Kostensenkung durch Reduzierung der IT-Landschaft Moderne IT-Lösungen für zukunftsfähige Krankenkassen

Redakteur: Jürgen Sprenzinger

Mit einer Reduzierung der Komplexität von IT-Landschaften lassen sich deutliche Kostensenkungen erzielen. Zu diesem Ergebnis kommt die aktuelle Studie „Simplifying IT to Drive Better Outcomes and Improved ROI“ des Marktforschungsunternehmens IDC, wobei die Ablösung von Altsystemen ein wesentlicher Punkt ist.

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Bitmarck: Etablierte Branchensoftware für innovative Kassen
Bitmarck: Etablierte Branchensoftware für innovative Kassen
(Bild: Bitmarck)

Als geeignete Maßnahmen nennen die Befragten die Ablösung von Altsystemen, die Einführung moderner Anwendungen und den Einsatz von Systemlösungen. Das Beispiel der Bahn-BKK zeigt, wie eine Krankenkasse ihre IT zukunftssicher aufstellt und dadurch ihre Position im Wettbewerb stärkt.

Die Bahn-BKK ist bundesweit tätig und gehört mit rund 680.000 Kunden zu den größten Betriebskrankenkassen in Deutschland. Die gesetzliche Krankenversicherung legt großen Wert auf exzellenten Kundenservice und setzt im intensiven Wettbewerb der Kassen auf besondere Angebote wie Zuschüsse für alternative Heilmethoden oder Terminservice für Facharzttermine.

Veränderungsdruck im Gesundheitssystem

Zurzeit müssen Krankenversicherungen auf den stärker werdenden Veränderungsdruck im Gesundheitssystem reagieren und gleichzeitig Maßnahmen zur Steigerung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit ergreifen. Eine zentrale Rolle für eine effiziente Gestaltung des Krankenkassenmanagements spielt dabei die IT, denn mit ihr lassen sich die gesetzlichen Vorgaben des SGB V als zentrale Grundlage umsetzen.

Gleichzeitig können Kassen ihre Strategie individuell auf bestehende und auch zukünftige Herausforderungen ausrichten. Die vom IT-Dienstleister Bitmarck entwickelte Branchensoftware „iskv_21c“ berücksichtigt die vielfältigen gesetzlichen und funktionalen Anforderungen der Kassen und basiert dabei auf Marktstandards. Aktuell rollt der IT-Dienstleister für Krankenkassen die Software bei rund 120 Krankenkassen aus. Die Software ersetzt das ISKV-Basissystem, dessen technischer Life Cycle sich dem Ende nähert.

Etablierte Branchensoftware für innovative Kassen

Vor diesem Hintergrund hat auch die Bahn-BKK mit Unterstützung von Bitmarckdie etablierte Branchensoftware iskv_21c eingeführt. Aus bereits erfolgreich durchgeführten Projekten hat der IT-Dienstleister einen detaillierten Plan für die Umstellung entwickelt. So profitiert die Bahn-BKK von den vorhandenen Best-Practice-Erfahrungen und ist vor Projektstart umfassend über Abläufe, Aufgaben, Meilensteine und Verantwortlichkeiten informiert.

Sämtliche Organisationseinheiten der Bahn-BKK waren in das Projekt involviert. Die Übertragung der Prozesse und IT-Standards auf das neue System wurde insbesondere durch die Fachbereiche Versorgungsmanagement, Kundenmanagement, IT, Finanzen und Organisation verantwortet.

Parallel hat die Kasse ihre Mitarbeiter durch einen Newsletter über das Projekt informiert. Ein wichtiger Bestandteil dabei war auch, dass die Projektbeteiligten direkt das neue System kommentieren konnten. „Der regelmäßige Informationsaustausch gab den Mitarbeitern Sicherheit, schuf Vertrauen und Akzeptanz“, so Tobias Hagemann, Projektleiter bei der Bahn-BKK. „Dies hat sich sehr positiv auf die Produktivität nach der Umstellung ausgewirkt.“

Mit einer Vorbereitungsphase ab August 2012 wurden verschiedene vorbereitende Maßnahmen initiiert. So wurde nicht nur ein Testsystem eingerichtet, sondern auch Key-User als Multiplikatoren geschult und Planungen für Prozesstests festgelegt. Gleichzeitig erfolgte bereits hier die Nachpflege der Datensätze. Dabei wurden sowohl maschinell als auch manuell Schriftweisen vereinheitlicht und zweckentfremdete Datenfelder bereinigt. Eine weitere Maßnahme in dieser frühen Phase bestand in der Prüfung und Anpassung der von der Kasse genutzten Add-ons.

