Unified Communications

Mehrwert für Behörden und öffentliche Einrichtungen

07.04.2009 | Autor / Redakteur: Marc Hirtz / Gerald Viola

Laut Gartner gehört Unified Communications zu den zehn wichtigsten Technologien des Jahres 2009. Aber was verbirgt sich hinter diesem Trendthema? Eignet sich Unified Communications auch für Behörden und öffentliche Einrichtungen? Und was müssen diese gegebenenfalls bei der Einführung beachten?

Unified Communications (UC) ist eine Technologie, die verschiedene Funktionen miteinander verbindet, diese in Arbeitsprozesse integriert und die Kommunikation vereinfacht. Sie nutzt die vorhandene IP-Infrastruktur einer Organisation, um IP-basierende Kommunikationslösungen unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zusammenzuführen. Dazu gehören beispielsweise IP-Telefonie, Audio-, Web- und Videokonferenzen, eMail, Fax, Sprachnachrichten, Instant Messaging und der elektronische Kalender.

Durch die Verknüpfung sämtlicher Kommunikationskanäle ermöglicht UC, den jeweils optimalen Kommunikationsweg zu nutzen und die Kommunikation in die unterschiedlichsten Anwendungen und Arbeitsprozesse zu integrieren. Auf diese Weise entsteht eine völlig neue Form der Zusammenarbeit. UC-Lösungen zeigen beispielsweise an, welcher Kollege gerade über welchen Kommunikationskanal – Telefon, Handy, eMail oder Chat – verfügbar ist. Dadurch lassen sich sowohl die Erreichbarkeit als auch die Netzanbindung mobiler Mitarbeiter verbessern – ein Anliegen von Bediensteten, die viel unterwegs sind, wie Lebensmittelkontrolleure, Steuerprüfer, Mitarbeiter des Straßen- und Verkehrsamtes oder der Bau- und Naturschutzbehörde, aber auch Abgeordnete aus Magistrat und Kreistag.

Möchte beispielsweise eine Service-Mitarbeiterin des Bürgerbüros bei einer Bürgerberatung mit einem der Sachbearbeiter aus dem Bauamt Rücksprache halten, unterstützt sie die eingesetzte UC-Lösung. Über diese Lösung wird ihr auf dem Rechner oder Tischtelefon angezeigt, ob und wie jeder einzelne Kollege aus dem Bauamt gerade erreichbar ist: Eine Kollegin spricht gerade am Telefon, ein weiterer möglicher Ansprechpartner ist zwar außer Haus, aber während einer Ortsbegehung mobil erreichbar und der dritte Kollege kann am Heimarbeitsplatz nur per Online-Chat angesprochen werden. Sie entscheidet sich für einen Anruf des mobil erreichbaren Kollegen auf dessen Handy. Die Verbindung stellt sie über einen Klick auf dessen Kontaktdaten her.

Während der Rückfrage stellen beide fest, dass in diesem konkreten Fall ein Sachverständiger von der Naturschutzbehörde eingebunden werden muss. Daher prüft die Service-Mitarbeiterin mit einem Blick auf den Monitor die telefonische Erreichbarkeit des Kollegen und holt ihn mit einem Mausklick in eine Dreierkonferenz. Jetzt können sie den Sachverhalt umgehend klären. Der Bürger bekommt eine fundierte Auskunft, die Serviceanfrage kann direkt geschlossen werden.

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