Chance oder Risiko für DMS-Anwender?

Microsofts neue SharePoint-Strategie

| Autor / Redakteur: Jürgen Rentergent, Ulrich Gerke* / Susanne Ehneß

Entscheidungshilfe für neue DMS-Anwender

Wesentlich einfacher haben es die Anwender, die noch kein DMS im Einsatz haben und sich für SharePoint als Alternative zu konventionellen DMS/Archivlösungen interessieren.

Zu beachten ist, dass im Vergleich zu den allgemein sehr kurzen Innovationszyklen im IT-Segment die Betriebsdauer von DMS- und insbesondere Archivierungslösungen extrem lang ist. Entsprechend der rechtlichen Vorschriften sind Aufbewahrungsfristen von über zehn Jahren keine Seltenheit. Dazu kommt, dass der Migrationsaufwand, um mit Dokumenten in eine neue Lösung umzusiedeln beträchtlich ist und meist unterschätzt wird.

Deshalb ist für die Auswahl einer neuen Lösung meist das Produkt im Hinblick auf Investitionsschutz und Amortisierung besser geeignet, dass am Anfang seines Lebenszyklus steht. In diesem Fall ist das, verglichen mit dem SharePoint Server, eindeutig Office 365 mit zusätzlichen Produkten wie OneDrive for Business, Delve etc.

Diese Produkte stecken jedoch noch in den Kinderschuhen und sind aufgrund der oben aufgezählten funktionalen Defizite eher für sehr einfache DMS-Anforderungen konzipiert. Deshalb empfehlen wir, die verfügbaren Funktionen mit den Anforderungen kritisch abzugleichen und dann gegebenenfalls vorsichtig an eine Einführung heranzugehen. Wichtige, ja fast zwingend notwendige Verbesserungen, wie z. B. von Microsoft angekündigt, für OneDrive for Business, sollte man unbedingt abwarten.

Vorsicht bei der Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gemäß GoBD/AO.

Selbst nach Meinung von Microsoft sind Compliance-Anforderungen in der Cloud generell schlecht abzubilden.

Problematisch ist auch die Übergabe von Verantwortung für die Daten und Dokumente an den Cloud-Betreiber im Hinblick auf den Datenschutz, als auch hinsichtlich der Datensicherheit und -verfügbarkeit.

Im Fall eines technischen Problems haftet der Kunde, z. B. gegenüber der Finanzbehörde, nicht Microsoft als Betreiber der DMS-Lösung.

Eine Verfahrensdokumentation ist zwangsläufig unter Mitwirkung von Microsoft zu erstellen, in der die Maßnahmen und Abläufe zur Einhaltung einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung gemäß GoBD aktuell dokumentiert sind:

  • Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit;
  • Vollständigkeit;
  • Richtigkeit;
  • zeitgerechte Aufzeichnung;
  • Ordnung;
  • Unveränderbarkeit, protokollierte Veränderung.

Der Kunde ist in der Pflicht, die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen, hat jedoch kaum Möglichkeiten, die technischen Rahmenbedingungen und die zugehörenden organisatorischen Abläufe in den Rechenzentren von Microsoft zu kontrollieren und gegebenenfalls Mängel abzustellen.

Fazit

Microsoft setzt konsequent auf eine Cloud-basierte Produktpalette auf Basis Office365, in die zahlreiche SharePoint-Funktionen integriert sind.

Einen einfachen 1:1 Migrationspfad von SharePoint On-Premises in die Microsoft-Cloud gibt es nicht.

Microsoft offeriert ein Hybrid-Konzept, das On-Premises und Cloud sinnvoll verbinden soll.

Aufgrund der Komplexität zielt dieses Hybrid-Konzept auf SharePoint-Installationen, die nicht auf Office 365 umgestellt werden können, und weniger auf neue Anwender.

Die DMS-Funktionen der Cloud-Lösung stecken noch in den Kinderschuhen und beinhalten nur einen Teil der vom SharePoint Server bekannten DMS-Funktionen. Insbesondere fehlt es, neben der Akzeptanz zur Speicherung unternehmenskritischer Informationen in der Cloud, noch an zahlreichen Drittanbieterprodukten, die einen sinnvollen DMS-Einsatz von SharePoint in der Vergangenheit ermöglicht haben.

* Jürgen Rentergent und Ulrich Gerke sind Seniorberater bei der Zöller & Partner GmbH in Sulzbach / Taunus.

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09.05.19 - Der Markt für Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) hat sich hierzulande noch nicht konsolidiert. Daher überrascht es nicht, dass viele technische und funktionale Unterschiede zwischen den einzelnen Produkten erkennbar sind. Ein genauer Blick unter die „DMS-Motorhaube“ ist also bei der Auswahl einer entsprechenden Lösung anzuraten. lesen

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Das sind schon sehr pauschale Aussagen: • Es muss keine Serversoftware (Betriebssystem,...  lesen
posted am 01.06.2016 um 17:48 von Unregistriert

Sehr geehrte Damen oder Herren? Wir würden Sie ja gern persönlich ansprechen, aber leider...  lesen
posted am 31.05.2016 um 21:13 von ugerke@zoeller.de

Die Autoren vergessen auch komplett, dass MS ein Partnergetriebenes Geschäftsmodell verfolgt. So...  lesen
posted am 16.05.2016 um 13:09 von Unregistriert

Die SharePoint-Strategie von Microsoft macht durchaus Sinn. Und sie stellt den On-Prem bestimmt...  lesen
posted am 11.05.2016 um 16:08 von Unregistriert

Bedauerlicherweise wir hier sehr viel Falsches berichtet. SharePoint On Premises entwickelt sich...  lesen
posted am 10.05.2016 um 08:32 von Unregistriert


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