eGovernment: Wie Business Intelligence das Handeln messbar macht

Mehr Sicherheit und Transparenz für politische Entscheidungen

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Personalplanung im Griff

Eine besonders schwierige Aufgabe haben Personalverantwortliche in der Öffentlichen Verwaltung. Einerseits gilt es, Arbeitsplätze und Schlüsselpositionen mit den bestgeeigneten Mitarbeitern zu besetzen. Dabei haben der demografische Wandel, der Wettbewerb am Arbeitsmarkt, die zunehmende Mobilität von Arbeitskräften und der technologische Fortschritte starke Auswirkungen auf die tägliche Arbeit der Personalverantwortlichen. Andererseits muss die Kostenseite im Blick gehalten werden. Entsprechend groß ist der Wunsch nach Vorhersehbarkeit und Transparenz: Da Personalkosten kurzfristig nur sehr schwer zu beeinflussen sind, spielen sie bei der Planung eine bedeutsame Rolle.

Die Grundlage für künftige Personalentscheidungen bietet eine Analyse von Beschäftigtenstrukturen und -kosten. Darauf aufbauend, stehen zentralen und dezentralen Entscheidungsträgern durch ein aussagekräftiges Reporting Hochrechnungen zur Verfügung.

Dabei lassen sich individuelle Planungsmodelle, Kalkulationen und Simulationen berücksichtigen – etwa durch Hochrechnungen zur Beschäftigtenstruktur und der damit verbundenen Kostenentwicklung: Künftige Tariferhöhungen, Wochenend- und Nachtzuschläge, Urlaubsgelder und Sonderzuwendungen in Abhängigkeit von den Bezahlungsgruppen der einzelnen Mitarbeiter.

Beispiel Hamburg

„Bei den Hochrechnungen der Beschäftigtenstrukturen und Personalausgaben waren wir mit der vorhandenen IT zusehends an die Grenze gestoßen“, sagt Astrid Liedtke vom Zentrum für Personaldienste (ZPD) der Hansestadt. Das hat sich geändert, seitdem IBM Cognos Enterprise Planning – eine Lösung für die strategische Planung und Budgetierung von Organisationen – im Monatstakt eine Personalkosten-Hochrechnung von rund 80.000 Einzelfällen generiert, die in vielen Punkten durch detaillierte Aspekte und spezielle Details der Beschäftigtenentwicklung gekennzeichnet ist. So ermittelt die Software beispielsweise die im laufenden Kalenderjahr anfallenden Urlaubsgelder und Sonderzuwendungen in Abhängigkeit von den jeweiligen Bezahlungsgruppen und Vollkraftfaktoren der einzelnen Mitarbeiter. Ebenso fließen auch bei der Kalkulation der Arbeitgeberanteile zur Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung die einzelfallindividuellen und gesetzlich gültigen Beitragssätze und Bemessungsgrenzen ein. Zudem bietet das Prognosemodell auch die Option, künftige Tariferhöhungen zu hinterlegen und bei der Kostenhochrechnung anzuwenden.

Fazit

All diese Aspekte verlangen eine Komplettlösung für die strategische Planung und Budgetierung auf hinreichend breiter Informationsbasis. Immer mehr Organisationen vertrauen deshalb auf Performance Management und leistungsfähige Planungsinstrumente, um ihre Leistung zu überwachen, zu analysieren und in Form von Berichten zu dokumentieren. Dadurch werden auf organisationsweiter Ebene alle Planungen und Prognosen durch die Modellierung und Kalkulation von Geschäftsprozessen beschleunigt und rationalisiert.

Unter dem Strich steht die Erkenntnis: Natürlich können Kennzahlensysteme und Business-Intelligence-Ansätze den gesunden Menschenverstand und die Erfahrungen lang gedienter Verwaltungsmitarbeiter niemals ersetzen – doch sie helfen, mehr Sicherheit und Transparenz in operative und politische Entscheidungen zu bringen.

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