eProcurement und eVergabe in der Praxis

Redakteur: Gerald Viola

Der elektronische Einkauf ist für Vorstand Frank Schmierer und Marketingspezialistin Monika Schmidt ein wesentlicher Bestandteil von eGovernment. Die beiden Spezialisten der TEK-Service AG erörterten mit eGovernment Computing vor allem die V­orteile für kommunale Verwaltungen.

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Frank Schmierer, Vorstand der TEK-Service AG und Monika Schmidt (Marketing & Sales)
Frank Schmierer, Vorstand der TEK-Service AG und Monika Schmidt (Marketing & Sales)

Die TEK-Service AG ist ein von Lieferanten unabhängiges Dienstleistungsunternehmen für den elektronischen Einkauf von Verwaltungen und Organisationen. Seit über 12 Jahren ist das Unternehmen bundesweit für die Öffentliche Hand tätig. Zu seinen Kunden gehören Stadt- und Kreisverwaltungen, aber auch Banken, Kammern oder Kassenärztliche Vereinigungen.

Welchen Nutzen bieten eProcurement und elektronische Beschaffung für Kommunen?

Schmidt: eProcurement ist die Voraussetzung zur Digitalisierung von Prozessen in der Beschaffung. Es dient und nützt damit Verwaltungseinheiten der Steuerung/Organisation und Vergabe. Die Vorteile einer ausgereiften eProcurementstrategie:

  • Transparenz, mit den damit verbundenen Steuerungsmöglichkeiten,
  • Effizienz, die zu nachhaltiger Kostensenkung führt,
  • strategische Potenziale, die interkommunale Einkaufsgemeinschaften ermöglichen,
  • Vergabekonformität, da eProcurement die ideale Voraussetzung für die eVergabe darstellt.

Inwieweit wird eProcurement von Kommunen bereits genutzt?

Schmidt: eProcurement wird seit mehr als 12 Jahren bundesweit auch auf Grundlage unserer webbasierenden Dienstleistung sowohl im operativen, als auch im strategischen Einkauf genutzt. Das heißt, Kommunen nutzen Technologie und Services im operativen Tagesgeschäft des Einkaufs zur Abwicklung von Bestellungen, Artikelanfragen, oder Reklamationen. Auf Grundlage von ausgeschriebenen Rahmenverträgen werden die Vorgänge zwischen den jeweiligen Bestellern der Verwaltung und zugeordneten Lieferanten über eine zentrale Plattform gesteuert.

Durch die konsequente Digitalisierung der einzelnen Abläufe im Einkauf, stehen Vertretern von Organisation und zentralen Diensten umfassende Berichte zur Verfügung, die die Steuerung und den weiteren Ausbau der eProcurementstrategie unterstützen oder vorantreiben. Besonders spannend finden wir kommunale, regionale Einkaufskooperationen.

Seit über 12 Jahren begleiten wir diese in Baden-Württemberg. Es zeigt sich, dass gerade der Dialog zwischen den Kommunen einer Region den Know-how-Transfer fördert und den Wettbewerb durch regelmäßige Ausschreibungen belebt.

Vor allem sind die Ausschreibungsvolumina im Verbund von drei bis vier Verwaltungen überschaubar und geben damit auch regionalen, kleineren Unternehmen die Chance, sich an Ausschreibungen zu beteiligen.

Übrigens ein interessanter Aspekt, vor dem Hintergrund von landes- und bundesweiten Rahmenverträgen, die zum einen möglicherweise zu kartellrechtlichen Fragen führen, zum anderen einem in jeder Hinsicht vielfältigen Wettbewerb entgegenstehen.

Wie unterstützt eProcurement eine innovative Wirtschaftsförderung oder das Thema eVergabe?

Schmierer: Die Digitalisierung von Prozessen im Einkauf und der Vergabe erfordert sowohl kunden- wie lieferantenseitig ein gewisses Maß an eBusinessfähigkeit. Diese Fähigkeiten sind auf beiden Seiten unterschiedlich stark ausgeprägt.

