Handlungsfeld Digitaler Staat

Mit Process Mining zu einem bürgernahen öffentlichen Sektor

| Autor / Redakteur: Bastian Nominacher* / Ira Zahorsky

Arbeiten mit Celonis
Arbeiten mit Celonis (Bild: Celonis)

Der öffentliche Sektor befindet sich im Umbruch: Digitalisierung, strukturelle Veränderungen des Arbeitsmarktes und der demografische Wandel beeinflussen alle Bereiche der öffentlichen Verwaltung und das öffentliche Gesundheitswesen. Die Bundesregierung schafft mit der „Digitalen Agenda“ die Rahmenbedingungen für die Zukunft: Erklärtes Ziel ist ein bürgerfreundliches, digitales Deutschland mit verbindlichen Standards für eine flächendeckende Digitalisierung.

Transparenz, Effizienz und Kundenorientierung zeichnen den öffentlichen Sektor der Zukunft aus. Die Big-Data-Technologie Process Mining kann dabei unterstützen, genau diese Ziele zu erreichen – mit einer Kombination aus Echtzeit-Auswertung von Prozessen, automatisierten Handlungsempfehlungen zur Prozessverbesserung und intuitiver Bedienbarkeit.

Der Spardruck auf Behörden und das Gesundheitswesen steigt, gleichzeitig erwarten Bürger umfassendere Leistungen – und das direkt, unkompliziert und ohne lange Wartezeiten. Diese wachsenden Anforderungen erfordern ein Umdenken und verlangen es, neue zukunftsweisende Ansätze zu finden und digitale Strukturen umzusetzen. Die eGovernment-Gesetze in Bund und Ländern geben dabei die Richtung vor: Sie sehen die Digitalisierung und Automatisierung aller Verwaltungsprozesse unter Beachtung vorhandener Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen vor.

Eine große Aufgabe für den öffentlichen Sektor: Laut der Studie Zukunftspanel Staat & Verwaltung 2017 betrachten 58 Prozent der 350 befragten Behördenleiter die Digitalisierung als größte Herausforderung in den nächsten fünf Jahren. Agilität und schnelle Anpassungsfähigkeit sind bei der digitalen Transformation ganz entscheidend und bestimmen die Zukunftsfähigkeit des Wirtschaftsstandorts Deutschland.

Auch im Gesundheitswesen schafft die Digitalisierung neue Möglichkeiten – zum Wohle der Patienten. Durch den beschleunigten Austausch und die Vernetzung von Patientendaten werden neue Therapieformen möglich. Dabei wird der Umgang mit Daten in den kommenden Jahren den entscheidenden Unterschied machen: Nur die Organisationen im Gesundheitswesen, die neue Technologien wie Big Data und Künstliche Intelligenz verantwortungsvoll einsetzen, werden im Wettbewerb bestehen.

Die smarte Nutzung von Daten

Dringend zu verschlanken gilt es die internen Abläufe bei Behörden und Institutionen des Gesundheitswesens. Denn ungewollte Schleifen, Engpässe und Ineffizienzen in diesen Prozessen steigern die Komplexität und lassen Verwaltungs- und Personalkosten in die Höhe schnellen – mangelnde Transparenz und fehlendes Wissen über die eigenen Prozesse inklusive.

Neue Technologien ermöglichen bereits heute digitale und damit effizientere Abläufe und helfen vor dem Hintergrund immer knapperer Budgets Kosten zu senken und ein effizienteres Gesundheitssystem aufzubauen. So macht sich die Big-Data-Analytics-Technologie Process Mining digitale Spuren zunutze, um Prozessabläufe zu visualisieren und zu analysieren. Indem sie die einzelnen, in verschiedenen IT-Systemen gespeicherten Prozessschritte zusammenfügt, werden die Ist-Prozesse sichtbar und können mit Soll-Prozessmodellen abgeglichen werden. Die Software zoomt dabei tief in jeden Prozessschritt hinein und fungiert als eine Art Röntgengerät für Prozesse.

Behörden und Krankenhäuser haben dadurch Echtzeit-Einblick in ihre Abläufe, können Engpässe und Schwachstellen ausfindig machen und daraus Maßnahmen zur Optimierung ableiten. Außerdem liefert die Software konkrete Handlungsempfehlungen. So können die Verantwortlichen genau sehen, wo sie ansetzen müssen – was sowohl den oft überlasteten Mitarbeitern, als auch den Bürgern zu Gute kommt. Denn bessere Prozesse bedeuten beispielsweise kürzere Wartezeiten und zeitgemäße Services.

Ergänzendes zum Thema
 
Über Celonis: Der Process-Mining-Pionier

Beispiel: Evangelisches Diakonissenkrankenhaus Leipzig

Erfolgreich zum Einsatz kommt Process Mining heute schon beim Evangelischen Diakonissenkrankenhaus Leipzig. In kommunalen und Universitätskrankenhäusern kommt es in erster Linie auf Schnelligkeit an. Notaufnahmen sind jedoch ähnlich überlastet wie andere öffentliche Einrichtungen – mit dem großen Unterschied, dass die ärztliche Versorgung von Patienten oftmals keine langen Wartezeiten erlaubt. Steigende Fallzahlen erhöhen die Dringlichkeit einer perfekt organisierten Notaufnahme und einer optimalen notfallmedizinischen Behandlung von Patienten weiter.

