Umstellung ohne Bauchschmerzen Mehr Effizienz in der Kfz-Zulassungsstelle

Redakteur: Gerald Viola

Die Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich schreibt Bürgerservice groß. Grundlage hierfür sind seit Einführung des ECM-Systems ELOenterprise effiziente Arbeitsabläufe und eine zügige Informationsrecherche. Die Bürger profitieren von der hohen Auskunftsfähigkeit und von der raschen Bearbeitung.

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Der Landkreis Bernkastel-Wittlich ist durch die Kreisreform im Juni 1969 und durch die Verbandsgemeindereform im November 1970 aus dem Großteil der früheren Landkreise Wittlich und Bernkastel sowie einem kleineren Teil des ehemaligen Kreises Zell entstanden. Mit einer Fläche von 1.178 Quadratkilometern ist er der zweitgrößte Landkreis in Rheinland-Pfalz mit rund 113.000 Einwohnern.

Der Bürgerservice genießt bei der Kreisverwaltung höchste Priorität – von der Bearbeitung von Kfz-Zulassungs- und Bauanträgen über die Abfallbeseitigung bis hin zur wirtschaftlichen Förderung heimischer Betriebe und Unternehmen.

Um hier auch künftig einen zeitgemäßen und hohen Standard bieten zu können, entschied die Kreisverwaltung 2007, die 1998 eingeführte Software zur elektronischen Archivierung abzulösen. Sowohl die Handhabung als auch die Datenbankplattform waren nach beinahe zehn Jahren veraltet.

Der Weg zur richtigen Entscheidung

Bei der Auswahl eines zukunftsfähigen Systems legte der Landkreis selbstredend Wert auf Zuverlässigkeit – sowohl vonseiten der Software selbst als auch vonseiten des Herstellers und betreuenden Systempartners. Außerdem sollte ein reibungsloses Zusammenspiel mit weiteren Fachapplikationen der Verwaltung gegeben sein, wie zum Beispiel mit der im Hause eingesetzten Finanzsoftware.

Doch der Kostenfaktor spielte die alles entscheidende Rolle: Wichtig waren neben den Bereitstellungskosten auch die in den folgenden Jahren zu erwartenden Ausgaben. Nach einer Evaluierung der am Markt verfügbaren Systeme standen zuletzt drei Lösungsszenarien zur Debatte:

  • Ein Update des bereits eingesetzten Systems,
  • eine zentrale Archivierung im Rechenzentrum des Landesbetriebs Daten und Information (LDI) sowie
  • die Umstellung auf das Enterprise-Content-Management (ECM)-System ELOenterprise der ELO Digital Office GmbH.

In der Prüfphase zeigte sich sehr bald die Leistungsstärke von ELOenterprise. Das System deckt nicht nur die geforderte Funktionalität zur Archivierung der Kfz-Zulassungsbelege ab, sondern auch die gewünschten Erweiterungsmöglichkeiten. Diese waren bei den übrigen Szenarien entweder gar nicht oder nur sehr eingeschränkt gegeben.

Den Ausschlag gab letztendlich die Kostenbetrachtung. ELO lag bereits bei den reinen Softwarekosten leicht im Plus. Doch der Kostenvorteil wurde noch deutlicher, wenn man den Dienstleistungsaufwand für Umstellung sowie künftige Systembetreuung und -pflege einbezog.

Jürgen Könen, EDV-Leiter der Kreisverwaltung: „Die jederzeit sehr offenen Gespräche mit dem Vertrieb sowie die technisch kompetente Beratung durch den ELO Business-Partner überzeugten uns recht bald von den Vorzügen des ELO ECM-Systems.“

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Planung und Durchführung der Datenbank-Migration

Nachdem die Entscheidung zum kompletten Systemwechsel Mitte 2007 gefallen war, stand einer zügigen Implementierung nichts im Wege. Zunächst war es erforderlich, die in der Vergangenheit archivierten Dokumente von der veralteten Datenbank Oracle 7.x in ELOenterprise zu überführen – inklusive aller Metadaten.

Die ECM-Software sollte auf die bereits vorhandene Plattform des MS SQL-Server 2000 aufgesetzt werden. In der Zwischenzeit erfolgte die Migration auf den MS SQL-Server 2005.

Dank der engen Zusammenarbeit der hausinternen IT-Abteilung mit den Technikern des Business-Partners wurde rasch ein gangbarer Weg gefunden. Dabei zeigte sich der enorme Vorteil der offenen Systemarchitektur von ELO. Sie ist in all ihren Funktionen über eine frei verfügbare Programmierschnittstelle ansteuerbar.

„Die Migration der rund 1,5 Millionen Datensätze war von vornherein die größte Herausforderung im Rahmen des Projektes. Zusammen mit dem Projektleiter des Systempartners konnten wir jedoch sehr viel schneller als angenommen einen Lösungsweg konzipieren“, erläutert Helmut Zimmer, Projektverantwortlicher bei der Kreisverwaltung.

