Chance oder Risiko für DMS-Anwender?

Microsofts neue SharePoint-Strategie

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Entscheidungshilfe für SharePoint-Anwender

Im einfachsten Fall sind Sie als Kunde mit ihren SharePoint-Anwendungen zufrieden. Dann empfiehlt sich, auf das Versprechen zu vertrauen, dass Microsoft die Kundenbasis nicht im Stich lässt und SharePoint On-Premises auf absehbare Zeit unterstützt. Besteht jedoch Handlungsbedarf, weil neue, innovative Microsoft Produkte und Funktionen im Unternehmen eingeführt werden sollen oder müssen Mobile-Anwender und Offline-Szenarien unterstützt werden, so bieten sich typischerweise zwei alternative Szenarien an.

Konservativer Ansatz:

Hierbei werden wie oben beschrieben zwei Lösungsarchitekturen (die vorhandenen SharePoint-Farm und das neue Office 365) parallel betrieben und auf Anwendungsebene integriert. Das ist ein Szenario mit einer extrem hohen Komplexität, da beide Seiten präzise geplant und aufeinander abgestimmt werden müssen.

Die Integrationsunterstützung seitens Microsoft ist derzeit noch recht rudimentär und es wird dauerhaft zu höheren Aufwänden durch die getrennte und dann teilweise doppelte Datenhaltung kommen. Auch bei der Benutzerführung werden sichtbare Brüche bleiben, da Sharepoint aufgrund der Informationsstruktur (SiteCollection> WebSites>Bibliotheken>Ordner) sehr stark auf eine hierarchische Navigation ausgerichtet ist, während die neuen Werkzeuge von Microsoft z. B. Delve im Standard intelligente, vernetzte Konzepte verwenden.

Dieser hybride Ansatz ist ein pragmatischer Ansatz, um kurzfristig von beiden Produktlinien zu profitieren, aber kommt unserer Meinung nach nur für Unternehmen und Organisationen in Frage, die diese beträchtlichen Aufwände leisten und die damit verbundenen Kosten rechtfertigen können.

Migration nach Office 365:

Die Migrationen zwischen den SharePoint-Server Versionen 2001 bis 2013 war für die meisten Anwender bereits eine sehr große Herausforderung, sodass aufgrund des Aufwands meist eine Version übersprungen wurde. Es ist absehbar, dass eine Migration von SharePoint On-Premises in die Cloud noch zusätzliche Hürden aufweist:

  • Leistungsfähige Migrationswerkzeuge von Microsoft oder Drittanbietern fehlen noch oder haben noch nicht die gewünschte Funktionalität.
  • Benötigte Funktionen sind im Zielsystem Office 365 nicht 1:1 vorhanden oder teilweise gar nicht verfügbar.
  • Anwendungsbausteine wie Infopath für elektronische Formulare gibt es in der Umgebung nicht.
  • Anwendungen müssen mit neuer Technologie komplett neu programmiert werden.
  • Erfahrungen und Know-how mit Cloud-basierten Architekturen und Produkten sind noch nicht weit verbreitet.

Daneben gibt es Anforderungen, die konzeptionell nicht abgedeckt werden können:

  • Integration in Fachanwendungen,
  • eine zentrale Benutzerverwaltung,
  • Web-Content-Management-Funktionen.

Es empfiehlt sich also zuerst die Machbarkeit einer Migration nach Office 365 zu überprüfen, bevor man ein detailliertes Migrationskonzept erstellt.

Was sollen neue DMS-Anwender tun? Bitte lesen Sie auf der nächsten Seite weiter.

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