Viele Krankenhäuser arbeiten nach einer mindestens vierstufigen klinischen Ersteinschätzung (Manchester-Triage-System), bei der die eingehenden Patientenfälle priorisiert werden. So auch das Evangelische Diakonissenkrankenhaus Leipzig. Hierbei werden die Schwere der Erkrankung sowie die Dringlichkeit der Behandlung gemäß definierter Leitsymptome bestimmt. Damit die Komplexität des Systems nicht zu undurchsichtigen Abläufen führt, braucht es Transparenz und klar definierte Strukturen. Dafür setzt das Diakonissenkrankenhaus Leipzig auf eine IT-gestützte Auswertung der Behandlungsprozesse. Die kontinuierliche Echtzeit-Analyse von erfassten Daten durch den Einsatz von Process Mining hilft dabei, Behandlungen besser zu überwachen, zu steuern und deren weiteren Verlauf zu prognostizieren.

Mit Hilfe von Process Mining und uhb consulting, ein Beratungsunternehmen, das auf Process Mining im Krankenhaus-Bereich spezialisiert ist, können verschiedene Prozesse wie das Patientenaufkommen sowie Warte- und Behandlungszeiten auf Basis der vorhandenen Daten analysiert, entscheidende Defizite und Optimierungspotenziale identifiziert und schnell in eine neue Strategie umgesetzt werden. Basis hierfür ist die neue elektronische Notaufnahmedokumentation, mit der sich neben der klinischen Triage die gesamte Dokumentation in der Notaufnahme zentral erfassen und auf einer Nutzeroberfläche übersichtlich darstellen lässt. Damit sind alle für die Notfallbehandlung relevanten Informationen – auch medizinische Details zu Vitalwerten oder Leitsymptomen – jederzeit zentral abrufbar. Bei den mehr als 40.000 Patienten-Datensätzen, die seit 2015 erhoben und ausgewertet wurden, konnten beispielsweise eine hohe Herzfrequenz, niedriger Sauerstoffgehalt des Blutes und eine veränderte Körpertemperatur als Indikatoren für eine hohe Fallschwere identifiziert werden.

Big Data und die richtige Auswertung ermöglichen damit fundierte Prognosen zum klinischen Verlauf: Gleich bei der Ersteinschätzung lassen sich bereits belastbare Aussagen zum weiteren Behandlungsprozess von Patienten treffen. Die Erkenntnisse können dabei unterstützen, den Tagesablauf in der Notaufnahme besser zu strukturieren und beispielsweise die personelle Auslastung gemäß der zu erwartenden Stoßzeiten zu optimieren. So konnte durch den Einsatz von Process Mining die Wartezeit der Patienten bis zur klinischen Ersteinschätzung innerhalb von sieben Monaten von 11,5 auf nur fünf Minuten gesenkt werden. Die genaue Kenntnis der Prozessdaten und ihre Verknüpfung mit medizinischen Daten kann zudem die Patientensicherheit weiter erhöhen. Denn die Behandlungen können gezielt auf die Fallschwere der Patienten ausgerichtet werden.

Schnellere Prozesse für einen handlungsfähigen öffentlichen Sektor

Neben Krankenhäusern können auch Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung enorm von der digitalen Transformation profitieren, denn effizientere Prozesse sind gerade angesichts knapper Budgets und vielerorts fehlendem Personal wichtig. Die Relevanz von Big Data scheint in diesem Zusammenhang angekommen zu sein, wie die jährlich von KPMG erhobene Studie „Mit Daten Werte schaffen“ aus dem Jahr 2017 zeigt: 78 Prozent der 100 befragten Entscheider des öffentlichen Sektors bezeichnen Datenanalysen als einen „entscheidenden Baustein“ für die eigene Arbeit.

Bislang sind beim Einsatz von Big Data vor allem große Institutionen Vorreiter: 57 Prozent der Organisationen mit mehr als 2.000 Mitarbeitern setzen Big-Data-Lösungen bereits ein, weitere 30 Prozent planen den Einsatz innerhalb der kommenden zwölf Monate. Schwierig ist es bislang jedoch oft, konkreten Mehrwert aus den Analysen zu ziehen, nur 51 Prozent der Befragten verzeichnen dabei Erfolge.

Bastian Nominacher, Co-CEO und Mitgründer von Celonis
Bastian Nominacher, Co-CEO und Mitgründer von Celonis (Bild: Celonis)

Hier kann Process Mining Abhilfe schaffen: Je mehr Arbeitsschritte in Institutionen der öffentlichen Hand digital erfasst werden, umso besser kann Process Mining bei der Analyse der vorhandenen Daten und einer Optimierung der Prozesse unterstützen – und das intuitiv und ohne benötigtes Expertenwissen. Sobald Ineffizienzen und Engpässe erkannt sind, reicht das Drehen an nur wenigen Stellschrauben meist schon aus, um Probleme aus dem Weg zu räumen – und damit bestmögliche Services für Bürgerinnen und Bürger zu realisieren.

*Der Autor Bastian Nominacher ist Co-CEO und Mitgründer von Celonis.

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