Die heiße Phase des Umstellungsprojekts begann Anfang Januar 2013 und dauerte bis zum GoLive-Termin am 3. Oktober 2013. Rund 60 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Krankenkasse und IT-Dienstleister umfasste das Projektteam. In diesem Zeitraum war das Umstellteam von Bitmarck permanent in der Zentrale der Bahn-BKK in Frankfurt vor Ort. „Die rund 1.000 Mitarbeiter der Bahn-BKK wurden zwischen Juli und September 2013 durch hausinterne Multiplikatoren geschult und haben auf diesem Weg den Umgang mit dem neuen System sowie dessen Vorteile kennengelernt“, erläutert Rainer Sonnenschein, Projektleiter bei Bitmarck.

Umstellungsprozess ohne Unterbrechung

Da die Arbeitsfähigkeit der Bahn-BKK während der Umstellungsphase jederzeit sichergestellt sein musste, erfolgte die Umstellung im Rahmen eines „Big Bang“ zu einem festgelegten Zeitpunkt. „Sämtliche Aufgaben wie Prozesstests, die Abarbeitung der Migrationslisten, die Anbindung der Add-on-Produkte und die Anpassung der Kundenschreiben mussten zeitlich und inhaltlich auf diesen Zeitpunkt abgestimmt und erledigt werden“, sagt Robert Schwendner, verantwortlicher Kundenmanager bei Bitmarck. Die Kunden der Bahn-BKK haben weder im Vorfeld noch währenddessen etwas von dem Umstieg mitbekommen, so dass die Krankenkasse rund um die Uhr erreichbar und auskunftsfähig war. Durch die während der Projektzeit durchgeführten Schulungen konnten die Mitarbeiter unmittelbar nach der „Big Bang-Umstellung“ das neue System nutzen.

Die konstruktive und lösungsorientierte Zusammenarbeit im Projektteam hatte einen entscheidenden Anteil am Gelingen des Projektes. Auch die permanente Präsenz des Bitmarck-Umstellteams in der „heißen“ Projektphase und unmittelbar danach hat den Erfolg maßgeblich unterstützt. Mit Projektabschluss hat die Bahn-BKK direkt ein Folgeprojekt initiiert. Dabei wird die Branchensoftware den individuellen Vorgaben der Kasse angepasst wie etwa dem Umgang mit dem Zahlungsverkehrskonto.

Wettbewerbsfähig mit moderner Branchensoftware

Bereits am ersten Tag nach Einführung von iskv_21c haben die Sachbearbeiter der Bahn-BKK von den Vorteilen des neuen Systems profitiert. Dazu gehören unter anderem die intuitive Bedienung, selbsterklärende und ergonomische Eingabemasken und -menüs sowie ein durchdachtes Rollen- und Benutzerkonzept. Mitarbeiter arbeiten ohne Medienbrüche in einer Oberfläche und müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln. Logikprüfungen vermeiden spätere Nacharbeiten durch Fehlerlisten. Auch der Einsatz von Workflows in maschinellen Meldeverfahren wirkt sich positiv aus: Viele manuelle Nacherfassungen entfallen auf diesem Weg. Die neue Software bereitet den Weg, um Prozesse weiter zu optimieren und automatisieren. „iskv_21c bringt als moderne Branchensoftware für die Anwender in Sachen Qualität und Produktivität eine wesentliche Verbesserung“, sagt Hans-Jörg Gittler, Vorstandsvorsitzender der Bahn-BKK: „Hier profitiert die Bahn-BKK von Skalen- und Synergieeffekten im Zuge des gemeinschaftlichen Projekts vieler Krankenkassen. Auf diesem Weg konnten wir im Bereich IT deutliche Kostensenkungen erzielen.“

„In der digitalen Welt ist IT für dienstleistungsorientierte Unternehmen wie Krankenkassen ein wesentliches Element der Wertschöpfungskette“, fasst Andreas Strausfeld, Vorsitzender der Geschäftsführung von Bitmarck, den Anspruch der Branchensoftware zusammen. „iskv_21c versetzt Kassen in die Lage, wirtschaftlich sinnvoll zu agieren, um Kunden serviceorientiert zu beraten und Leistungsfälle schnell zu bearbeiten“.

Bei der Weiterentwicklung schöpft der IT-Dienstleister Bitmarck aufgrund der hohen Prozessorientierung und -effizienz sämtliche Möglichkeiten moderner Softwarearchitekturen aus und achtet auch auf die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten.

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