Erweiterung des eAkte-Basispakets bietet Workflow-basierte Umläufe

09.05.2014

Dortmund, 06.05.2014 Mit dem neuen Modul eVorgangsbearbeitung stellt die Materna GmbH eine Ergänzung zum eAkte-Basispaket für die elektronische Vorgangsbearbeitung vor. Materna präsentiert die neuen Funktionalitäten am 6. und 7. Mai auf dem Kongress neueVerwaltung in Leipzig. ...

Dortmund, 06.05.2014

Mit dem neuen Modul eVorgangsbearbeitung stellt die Materna GmbH eine Ergänzung zum eAkte-Basispaket für die elektronische Vorgangsbearbeitung vor. Materna präsentiert die neuen Funktionalitäten am 6. und 7. Mai auf dem Kongress neueVerwaltung in Leipzig. Das neue Modul ist nur zusammen mit dem eAkte-Basispaket und unter Microsoft SharePoint 2013 einsetzbar. Behördenmitarbeiter können interaktiv aus Microsoft Office 2013 heraus Umlaufmappen für die gemeinsame Bearbeitung erstellen. Durch die Verwendung von zuvor gespeicherten Vorlagen und einen automatisierten Prozessablauf werden die Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt.

Die Umlaufmappen lassen sich auf Basis von Nintex Workflow direkt aus der eAkte heraus erstellen. Über ein Kontextmenü wählt der Sachbearbeiter aus, welche Personen am Umlauf teilnehmen sollen, weist ihnen Aufgaben zu und legt Fristen fest, bis zu denen Aufgaben erledigt sein müssen. Dabei kann es sich um mehrere Dateien innerhalb eines Vorgangs handeln, von dem eine Datei als Hauptdokument gekennzeichnet wird. Den Prozess muss er nur noch über einen Workflow anstoßen. Der Initiator behält dabei stets den Überblick über den Status der Umlaufmappe. Bei Fristverzug kann er sofort handeln.

Über die Microsoft SharePoint-Oberfläche werden mit Hilfe des Nintex Workflows Aufgaben generiert und per E-Mail an die entsprechenden Personen verschickt. Die betroffenen Mitarbeiter können die ihnen zugewiesenen Aufgaben bestätigen, ablehnen oder delegieren. Am Ende des Umlaufs nimmt der Initiator die Mappe wieder in Empfang. Wurden Word-Dokumente während des Umlaufs weiter bearbeitet, werden die Ergebnisse gespeichert und automatisch ein Protokoll generiert. In dem Protokoll werden die Daten aller mitwirkenden Personen und die erfolgten Änderungen lückenlos dokumentiert, um einen vollständig transparenten Aktenverlauf zu erhalten. Das Ergebnis wird als pdf-Dokument in dem Vorgang abgelegt. Der Initiator erhält per Workflow im Anschluss die Aufgabe, den Vorgang aufzulösen.