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Standardisierung Mit Workflow vorbereitet auf die XRechnung

Spätestens im April 2020 sind alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, eRechnungen anzunehmen.

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Gut gerüstet für die Einführung der eRechnung mit WMD
Gut gerüstet für die Einführung der eRechnung mit WMD
(© WMD)

Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist eine Rechnung, die in einem maschinen­lesbaren Format ausgestellt ist und einer bestimmten Syntax sowie einem vorgegebenen semantischen Modell folgt. Sie entspricht damit faktisch einer XML-Datei. Die ­Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) hat dafür das Format „XRechnung“ als Standard für Deutschland entwickelt.

Im Finanzwesen setzen insbesondere größere Verwaltungen auf SAP ERP und nutzen für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen das Branchenmodul PSM (Public Sector Management). Ein ERP-System allein reicht meist jedoch nicht aus, um elektronische Rechnungen automatisch anzunehmen und zu verarbeiten. Elektronische Rechnungen wie die XRechnung können zwar von Maschinen, aber nur sehr bedingt von Menschen gelesen werden.

Daher kann das manuelle Abtippen von Rechnungsinhalten, das bei Papierrechnungen häufig noch geschieht, nicht mehr der Weg sein, wie die Daten in das ERP-System gelangen. Wenn die Automatisierung der Rechnungseingabe ins System für XRechnungen ohnehin erforderlich ist, sollten die Arbeitsprozesse für andere digitale Rechnungsformate (z.B. ZUGFeRD, EDI, PDF) und für Papierrechnungen gleichzeitig mitautomatisiert und auf diese Weise in einen standardisierten Prozess für den gesamten Rechnungseingang überführt werden. Der Workflow-Spezialist WMD hat dafür eine Public-Sector-Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung als Ergänzung zu SAP ERP entwickelt. Sie ist vollständig integriert in die SAP-Public-Sector-Finanzbuchhaltungen und arbeitet mit der Logik von SAP PSCD und SAP PSM sowie mit dem DZ-Kommunalmaster. Rechnungen in allen ­elektronischen Formaten sowie ­Papierrechnungen werden damit verarbeitet.

Das System liest die Rechnungsdaten automatisiert aus, übernimmt sie vollständig und vor­erfasst sie in SAP. Die Prüfung ­findet revisionssicher über den nachfolgenden Workflow statt. Öffentliche Verwaltungen profi­tieren von mehr Transparenz und deutlich sinkendem Arbeitsaufwand bei der Rechnungserfassung und -bearbeitung – bei der XRechnung sowie bei allen anderen ­Formaten.

*Die Autorin: Dina Haack ist Produktmarketing Manager bei der WMD Group

Weitere Informationen...

...zur Eingangsrechnungsverarbeitung von WMD finden sie unter: www.wmd.de/solutions/

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