„Als problematisch stellte sich allerdings der uneinheitliche Aufbau der Dokumentenpfadstruktur des Altsystems heraus. Er machte einen kritischen und zeitraubenden Kopiervorgang in einen neuen Speicherbereich erforderlich.“

Nachdem diese Hürde erfolgreich genommen worden war, lag der Fokus auf der kundenspezifischen Anpassung der neuen Software. Vorteilhaft war dabei die bereits in der Basisversion leicht verständliche Programmoberfläche des ELO-Clients. Ergänzt wurde daher lediglich eine individuelle Eingabemaske zur Scannerfassung der Vorgangsdokumente.

Für die Mitarbeiter der Zulassungsstelle bedeutete dies, dass sie ihre gewohnt effektiven Arbeitsabläufe beibehalten konnten. Als zusätzlicher Pluspunkt wurde die Steuerung der weiterführenden Leitbedienerfunktionen sogar vereinfacht.

Diese beinhalten beispielsweise den täglichen Datenbankabgleich der erfassten Vorgänge mit dem zentralen Datenbestand beim LDI.

Stefan Beth, Leitbediener der Zulassungsstelle, resümiert die Erfahrungen mit der neuen Software: „Eine rund einstündige Einweisung in das ELO-Client-Programm reichte aus, um die Kollegen mit der neuen Oberfläche vertraut zu machen.

Deutlich verbessert wurden die täglichen Arbeitsabläufe für die Leitbediener, so beim Datenabgleich sowie der Bereinigung von Fehlerfassungen. Außerdem bietet uns die offene Struktur des Archivs die Möglichkeit, elektronische Belege jedweder Art direkt zu archivieren.“

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Darüber hinaus stellt der ELO-Client den Mitarbeitern der Zulassungsstelle sehr viel effektivere Rechercheoptionen zur Verfügung, als dies das bisherige System offerierte; darunter eine Suchoption, die alle Indexdaten mit einer Volltextsuche über die eigentlichen Dokumenteninhalte frei kombinieren kann.

Helmut Zimmer: „Durch die Erfahrungen, die wir im Laufe des Projekts im Umgang mit der Administration des ELO-Systems gesammelt haben, konnten wir das alte System ohne Bauchschmerzen von heute auf morgen abschalten. Auch die Anbindung unserer externen Zulassungsstandorte über Terminalserver-Technologie läuft reibungslos und stabil – einschließlich der Scanner-Einbindung.“

In einem weiteren Schritt ging es um die Einbindung des Systems für Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR) der Kreisverwaltung. Insgesamt bestätigte die schnelle und effektive Realisierung des Projektes zur Kfz-Zulassungsarchivierung der IT-Leitung das enorme Potenzial an Einsatzmöglichkeiten, welches das ECM-System birgt.

Daher lag es nahe, die Software im Zuge der Umstellung des HKR-Systems auf doppelte Buchführung (Doppik) auch in der Finanzverwaltung einzusetzen. Dieser Schritt erfolgte im Dezember 2007.

Scanverfahren automatisch

Seit Anfang 2008 werden nun alle Anordnungsformulare aus der bei der Kreisverwaltung genutzten C.I.P.-Finanzsoftware mit einem Barcode versehen. Daraufhin werden sie in einem automatisierten Stapelscanverfahren mit integriertem Metadatenabruf aus der C.I.P.-Datenbank archiviert. Selbstverständlich inklusive der dazu gehörigen Rechnungsbelege.

Der Recherchezugriff auf die jeweiligen Belege kann dabei direkt über den kostenfreien ELO Recherche-Client erfolgen. Jürgen Könen, EDV-Leiter der Kreisverwaltung, erklärt: „Dank des Know-how des Business-Partners konnten wir die C.I.P.-Anordnungsarchivierung im Verwaltungsumfeld quasi ad hoc an das Projekt in der Zulassungsstelle anhängen.

Unsere Erfahrungen mit ELOenterprise zeigen uns, dass wir auf das richtige Pferd gesetzt haben. Insgesamt stellt die Entscheidung für eine umfassende Software für Dokumentenmanagement und Archivierung für die gesamte Kreisverwaltung einen Mehrwert dar.“

Hohe Flexibilität überzeugt

Das Verfahren zur Kfz-Zulassung wird vom Land Rheinland-Pfalz als Web-Applikation betrieben und vom LDI gehostet. Nachdem dieses Prozedere aufgrund von Gesetzesänderungen Mitte 2009 adaptiert werden musste, hieß es, den Datenabgleich zwischen dem Zentralsystem und der elektronischen Archivierung entsprechend anzupassen.

„Dank der hohen Flexibilität von ELOenterprise war dies aufseiten unseres elektronischen Archivs quasi ein Kinderspiel – und konnte ohne Zeitverlust umgesetzt werden“, so Jürgen Könen.

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