eGovernment: Wie Business Intelligence das Handeln messbar macht

Mehr Sicherheit und Transparenz für politische Entscheidungen

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Kennzahlen für Behörden

Inzwischen wissen jedoch mehr und mehr Verantwortliche in den Amtsstuben: Richtige Entscheidungen in einer zunehmend komplexeren Umgebung beruhen auf der Verfügbarkeit von validierten, richtigen und umfassenden, gelegentlich auch aggregierten Informationen – und so wächst das Interesse von Verwaltungschefs, sich mit dem Thema Kennzahlen und deren Management auseinanderzusetzen. Die für Verwaltungen relevanten Kenzahlen lassen sich dabei grob in zwei Gruppen untergliedern: absolute Kennzahlen (wie viele Anträge sind eingegangen, wie viele Bescheide und Verwaltungsakte hat es gegeben?) und relative Kennzahlen (Verhältniszahlen wie Gliederungszahlen, Beziehungszahlen oder Indexzahlen).

Welche Erleichterungen ein gepflegter Datenvorrat in der täglichen Arbeit bringen kann, zeigt ein Blick in die Praxis: Eine Landesbehörde mit rund 22.000 Mitarbeitern betreibt ein Vorgangsbearbeitungs-, Analyse-, Dokumentations- und Informationssystem, an das im Endausbau etwa 11.500 Arbeitsplätze angeschlossen sind. Die gesamte Geschäftslogik wie auch die Datenbank laufen direkt über ein Wide Area Network auf diesem Zentralserver. Die Vorteile erklärt der IT-Leiter: „Wir haben jetzt nur noch eine einzige physische Datenhaltung mit direkten, gleichzeitigen Zugriffen und Parallelbearbeitung von Vorgängen für die sofortige landesweite Information.“ Auf einem zweiten Rechner ist ein dispositiver Datenbestand dahintergeschaltet. Die Daten werden über ein ETL-Tool in die Datenbankstruktur zur OLAP-Auswertung unter einer IBM-Cognos-Anwendungsplattform eingebracht. Sie läuft auf einem Zentralrechner in einem Sicherheitsrechenzentrum.

Im Rahmen des Cognos-Projekts wurden auch die Analyse- und Auswertungsfunktionen von der Landesbehörde zu den Basisdienststellen neu organisiert. Wichtigstes Ziel: Den Auswertungsstellen möglichst umfangreich und effizient Wissen für selbstständige Recherchen sowie Führungs- und Steuerungsinformationen zur Verfügung zu stellen. Neben der Auswertungsfunktion dient das Reporting dazu, sich über Web Browser tägliche Lagemeldungen und Übersichten aufzurufen und über die aktuelle Situation individuell informieren zu können. Dort ist auch ein Query-Modul hinterlegt, mit dem zusätzlich eine freie Suche in der Datenbank des dispositiven Datenbestands gestartet werden kann. Die einheitliche Reporting-Lösung schafft Effizienz auf allen Ebenen: Strukturen, Schulung und Unterhalt. Jetzt zahlt sich aus, dass IBM Cognos einen universellen Ansatz bietet, mit dem sich die traditionell unterschiedlichen Bereiche einer Landesbehörde zusammenführen lassen.

Tägliche Lageübersichten können dank der IBM-Cognos-Lösung heute per Mausklick automatisch erzeugt werden. Früher mussten solche Berichte per Hand zusammengetragen werden. Daneben gibt es einen Katalog bereits vorgefertigter Reports und Informationsblätter, die als PDF-Dokumente erzeugt werden. Das Data Warehouse bietet auch erstmals die Möglichkeit, das bisher in unterschiedlichster Form (Festplattenspeicher, Akten, manuelle Karteien) vorliegende Organisationswissen über mehrere Jahre hinweg aus dem gesamten Land zentral vorzuhalten und diesen Bestand zu analysieren.

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