Unser Anspruch als Dienstleister besteht darin, im Interesse des Kunden jeden gewünschten Lieferanten in die jeweilige eProcurementstrategie zu integrieren. Das heißt, wir kompensieren aktiv technologische Defizite von Lieferanten. Diese Erfahrungen führen lieferantenseitig zu einer intensiven Auseinandersetzung mit dem Thema eBusinessfähigkeit – zunehmend ein entscheidender Faktor bei der Vergabe von Aufträgen.

Fazit: Indem eine Verwaltung auf Grundlage unserer Dienstleistung ihre Lieferanten fordert, fördert sie diese gleichzeitig im Sinne einer höhere Wettbewerbsfähigkeit. Dies wird zwischenzeitlich bei Verwaltungen so auch als eine Form der innovativen Wirtschaftsförderung verstanden.

Schmidt: Im Bereich elektronische Ausschreibung oder elektronische Vergabe verhält es sich ganz ähnlich. Wir erstellen elektronische Leistungsbeschreibungen, die für unsere Kunden die Basis der elektronischen Ausschreibung sind. Gerade im Fallbeispiel der Landeshauptstadt Mainz wird deutlich, dass bereits Anfang 2000, im Bereich VOB positive Erfahrungen der Verwaltung im Umgang mit der elektronischen Vergabe vorlagen.

Schmidt: Jedoch fehlte auf Grund dezentraler Ressourcenverwaltung und der damit verbundenen papiergestützten Beschaffung, die Voraussetzung für die elektronische Ausschreibungen im Bereich VOL. Erst mit Einführung einer umfassenden ePro­curementstrategie wurde es möglich, Produktbereiche wie Arbeitsschutz, Elektroartikel, Kindergartenbedarf oder Kernsortimente von Grünamt, Werkhof,oder Gebäudemanagement elektronisch auszuschreiben.

Welche Rolle nimmt eProcurement bei eGovernment ein?

Schmierer: Eine umfassende eProcurement­strategie berücksichtigt mit jedem einzelnen Bestellvorgang organisatorische und buchhalterische Aspekte im Einkauf. Inte­grierte Workflows – wie beispielsweise Genehmigerverfahren – schaffen Transparenz und damit die Möglichkeit der effizienten Steuerung. Die Betonung liegt aus betriebswirtschaftlicher Sicht auf Effizienz. Nur ein abgestimmter, automatisierter Prozess verschafft bei der immensen Häufigkeit von Bestellabläufen Transparenz, Kontrolle und vor allem, zeitliche Freiräume.

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Die durchgängige Kontierung jeder einzelnen Bestellposition ist die Voraussetzung für die Mittelbindung im Finanzsystem einer Verwaltung. Sie ist damit auch gleichzeitig die Möglichkeit für die Einführung des Gutschriftverfahrens.

eProcurement nimmt damit eine ganz entscheidende Rolle in der eGovernmentstrategie einer Verwaltung ein, da sie die digitale Grundlage für automatisierte Prozessabläufe in der Organisation, Finanzbuchhaltung oder eVergabe darstellt.

Welche Vorgehensweise empfehlen Sie Kommunen, die auf eine elektronische Beschaffung umstellen möchten?

Schmidt: Wir empfehlen Verwaltungen, sich unter den Aspekten Transparenz, Effizienz, Vergabekonformität und strategische Mehrwerte für eine konsequente Neuausrichtung des strategischen Einkaufs zu entscheiden.

Die Entscheidung hierfür ist durch das Management einer Verwaltung zu tragen und im Idealfall durch die Organisation/Zentrale Dienste zu realisieren. Als Dienstleistungsunternehmen bieten wir Instrumente der strategischen und organisatorischen Umsetzung einer maßgeschneiderten eProcurementstrategie. Wir beraten und begleiten Verwaltungen im Rahmen der Projektphase, die in der Regel sechs bis acht Wochen dauert. Im Anschluss daran nehmen Verwaltungen ihren Echtbetrieb mit vier oder fünf Rahmenverträgen auf. Mindestanforderung an unsere Kunden: Internetzugang.

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