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Mit Mail und Siegel: Wie Behörden digitale Wege einschlagen können

Auch eMails lassen sich siegeln und genügen damit auch hohen Sicherheits­anforderungen
Auch eMails lassen sich siegeln und genügen damit auch hohen Sicherheits­anforderungen (© Bundesdruckerei)

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Sie sind fälschungssicher, unkompliziert – und ermöglichen eine durchgehend digitale Arbeitsweise: Elektronische Siegel bieten eine ganze Reihe von Vorteilen. Behörden und Unternehmen können mit dieser Technologie ihre Digitalisierung deutlich beschleunigen.

Das reine Digitalisieren von Dokumenten mit einem Scanner ist vergleichsweise einfach. Doch einzelne Schriftstücke so zu erfassen, dass ihre Herkunft bekannt ist und sie nicht gefälscht werden können, stellt Behörden und Unternehmen immer wieder vor große Probleme. Dabei lässt sich dieser Prozess stark vereinfachen: mit qualifizierten elektronischen Siegeln.

Den rechtlichen Rahmen dafür hat die Europäische Union bereits vorgegeben. Seit 2016 dürfen entsprechende Produkte angeboten werden, die E-Siegelkarten der Bundesdruckerei gibt es bereits seit 2017. Über die Tochter D-TRUST bietet das Unternehmen eine unkomplizierte Möglichkeit für Behörden und Unternehmen, ihre Dokumente zu siegeln. Experten sind sich sicher: Ohne Siegel können diese den wachsenden Druck der Digitalisierung nicht bewältigen. „Das Papierarchiv hat ausgedient”, sagt Dr. Kim Nguyen, Leiter Trusted Services bei der Bundesdruckerei. „Jede Behörde, die von Papier auf digitale Dokumente umstellen möchte, benötigt E-Siegel – und wer bereits mit digitalen Dokumenten arbeitet, braucht sie auch.”

Und wie funktionieren die Siegel nun genau? „Im Grunde wie eine elektronische Signatur. Allerdings sind sie an eine Organisation gebunden statt an eine Einzelperson”, erklärt Nguyen. Von Jedem Dokument wird ein digitaler Fingerabdruck genommen, der sogenannte Hashwert. Dieser Fingerabdruck wird vom Mitarbeiter der Behörde mit Hilfe der Siegelkarte, die er über ein Kartenlesegerät mit seinem Computer verbindet, versiegelt. Die Echtheit des Siegels kann später leicht (anhand des öffentlichen Schlüssels) mit einer Verifikationssoftware geprüft werden.

Siegel werden erfolgreich eingesetzt

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BlmA) setzt für die Digitalisierung ihrer Dokumente bereits auf das elektronische Siegel und stellt die Aktenführung auf Papier im Personalwesen auf eine elektronische Lösung um. An zwölf in ganz Deutschland verteilten Standorten werden die Akten deshalb gescannt und gesiegelt. Alle Papierakten sollen am Ende vernichtet werden.

Hat eine Behörde einmal ihre Arbeitsweise aufs Digitale umgestellt, gibt es viele Anwendungsmöglichkeiten. Wer zum Beispiel per E-Mail ein Dokument von einer Behörde zugeschickt bekommen hat, kann mit Hilfe des öffentlichen Schlüssels überprüfen, ob das Schriftstück auch wirklich von ihr stammt – oder ob er einer Fälschung aufgesessen ist. Das gilt genauso für Dokumente, die man sich über das Portal einer Behörde oder eines Unternehmens herunterlädt.

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