Umstellung ohne Bauchschmerzen

Mehr Effizienz in der Kfz-Zulassungsstelle

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Planung und Durchführung der Datenbank-Migration

Nachdem die Entscheidung zum kompletten Systemwechsel Mitte 2007 gefallen war, stand einer zügigen Implementierung nichts im Wege. Zunächst war es erforderlich, die in der Vergangenheit archivierten Dokumente von der veralteten Datenbank Oracle 7.x in ELOenterprise zu überführen – inklusive aller Metadaten.

Die ECM-Software sollte auf die bereits vorhandene Plattform des MS SQL-Server 2000 aufgesetzt werden. In der Zwischenzeit erfolgte die Migration auf den MS SQL-Server 2005.

Dank der engen Zusammenarbeit der hausinternen IT-Abteilung mit den Technikern des Business-Partners wurde rasch ein gangbarer Weg gefunden. Dabei zeigte sich der enorme Vorteil der offenen Systemarchitektur von ELO. Sie ist in all ihren Funktionen über eine frei verfügbare Programmierschnittstelle ansteuerbar.

„Die Migration der rund 1,5 Millionen Datensätze war von vornherein die größte Herausforderung im Rahmen des Projektes. Zusammen mit dem Projektleiter des Systempartners konnten wir jedoch sehr viel schneller als angenommen einen Lösungsweg konzipieren“, erläutert Helmut Zimmer, Projektverantwortlicher bei der Kreisverwaltung.

„Als problematisch stellte sich allerdings der uneinheitliche Aufbau der Dokumentenpfadstruktur des Altsystems heraus. Er machte einen kritischen und zeitraubenden Kopiervorgang in einen neuen Speicherbereich erforderlich.“

Nachdem diese Hürde erfolgreich genommen worden war, lag der Fokus auf der kundenspezifischen Anpassung der neuen Software. Vorteilhaft war dabei die bereits in der Basisversion leicht verständliche Programmoberfläche des ELO-Clients. Ergänzt wurde daher lediglich eine individuelle Eingabemaske zur Scannerfassung der Vorgangsdokumente.

Für die Mitarbeiter der Zulassungsstelle bedeutete dies, dass sie ihre gewohnt effektiven Arbeitsabläufe beibehalten konnten. Als zusätzlicher Pluspunkt wurde die Steuerung der weiterführenden Leitbedienerfunktionen sogar vereinfacht.

Diese beinhalten beispielsweise den täglichen Datenbankabgleich der erfassten Vorgänge mit dem zentralen Datenbestand beim LDI.

Stefan Beth, Leitbediener der Zulassungsstelle, resümiert die Erfahrungen mit der neuen Software: „Eine rund einstündige Einweisung in das ELO-Client-Programm reichte aus, um die Kollegen mit der neuen Oberfläche vertraut zu machen.

Deutlich verbessert wurden die täglichen Arbeitsabläufe für die Leitbediener, so beim Datenabgleich sowie der Bereinigung von Fehlerfassungen. Außerdem bietet uns die offene Struktur des Archivs die Möglichkeit, elektronische Belege jedweder Art direkt zu archivieren.“

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