Umstellung ohne Bauchschmerzen

Mehr Effizienz in der Kfz-Zulassungsstelle

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Darüber hinaus stellt der ELO-Client den Mitarbeitern der Zulassungsstelle sehr viel effektivere Rechercheoptionen zur Verfügung, als dies das bisherige System offerierte; darunter eine Suchoption, die alle Indexdaten mit einer Volltextsuche über die eigentlichen Dokumenteninhalte frei kombinieren kann.

Helmut Zimmer: „Durch die Erfahrungen, die wir im Laufe des Projekts im Umgang mit der Administration des ELO-Systems gesammelt haben, konnten wir das alte System ohne Bauchschmerzen von heute auf morgen abschalten. Auch die Anbindung unserer externen Zulassungsstandorte über Terminalserver-Technologie läuft reibungslos und stabil – einschließlich der Scanner-Einbindung.“

In einem weiteren Schritt ging es um die Einbindung des Systems für Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR) der Kreisverwaltung. Insgesamt bestätigte die schnelle und effektive Realisierung des Projektes zur Kfz-Zulassungsarchivierung der IT-Leitung das enorme Potenzial an Einsatzmöglichkeiten, welches das ECM-System birgt.

Daher lag es nahe, die Software im Zuge der Umstellung des HKR-Systems auf doppelte Buchführung (Doppik) auch in der Finanzverwaltung einzusetzen. Dieser Schritt erfolgte im Dezember 2007.

Scanverfahren automatisch

Seit Anfang 2008 werden nun alle Anordnungsformulare aus der bei der Kreisverwaltung genutzten C.I.P.-Finanzsoftware mit einem Barcode versehen. Daraufhin werden sie in einem automatisierten Stapelscanverfahren mit integriertem Metadatenabruf aus der C.I.P.-Datenbank archiviert. Selbstverständlich inklusive der dazu gehörigen Rechnungsbelege.

Der Recherchezugriff auf die jeweiligen Belege kann dabei direkt über den kostenfreien ELO Recherche-Client erfolgen. Jürgen Könen, EDV-Leiter der Kreisverwaltung, erklärt: „Dank des Know-how des Business-Partners konnten wir die C.I.P.-Anordnungsarchivierung im Verwaltungsumfeld quasi ad hoc an das Projekt in der Zulassungsstelle anhängen.

Unsere Erfahrungen mit ELOenterprise zeigen uns, dass wir auf das richtige Pferd gesetzt haben. Insgesamt stellt die Entscheidung für eine umfassende Software für Dokumentenmanagement und Archivierung für die gesamte Kreisverwaltung einen Mehrwert dar.“

Hohe Flexibilität überzeugt

Das Verfahren zur Kfz-Zulassung wird vom Land Rheinland-Pfalz als Web-Applikation betrieben und vom LDI gehostet. Nachdem dieses Prozedere aufgrund von Gesetzesänderungen Mitte 2009 adaptiert werden musste, hieß es, den Datenabgleich zwischen dem Zentralsystem und der elektronischen Archivierung entsprechend anzupassen.

„Dank der hohen Flexibilität von ELOenterprise war dies aufseiten unseres elektronischen Archivs quasi ein Kinderspiel – und konnte ohne Zeitverlust umgesetzt werden“, so Jürgen Könen.

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