eGovernment: Wie Business Intelligence das Handeln messbar macht

Mehr Sicherheit und Transparenz für politische Entscheidungen

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Eine immense Bedeutung kommt stets der richtigen und genauen Datenauswahl zu: Welche Kennzahlen und Kenngrößen können allgemeingültig oder spezifisch erstellt und gemessen werden? Auf den ersten Blick sind viele Verwaltungen und Behörden gleich – aber eben nur auf den ersten Blick. Deshalb muss ein sinnvolles Kennzahlensystem und Kennzahlenmanagement exakt auf den jeweiligen Anwendungsfall zugeschnitten und geprüft werden. Eine weitere entscheidende Frage lautet: Wer benötigt welche Kennzahl und wofür? Je intensiver sich eine Behörde mit diesen Aspekten auseinandersetzt, desto effektiver verhindert sie die Ansammlung unsinniger Kennzahlen und Berichte, unbrauchbarer Datenreihen und Statusinformationen. Wichtig ist, diesen Prozess des Hinterfragens ständig und projektbegleitend weiterzuführen, denn nur auf Basis valider Kennzahlen lassen sich tragfähige Entscheidungen treffen.

Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) rät, Kennzahlensysteme auf Produktbereichs- oder Produktgruppenebene aufzubauen und sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Statt Daten- und Berichtsflut seien eine schlanke Gestaltung von Kennzahlen im Berichtswesen, sinnvolle Datenkomprimierung sowie rollenspezifische Adressierung und Zustellung der Schlüssel zum Erfolg. Nur bei echtem Bedürfnis an Detaillierung, Hintergrunddaten und Zusammenhängen sollte auf tiefere Kennzahlenebenen zugegriffen werden. Das bedeutet: Es braucht ein ausgefeiltes Rollen- und Berechtigungskonzept, in dem geregelt ist, wer auf welche Datenquellen zugreift und wer Detailansicht bekommt.

Betrachtet man Verwaltung als ein in sich geschlossenes System, so unterscheiden sich zahlreiche Mechanismen wenig von dem eines Industrieunternehmens. Der abgebildete Performance-Management-Zyklus lehnt sich an ein Industriemodell an und berücksichtigt zugleich verwaltungstechnische Begebenheiten.

Viele Verwaltungen sind bereits auf dem Weg, sich für zukünftige Herausforderungen richtig aufzustellen. Sie machen ihre Ziele wie Bürgernähe („unsere Stadt soll für ihre Bewohner attraktiv sein“), Fremdenverkehr („wir machen es Touristen einfach, uns zu besuchen“) und Gewerbeansiedlung („im Wettbewerb haben wir die Nase vorn“) messbar und Entscheidungen sichtbar.

Jüngste Studien des Analysten-Hauses Gartner zeigen, dass der Wunsch nach ordnungsgemäßem und sachgerechtem Umgang mit Haushaltsmitteln der stärkste Treiber für die Öffentliche Hand ist, sich mit solchen Ansätzen zu beschäftigen. Soll-Ist-Vergleiche und Verknüpfungen von „realen“ Kosten (nicht nur „Ausgaben“ im Titel der Kammeralistik) mit sogenannten Return-on-Investment-Betrachtungen sind kein Fremdwort mehr.

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