bereits in der Begrüßungsmaske sieht der Sachbearbeiter sofort die ihn betreffenden offenen Verwaltungsvorgänge, die dann einfach übernommen und abgearbeitet werden können. Mit KM-Ewo wurde auch eine neue Verarbeitungsweise von Verwaltungsnachrichten eingeführt. KM-Ewo ermöglicht eine vollautomatisierte Verarbeitung des Standards XÖV. Andere Kommunen oder Ämter können offene Vorgänge einfach und qualitätsgesichert übermitteln, wie zum Beispiel beim Vorgang „Zuzug“.

Verschlüsselte Daten

Dabei erhält die Zuzugsgemeinde auf elektronischem Weg sicher verschlüsselt die Daten eines Bürgers aus der entsprechenden Wegzugsgemeinde. Informationen wie Name, Geburtsdatum und so weiter müssen dann nicht mehr manuell eingegeben – und auf Zahlendreher und Tippfehler überprüft – werden, sondern komplette Familienverbände können einfach per Mausklick übernommen werden.

So kann sich der Sachbearbeiter auf die Ergänzungen für Sonderfälle und angelagerte Verfahren wie Passänderung oder zweiter Wohnsitz konzentrieren, die auch fallabschließend in einem Durchgang bearbeitet werden können. Das entlastet nicht nur die Sachbearbeiter von lästigen Routinevorgängen und sorgt so für mehr Effizienz und Geschwindigkeit, sondern vermeidet auch manuelle Fehler.

Als weiteren Vorteil von KM-Ewo loben die Thüringer Verwaltungsmitarbeiter die komfortablen Möglichkeiten zur Datenauswertung. Das System verfügt über eine Vielzahl an vorgefertigten Auswertungsschablonen, die einfach angepasst und ergänzt werden können. Die Bandbreite reicht hier von einfachen Abfragen („Welche Bürger feiern im nächsten Monat einen runden Geburtstag?“) bis zu komplexen Auswertungen zum Beispiel im Zusammenhang mit Raumordnungsdaten („Wie viele schulpflichtige Kinder wohnen in welchem Stadtbezirk?“). Die Ergebnisse können wahlweise im System verarbeitet, für den zentralen oder lokalen Druck aufbereitet oder zur Weiterverarbeitung, beispielsweise nach Excel, exportiert werden.

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